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Existem diferentes tipos de estoque baseados na intralogística e na
cultura que a empresa tem para gerir os produtos e a distribuição no dia
a dia. Essa organização precisa se basear não somente no espaço físico,
mas também em integrar e otimizar os processos internos e a entrega de
produtos para seus clientes.
Para tornar a logística interna mais eficiente é essencial conhecer os
tipos de estoque disponíveis e assim definir o mais adequado para seu
modelo de negócio.
Para definir o estoque da companhia, precisamos considerar os produtos
finais, insumos e embalagens que possuem seus próprios processos,
métodos e planejamentos. Além disso, a gestão de estoque também precisa
considerar a possibilidade de implementar mais de um padrão,
selecionando métodos que se complementem.
Entre os diferentes tipos de estoque estão:
- Antecipação: priorizar a distribuição de mercadorias que costumam ser
mais vendidas em determinadas épocas do ano, feito a partir de um estudo
prévio do mercado, históricos de venda e previsões factíveis;
- Proteção: prevê o resguardo caso aconteça alguma falha, perda, roubo
ou acidente e tem como objetivo suprir essa perda ao logo da
distribuição o quando antes. Costuma ser mais utilizado em empresas do
ramo alimentício ou de automobilismo;
- Regulador: se baseia na regulação de volumes de acordo com as demandas
e distribuições, implementada em empresas que possuem filiais em pontos
estratégicos, pontos de distribuição, com um volume mínimo para atender
aos consumidores. Sempre que houver a necessidade de reposição, o gestor
e a equipe vão fazer essa regulação, podendo retirar itens de outros
armazéns;
- Ciclo: é aplicado em empresas que possuem a própria produção e
montagens, onde cada ingrediente e insumo exige um tipo de armazenagem
específicos. Por isso, é necessário planejar a estocagem de cada fase
individualmente;
- Dropshipping: costuma ser utilizado por lojas virtuais, onde os
produtos permanecem armazenados e entregues pelo fornecedor, enquanto a
empresa realiza a venda, marketing e relacionamento. Nesse caso, o
fornecedor realiza a parte operacional;
Para fazer essa seleção, considere: Organização e planejamento interno,
otimização de processos, como alcançar a redução de custos, perdas e a
experiência do consumidor.
Se você tem dúvidas, entre em contato conosco, pois podemos ter ajudar a
organizar e otimizar o estoque da sua empresa com praticidade e
segurança!
Agora que você já sabe a importância de um bom gerenciamento de
documentos, deve estar se perguntando por onde começar, certo? Pensando
nisso, nós preparamos um guia para te ajudar!
O self storage é um tipo de serviço especializado que disponibiliza
espaços para você guardar seus pertences por quanto tempo for
necessário, fazendo com que economize espaço e evite perdas. Esse
recurso pode ser usado por empresas de diversos segmentos e também serve
para guardar outros tipos de materiais que não precisam estar no seu
ambiente de trabalho por tanto tempo.
Para otimizar o gerenciamento dos arquivos e o espaço, você pode tentar
os seguintes recursos:
1. Crie uma estratégia de organização personalizada para ter acesso
facilitado ao que você vai precisar com mais frequência;
2. Identifique as caixas e prateleiras com o tipo de material encontrado
ali e a data que foi guardada;
3. Conheça bem as características e a importância de cada material e
categorize-os, por exemplo, guardando todos os contratos juntos;
4. Organize por assunto e ordem crescente, no momento em que for guardar
Notas Fiscais, caso algum órgão solicite essas informações;
5. Se optar por guardar documentos contábeis, prefira colocar nessa
ordem: notas fiscais, balanços patrimoniais, DRE, fluxo de caixa, contas
pagas e contratos, preferindo pastas transparentes;
6. Tenha atenção a validade jurídica, que costuma ser de 5 a 10 anos;
Para facilitar todo esse processo, você pode contar com uma empresa de
Self Storage, como a Box 613, que é especialista na organização,
armazenagem e digitalização dos documentos! Aqui nós criamos um sistema
de organização que faz sentido para sua empresa e proporciona segurança
e praticidade!
