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Em primeiro lugar é uma proteção para os documentos da empresa, evita que eles sejam danificados ou extraviados, possibilita manter os documentos organizados - dando mais praticidade na busca dos documentos, logo poupando tempo, algo tão valioso para a empresa. Alguns documentos não podem ser descartados e devem ser mantidos em segurança por um longo período.
TERCEIRIZAR A GUARDA DOS DOCUMENTOS DA EMPRESA É MUITO VANTAJOSO!!!
Os perigos que os documentos correm ao ficarem em um lugar inapropriado são muitos, podem estar sujeitos a local com infiltrações, poeira, fogo e até mesmo insetos podem dar fim ao acervo da empresa.
Terceirizar seus documentos para uma empresa de guarda de documentos, tem a vantagem de estar em um lugar adequado e seguro, com certeza é a melhor solução, vale a pena ter em mente que isto não será um gasto e sim, investimento que o gestor fará para a empresa.
O Gestor deve, antes de armazenar os documentos ter em mente que deverá ter alguns cuidados com escolha da empresa terceirizada:
Buscar saber como o prestador do serviço irá analisar o estado em que os documentos estão guardados, como irá fazer a organização desse acervo, sempre lembrando que essa organização deve atender às necessidades do cliente.
Como será feito o cadastro e classificação do conteúdo das caixas que deve estar claro e objetivo, para ser inserido no sistema da empresa terceirizada e está disponibilizará ao cliente para consulta online.
- Importante também ao gestor, verificar se a empresa terceirizada tem um local adequado para o acondicionamento do acervo, a fim de prevenir que os documentos sofram algum desgaste ou deterioração com o tempo.
- É preciso que a iluminação da terceirizada seja natural, com ventilação natural, sem energia elétrica, dando maior segurança ao acondicionamento do acervo.
- Importante saber que tipo de documento deve ser guardado e seu tempo de guarda, com a execução de uma tabela de temporalidade em conjunto com o responsável de cada setor da empresa.
Os benefícios da guarda física de documentos são mensuráveis, a empresa não perderá prazos em ações trabalhistas procurando documentos, manterá seu acervo fiscal a mão, não perdendo prazo de apresentação em tempo na fiscalização, assegurará a integridade dos documentos, terá os mesmos em um sistema online para realizar consultas e solicitações na empresa e, ainda, economia de mão de obra dentre outras.
Nós da Box 613 temos toda infraestrutura para atender sua empresa, venha conhecer mais dos benefícios de terceirizar seu acervo aqui na Box 613!
Como Melhorar O Clima Organizacional da Empresa !!!
Escrito por Box 613Em Pandemia e na crise que se instalou, como lidar com o clima organizacional da empresa?
A pandemia do Coronavírus provocou nos gestores das empresas um grande desafio: como manter a equipe motivada? É fato que foram muitas perdas pessoais e econômicas para a maior parte das empresas, alterou relações de trabalho, trouxe um adoecimento nas pessoas, por conta do estresse causado pelo isolamento.
As empresas impedidas de funcionar no modo presencial, optaram por passar seus colaboradores para o home office com atendimento online, com isto, o clima organizacional foi muito impactado, afetando o desempenho e as relações interpessoais dos colaboradores e até mesmo de seus familiares que passaram a conviver com eles com maior intensidade.
Sim, mas o que fazer quanto a isso?
Uma opção é descobrir junto aos colaboradores os pontos positivos e negativos dessa nova experiência que estão vivenciando.
Fazer reuniões online, para que eles externem suas ideias e sugestões para melhorar o desempenho no trabalho;
Ouvir o que o colaborador tem a dizer, com respeito, empatia e confiança é fundamental. Buscando auxiliar o colaborador com estratégias e soluções para os problemas que possam encontrar, estimulando-o positivamente;
A possibilidade de compartilhar experiências vai trazer um clima bom para toda a equipe.
A preocupação com a saúde dos colaboradores é muito importante para o sucesso dessa etapa.
Uma boa gestão do clima organizacional, neste momento, pode beneficiar o colaborador, a empresa e ajudar ambos a passar pela crise, com o mínimo de impacto possível.
Juntos, colaboradores e empresa podem superar as dificuldades e ainda crescer mais, juntos, buscando o melhor para atender as necessidades de ambos!
A Box 613 pode facilitar ainda mais nesse momento à sua empresa.
Todos nós em alguma fase da vida ouvimos, ou repetimos, a frase "tempo é dinheiro", mas isso não corresponde à realidade, então por que repetimos e ainda ouvimos isso?
"Na obra do pensador grego, o filósofo maçom estadunidense Benjamim Franklin (1706 a 1790) chegou à conclusão de que "tempo é dinheiro". Tal frase carrega a ideia de que, quando não estamos produzindo para ser recompensados, estamos deixando de ganhar, portanto, perdendo dinheiro". Ocorre que isso não corresponde à realidade, pois muitas vezes o que parece perda de tempo é apenas uma pausa para descansar a mente e ter ideias mais produtivas.
Tempo é muito mais importante na vida de uma pessoa que o dinheiro, mas vai haver quem diga, como?
Simples, o dinheiro você consegue recuperar com o seu trabalho, senão