Sempre que tiver dúvidas, conte conosco!
O SELF STORAGE tem se tornado cada vez mais popular por facilitar nossa
vida pessoal e profissional, economizando espaço, tempo e até dinheiro.
Isso porque nesse espaço, você pode armazenar objetos e documentos
importantes sem que eles fiquem presos na sua casa ou escritório, de
forma segura!
Ainda sim, os self storage são alvo de muitas dúvidas, por isso, nós
preparamos esse post respondendo as perguntas mais comuns que nós
recebemos. Para conhecer melhor sobre esse método, leia o texto abaixo!
1. Qual a diferença entre o guarda móveis e o self storage?
Enquanto o primeiro é pensado para guardar móveis e objetos de decoração
de casa, o segundo engloba várias outras funções. Além dos artefatos
domésticos, o self storage também pode armazenar várias outros
pertences, como documentos, roupas, fotos, eletrônicos e estoque da sua
loja, por exemplo.
2. Quais documentos são necessários para alugar um box?
Esse tipo de locação é mais prático do que alugar um imóvel, por
exemplo. É necessário apenas a cópia da identidade, CPF e comprovante de
residência, no caso de pessoa física. Se for jurídica, é necessária uma
cópia do contrato social.
3. Quem terá acesso ao box?
Ninguém além de você mesmo, já que o sistema de guarda móveis é
extremamente seguro e guardado pela chave que ficará somente com o dono.
4. O que é proibido guardar no self storage?
Alguns produtos precisam ser proibidos para evitar danos aos seus
pertencentes e de outras pessoas que estejam ao lado, além de acidentes
e outros imprevistos. Por isso, não é permitido guardar produtos
químicos e perecíveis, produtos e suprimentos médicos e itens ilegais.
Quer saber mais? nos envie uma mensagem para que possamos te ajudar!
Imagina quanto tempo você pode estar perdendo imprimindo e reimprimindo
documentos, levando para diferentes setores, pedindo aprovação, cobrando
liberação dos funcionários, ou questionando o paradeiro…
Nessa rotina caótica, o documento pode ser perdido ou danificado,
prejudicando o atendimento e gerando desconfiança por parte dos
clientes.
Para que sua empresa otimize o tempo, o atendimento aos clientes, o
trabalho e consequentemente, o lucro, é importante ter um processo de
trabalho organizado, que todos os funcionário conheçam bem.
Implantar o Workflow pode ser trabalhoso, mas com o tempo, toda a equipe
percebe os benefícios já que todos saberão onde está cada fase do
trabalho, cada documento e quem está responsável pelas tarefas, evitando
dúvidas, vai e volta e muitas enrolações.
No Workflow, o documento passa por um processo previsível e pré
determinado, desde a criação até a sua versão final.
Esse nome indica uma série de ações realizadas pela equipe que fazem
sempre as mesmas ações, como se fosse uma linha de produção de fábrica e
cada colaborador fica responsável por uma fase.
Por exemplo: Criamos um contrato, que é encaminhado para a aprovação e
análise, verifica-se a necessidade de correções. Se precisar ser
alterado, o papel volta para a primeira etapa, ou enviado diretamente
para o cliente assinar, assim que for liberado pela equipe.
Além disso, o documento físico, pode ser facilmente substituído pelo
digital, de acordo com o workflow, que seguirá uma sequência lógica para
manter a organização, realizando sempre as verificações, correções e
inconsistências, economizando tempo e dinheiro.
Precisa de ajuda com sua gestão documental? Venha conversar conosco e
conheça melhor nossos serviços!
Como muitos de nós já sabemos, a digitalização de documentos é um
recurso muito importante para facilitar o acesso e a preservação de
informações. E entre os arquivos que podem ser digitalizados, atendendo
a validade legal está a nota fiscal.
A partir de 2008, o sistema de nota fiscal eletrônica se tornou uma
alternativa viável e antes mesmo, em 2001, o certificado digital já
começou a ser usado por profissionais do meio da contabilidade para
substituir documentos físicos. E o meio jurídico vem estudando e
discutindo amplamente a legalidade e uso dessa variação de documento
para evitar danos, riscos e fraldes. Além disso, as empresas também vem
testando métodos e analisando para garantir a segurança e eficácia do
procedimento.
No post de hoje, tiraremos suas dúvidas e desconfianças que podem surgir
acerca da digitalização e emissão de nota fiscal eletrônica. Confira!
A legislação brasileira é favorável ao uso de imagens digitalizadas para
comprovação de pagamentos e validam o uso de documento digital como
provas. E portanto, desde 2015, a lei 13.105 permite a aceitação de
imagens para comprovação, enquanto outra lei 146/2007 passa a validar
juridicamente o documento digital assim como o impresso. Além disso, o
Senado Federal também criou a Medida Provisória que visa reduzir as
burocracias e simplificar processos fiscais para as empresas, otimizando
a evolução digital, e permitindo que documentos fiscais sejam
digitalizados, legalmente para a fiscalização.
Assim, digitalizar as notas fiscais, contas e recibos não é só uma
tendência, mas sim uma estratégia inteligente e inevitável, que traz
como benefícios:
1. Evitar que recibos termossensíveis sejam danificados rapidamente;
2. Torna o documento permanente e seguro;
3. Facilita o gerenciamento de forma prática e remota;
4. Reduz o custo do gerenciamento;
5. Aumenta o espaço físico na empresa;
6. Facilita a relação com a burocracia;
7. Melhora a relação entre os colaboradores;
8. Contribui para o meio ambiente;
Para obter todos esses benefícios é importante contar com uma empresa
parceira, especialista no gerenciamento, digitalização e organização de
documentos fiscais, que consegue oferecer todo o serviço de maneira
prática, rápida e segura, sem causar mais burocracia, impedindo roubos,
perdas ou complicações com o Fisco.
E para evitar esse tipo de problemas com o Fisco, é necessário seguir
regras, armazenar o arquivo pelo prazo determinado pela legislação
tributária, que é de 5 anos. E sempre apresentar a administração
tributária quando solicitado.
É fundamental também que os arquivos digitais tenham o mesmo valor do
físico, autenticando-o com uma assinatura digital para garantir a não
alteração de informações.
Aqui na Box 613 temos toda a estrutura especializada para cuidar bem de
seus documentos e notas fiscais físicas ou digitais sem causar
preocupações! Ao precisar de ajuda com o assunto, venha conversar
conosco!
Sua empresa tem um sistema de gestão de documentos bem estabelecido?
Esses papéis representam boa parte do funcionamento de uma empresa e é
importante que todos os colaboradores envolvidos compreendam a
importância e como administrar essas informações.
Os primeiros sinais de que essa gestão não está adequada podem ser
silenciosos incialmente e se mostrarem já quando o caso está grave,
trazendo prejuízos financeiros. Segundo pesquisa feita pela empresa
inglesa PwC, equívocos na organização de cada documento pode gerar um
gasto de 120 dólares! Esse efeito pode ocorrer devido ao custo da
impressão, tempo gasto para arquivar e localizar o papel perdido.
Para que você evite essas consequências, trouxemos os possíveis erros
que você pode estar cometendo e a importância de corrigi-los já!
1. Não ter uma política bem estabelecida de gestão documental; segundo
um estudo feito pela Gartner (empresa de tecnologia e consultoria), 1 a
cada 20 arquivos são extraviados e são desperdiçadas 25 horas refazendo
os documentos perdidos. Além disso, 10% a 12% dos papéis não são
encontrados na primeira tentativa;
2. Não dividir os documentos de acordo com a categoria, como notas
fiscais, contratos, relatórios, contabilidade, gráficos de vendas... e
por aí vai. Desse modo retarda o tempo de procura diariamente, gerando
perda financeira, principalmente no caso de recibos relacionados a
Receita Federal, por exemplo;
3. Não ter um sistema digital com arquivos eletrônicos, pois os
trabalhadores podem gastar cerca de 50% procurando as informações. Além
disso a empresa gasta com impressões, papel, espaço, tempo, aumenta o
risco de extravios e danos aos papéis físicos. Assim, ter os documentos
digitalizados e bem organizados na nuvem evita todos esses prejuízos;
4. Não sincronizar os dados com frequência no ambiente digital, o que
pode provocar a perda de informações importantes e atrapalhando o acesso
remoto aos dados que não foram incluídos em todos os dispositivos da
empresa;
5. Não ter um acesso restrito somente para os funcionários, pois colocar
os documentos em sistemas online podem enfraquecer a segurança da
informação, facilitando o acesso de pessoas não ligadas a empresa. Desse
modo é importante contar com back up automático, camada extra de
proteção e hierarquia de permissões para que outras pessoas tenham
permissão limitada, se for necessário;
6. Não contar com uma empresa parceira especializada em armazenagem,
organização e digitalização, como a Box 613, pode levar o gestor a
cometer todos esses erros, algo que pode ser facilmente evitado ao
recorrer a profissionais especializados e podem oferecer toda a
segurança que sua empresa precisa!
Se você quer saber mais sobre nossos serviços, venha conversar conosco
através das nossas redes sociais!
Como a Gestão de Documentos Pode Aumentar Suas Vendas
Escrito por Box 613
Todos nós queremos que nosso negócio prospere, lucre e cresça cada dia
mais. E para atingir esse objetivo é necessário traçar diferentes
estratégias para aumentar vendas e fidelizar clientes para que eles
voltem sempre e tragam indicações, certo?
Por isso, hoje no post de hoje do nosso blog te explicamos como a boa
gestão de documentos pode ser um excelente método para aumentar suas
vendas, apesar de não ser diretamente.
A organização dos arquivos leva a uma grande mudança em todos os setores
da empresa, que resultam no aumento da eficiência em todos esses
aspectos, desde o atendimento ao cliente até a finalização do serviço.
Essa otimização da rotina economiza o tempo de cada colaborador que vai
deixar de passar horas procurando um documento perdido e esse período
pode ser usado no treinamento de vendas ou focando no atendimento ao
cliente.
A organização centrada no consumidor (que é o que realmente importa),
causa uma excelente impressão de que empresa está inteiramente dedicada
ao comprador e é organizada. Tudo isso causa a confiança, e sabemos que
esse sentimento é crucial para fechar inúmeros negócios e, atualmente, é
cada vez mais trabalhoso conquistar a confiança de um cliente,
principalmente quando a empresa é nova no mercado.
Na gestão de documentos, os arquivos serão higienizados, organizados e
armazenados em um local 100% seguro, para garantir a agilidade ao
manuseá-los. Ao contratar uma empresa especialista no assunto, você
garante que bens altamente preciosos do seu negócio estejam seguros e
conquista a confiança dos seus consumidores. Não se arrisque!
Se você tiver dúvidas, envie uma mensagem e saiba tudo que você precisa
para assegurar a confiança e segurança dos seus documentos
Como Aplicar a Digitalização de Documentos na sua Empresa
Escrito por Box 613
A cada dia a tecnologia traz novos caminhos para facilitar os processos
dentro das nossas empresas e para oferecer o melhor para nossos
clientes, tornando sua empresa lembrada e querida pelo público. E quanto
aos diversos papéis que precisam ser utilizados, ocupam grande espaço,
causam desorganização, estresse no manuseio e podem até afetar a
produtividade? O que fazer?
Para isso foi criada a digitalização de documentos!
Nesse processo convertemos o papel em uma imagem ou PDF para que fique
armazenado em um espaço online para ser acessado em qualquer lugar do
mundo! Com uma boa organização para classificar os arquivos podemos
separar de acordo com data, tipo, assunto, ordem alfabética, da maneira
que for melhor para seu trabalho.
E como iniciar a digitalização na empresa?
1. Procure iniciar o quanto antes! Assim, a mudança será mais simples e
você ganha em organização, espaço físico e segurança. Mas lembre-se de
informar com clareza a todos os colaboradores, explicando as vantagens,
como proceder, acessar e responder dúvidas dos cientes.
2. Pesquise sobre a terceirização! Contar com uma empresa especializada
é a melhor saída para você ganhar tempo e receber um serviço
satisfatório, principalmente se você tiver um volume grande de arquivos.
Aqui na Box 613 sabemos como organizar de modo que as informações fiquem
bem acessíveis para sua equipe de maneira simplificada.
3. Mantenha o processo! É importante estabelecer que a digitalização
precisa ser mantida rotineiramente, para manter também os benefícios
dessa mudança, com economia de tempo e dinheiro. Portanto, torne a
digitalização um hábito para a equipe, sempre relembrando sobre a
importância da organização para tornar o trabalho e o ambiente mais
agradável e claro, lucrativo.
Ainda não fez sua digitalização de documentos? A Box 613 esta pronta
par te ajudar assim que precisar! Ente em contato conosco através das
nossas redes sociais! Estamos à disposição!
Quando Mudar o Sistema de Gerenciamento de Documentos?
Escrito por Box 613
Agora você já sabe que ter uma boa relação com os documentos e manusea-los dha forma correta é essencial para o crescimento da sua empresa, certo? Mas você já se perguntou quando fazer essa mudança? Ou como executar a tarefa?
No post de hoje vamos te explicar quando e como migrar de sistema sem perder dados importantes!
Essa migração é necessária quando você percebe que atualmente, o sistema está ultrapassado e por isso não consegue atender as demandas que sua empresa tem, fazendo a equipe perder tempo e dinheiro, além de gerar crises desnecessárias.
Depois, é essencial encontrar sistemas que sejam compatíveis para que não ocorram erros. Em seguida, é necessário avaliar detalhes fundamentais dos arquivos, como: data, Categoria, perfil e necessidade do cliente...
Se você precisa de ajuda, aqui vão algumas dicas para te orientar:
Tenha um prazo flexível para completar a mudança sem complicações;
Conte com uma empresa especializada em gestão de documentos (como a Box 613) para completar a tarefa com qualidade sem correr riscos.
Escolha softwares ou ordem de armazenamento que realmente atendam as demandas, preferencialmente ouvindo os colaboradores que lidam diariamente com essas informações.
Lembre-se também que cada empresa tem necessidades diferentes, e muitas vezes o que funciona para um colega, pode não ser o ideal para você!
Se otimizar o uso dos documentos com segurança e praticidade está entre as suas prioridades, saiba que nós estamos preparados para oferecer exatamente o que sua empresa precisa! Venha conversar conosco!
Tudo que você precisa saber sobre Digitalização de Documentos
Escrito por Box 613
Com o progresso oferecido pelas tecnologias, hoje já não precisamos nos deslocar para comprar alimentos, ingressos, roupas e várias outras coisas. E essa mudança também melhorou os processos realizados em nossas
empresas.
Por exemplo, antigamente, eram necessários ter diversos armários com pastas para armazenar nossos documentos importantes que poderiam ser facilmente perdidos em caso de acidentes ou um simples descuido. Assim, perdíamos muito tempo e dinheiro com a procura e organização desses papéis.
Hoje, felizmente podemos contar com a digitalização para facilitar todos esses processos, fazendo você economiza tempo e dinheiro. Se você tem dúvidas sobre esse cuidado, preparamos esse post esclarecendo todas as dúvidas sobre a digitalização de documentos:
O que é?
É a conversão de documentos físicos em digitais através de softwares e equipamentos para agilizar a procura e garante a segurança de informações importantes para as empresas. Nesse processo, os papéis são escaneados e armazenados em pastas segmentadas no computador, que podem ser compartilhadas com outros funcionários ou clientes que precisem.
Porque é importante digitalizar:
Reduz custos com a aquisição de papéis, ajuda o meio ambiente, otimiza a organização, acessibilidade, mobilidade, tem validade e reduz o risco de fraude.
O processo é feito em 6 etapas:
1. Coleta dos documentos físicos
2. Classificação de acordo com ordem
de importância
3. Data e higienização
4. Digitalização
5. Indexação
(organização virtual)
6. Consulta para os profissionais.
Vale lembrar que documento digitalizado é diferente do digital, pois o primeiro era um papel que se converteu para o computador enquanto o segundo já foi confeccionado no meio virtual.
Ficou com outras dúvidas sobre o processo? Envie uma mensagem para saber mais!
Mais ...
Home office: sonho ou pesadelo?
Devido à pandemia do covid-19 o home office acelerou o processo de entrada no mercado
de trabalho brasileiro, pois muitas empresas tiveram que deixar de lado o modo que
trabalhavam para se adaptarem ao novo método.
Mas afinal como funciona o esse novo método chamado Home Office?
O nome veio pelo conceito de trabalhar no próprio conforto de casa, em cafés, ou até
mesmo naqueles espaços coworking (que agora até nos próprios condomínios tem esse
espaço). Esse recurso já era muito usados por autônomos e freelancers, mas agora as
empresas aderiram também pois é uma forma delas não precisarem demitir ninguém em
meio a pandemia, já que os funcionários podem continuar trabalhando de casa, além de ser
mais econômica devido a não ter gastos com água, luz e talvez até mesmo o espaço da
empresa, com o aluguel, entre outros fatores.
Trabalhar em casa mantém as pessoas em um ambiente familiar o que s torna mais
confortável, ainda pode fornecer horários mais flexíveis quando a jornada de trabalho é
ajustada de acordo com as responsabilidades profissionais e a necessidade pessoal.
Algumas vantagens:
Ter mais contato com a família;
Executar tarefas diárias de forma independente;
Reduzir a pressão do tráfego urbano;
Ter hábitos mais saudáveis e um controle da alimentação;
Autonomia profissional;
Melhor qualidade de vida;
Privacidade no trabalho diário;
Definir o seu horário de trabalho.
Com essas vantagens, fica claro o porquê esse modelo de trabalho é tão atraente. Mas
como nem tudo são “Flores” vamos mostrar também as desvantagens, pois acaba se
tornando um desafio ter todas as coisas que no ambiente normal de trabalho você teria só
que dentro da sua casa.
Algumas desvantagens:
Maior fluxo de trabalho;
Tendem a estar socialmente isolados;
Ausência de atualização de qualificação;
Networking reduzido;
O trabalho acaba ficando restrito então há poucas relações interpessoais;
Assuntos de casa se torna distração;
A produtividade diminui devido às distrações de casa;
Devido à cobrança reduzida, não se tem feedback, então a qualidade do trabalho diminui.
Tem hábitos que você pode começar a aderir para melhorar sua rotina, um deles é checklist,
como em um escritório convencional tem um superior sempre cobrando, acaba sendo difícil
esquecer de fazer alguma tarefa, mas no caso do home office é você por você mesmo, então
um checklist pode ser um grande aliado. Outro fator importante: respeite sua rotina! Não é
por que você está em casa que deve trabalhar 10/12 horas por dia, uma coisa é acontecer
um dia outra é isso se tornar sua rotina, já é difícil se concentrar apenas no trabalho,
deixando de lado os afazeres domésticos, não se distrair com tv, jogos ou livros naquele
período de hora, e você ainda trabalha mais horas do que seu expediente, tornando mais
cansativo ainda sua rotina, ou seja, respeite seus limites.
Com isso podemos ver que esse tão desejado modelo não é tão fácil assim, nossa casa as
vezes pode ser o local mais confortável como também pode vir a se tornar nosso pesadelo
quando o assunto é home office.
Novembro Azul
Chegou o mês da prevenção ao câncer de próstata.
Essa campanha veio para conscientizar a sociedade, direcionada ao público masculino, para que
procure sempre ir ao médico, tanto para prevenção quanto para o diagnóstico precoce do câncer de
próstata. Esse tipo de câncer é mais comum entre os homens, e no Brasil a cada 38 minutos morre
um homem devido ao Cancro de Próstata, segundo o Inca (Instituto Nacional do Câncer).
O Brasil começou a fazer a campanha Movember, graças ao Instituto Lado a Lado pela Vida que a
trouxe em 2008, com o propósito de tirar o preconceito que os homens tinham, e tem até hoje, de ir
ao médico se consultar e caso seja necessário fazer o exame de toque retal, o lema era “Um Toque,
UM Drible”. Outro ponto marcante foi em 2014, onde em todo o Brasil foi realizada ações do
Instituto, tendo pontos turísticos iluminados com a cor azul, como o Cristo Redentor, Monumento às
Bandeiras, Congresso Nacional, Teatro Amazonas, e contando com o apoio de celebridades.
Normalmente os sintomas começam a aparecer quando o câncer já está em estado avançado, e
estamos falando de cerca de 95% dos tumores, o que dificulta muito na cura, por este motivo é tão
importante fazer os exames de prevenção.
Os sintomas da fase avançada são: dor óssea, dores ao urinar, vontade de urinar com frequência e
presença de sangue na urina e/ou no sémen. Fatores que precisam ser levados em consideração é o
histórico familiar, caso o pai, irmão e/ou tio já tiveram a doença, raça, pois homens negros sofrem
maior incidência deste tipo de câncer, e pessoas com obesidade, esses são fatores de risco.
A forma mais segura da cura é o diagnóstico precoce do tumor. Homens com mais de 45 anos com
fatores de risco ou com 50 anos sem fatores devem procurar um urologista para uma consulta, caso
necessário um exame de toque retal ou outro que o médico veja como importante para obter
melhor diagnóstico.
Que o prontuário médico é de extrema importância todos sabem, mas porquanto tempo ele deve ser guardado?
A Resolução 1.821/07 do Conselho Federal de Medicina (CFM) informa que todo prontuário médico
do paciente deve ser guardado por pelo menos 20 anos, isso incluem exames com imagens e laudos,
mas isso se aplica também ao Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), desde que siga todas as
regras de digitalização, seguindo tudo o que está nos documentos originais.
Para que você fique por dentro de como lidar com esses documentos, da sua clínica ou consultório,
aqui vão algumas dicas valiosas:
Contratar um serviço de Guarda Documentos.
Sabe aquele momento em que você olha pra sua empresa e não tem mais local para armazenar os
documentos, e não pode apenas se desfazer deles, como é o caso dos prontuários, é ai que você tem
que procurar uma empresa que o ajude com eles. Essas empresas são chamadas de Guarda
Documentos, como a box 613, elas tomarão conta dos seus documentos com total segurança. Com
esse serviço, é possível você guardar e gerir documentos, arquivos, resultados de exames,
prontuários e documentos que legalmente não pode se desfazer.
Quando se paga por esse tipo de serviço, o investimento será em qualidade de armazenamento, pois
tem a garantia de integridade física de seus documentos, local com sistema de detecção de incêndio,
para-raios e controle de pragas, seus documentos armazenados estarão em segurança e no
ambiente ideal de conservação, garantindo a proteção deles, lhe oferecendo a opção de digitalizar
seus documentos de forma gradual, de acordo com a necessidade e possibilidade da sua empresa,
ainda fazer o expurgo de documentos de acordo com a sua autorização, usando a tabela de
temporalidade própria ao seu segmento.
Manter os documentos médicos dentro de pastas ou caixas de arquivo em sua clínica ou consultório
não é a prática mais eficiente, pois há o risco de deterioração por praga, enchentes, fogo e outros
acidentes. Dentro de um Guarda Documentos seu documento estará seguro contra todos esses
acidentes, pois neles existem a opção pelo serviço de digitalização, o que garantirá ainda mais
praticidade no acesso aos seus documentos.
Digitalizar seus documentos.
Ficar buscando dados em papel, no arquivo da empresa, pode significar uma enorme perda de
tempo, a digitalização de documentos pode eliminar o problema de uma maneira prática, saindo do
analógico para o âmbito digital, segura e garantindo que seus documentos não vão estar em mãos
erradas, além de ser mais econômico. Um exemplo da praticidade da digitalização é em casos
médicos, onde mais de um especialista irá analisar o caso de um paciente para chegar ao consenso,
e mesmo que os dois não estejam em locais distantes, ambos tem acesso em tempo real ao
documento.
Com seus prontuários digitalizados, você melhora o acesso e o atendimento ao paciente.
Com os documentos digitalizados a agilidade na entrega de resultados aos pacientes será bem
maior, aumento da precisão e, ao mesmo tempo, melhora na busca pelos dados, pois tudo o que
você precisará fazer é buscar pelo nome ou código do arquivo em seu computador. Quando for
solicitado um documento médico, em vez de perder tempo localizando o documento em meio a
inúmeras papeladas, você terá tudo o que precisa em seu computador, reduzindo o tempo de
espera tanto do paciente quanto o seu.
Utilize o compartilhamento na nuvem.
Armazenar as informações digitalizadas no pen drive, HD externo e na nuvem, facilitará a
organização dos arquivos, reduzindo toda a busca de espaço para armazenar os documentos no
computador. Sabemos que diariamente são produzidas uma grande quantidade de dados nas
empresas, e uma das formas mais seguras que existem de armazenar esses dados é a nuvem, nela
você tem uma alta segurança de dados, podendo acessar de onde for apenas com o acesso a
internet e tendo várias opções de plataformas. A guarda em nuvem viabiliza a sincronização das
informações digitalizadas, uma excelente forma de armazenar os arquivos da empresa.
Importante fazer backups constantes.
Deixar todos os arquivos salvos somente em seu computador é muito arriscado. Afinal nunca se sabe
quando ele vai sofrer uma pane no sistema e levar consigo todos os seus documentos importantes.
Para evitar que isso ocorra, busque maneiras de fazer um backup de seus dados, seja por meio de
mídias físicas (pen drive ou HD externo), ou por meio de mídias online (nuvem). O backup possibilita
que caso o sistema sofra uma pane e perca todos os dados, você consiga restaurar rapidamente de
forma segura, eliminando o trabalho de recriar tudo do 0 e a perda de documentos do paciente além
de gerar uma vantagem competitiva do mercado.
Documentos Digitalizados passam a ter efeitos Legais
Escrito por Box 613
Documentos Digitalizados passam a produzir os mesmos efeitos legais dos Documentos Originais.
Foi publicado recentemente o DECRETO Nº 10.278, DE 18-03-2020 que regulamenta o disposto no inciso X do caput do art.3º da Lei nº13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art.2º-A da Lei nº12.682, de 9 de julho de 2012,para estabelecer a técnica e os requisitos para a
digitalização de documentos públicos ou privados, afim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
Efeito Legal para os Documentos Digitalizados Segundo a art. 2º deste Decreto aplica-se os documentos físicos digitalizados que sejam produzidos:
- Por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares;
- Por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante:
- a) pessoas jurídicas de direito público interno; ou
- b) outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.
Contudo, o Decreto não se aplica a:
- Documentos nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital;
- Documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;
- Documentos em microfilme;
- Documentos audiovisuais;
- Documentos de identificação; e
- Documentos de porte obrigatório.
Ademais, deve-se observar os parâmetros estabelecidos dos procedimentos e tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos.
Vale ressaltar, que conforme o art.5º do decreto, o documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:
- Ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira-ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
- Seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e
- Conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.
Outrossim, após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
Não havendo valor histórico os documentos deverão ser preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência
dos direitos a que se referem.
Quer transformar seus documentos físicos em documentos digitais?
Entre em contato com a Box 613!!!
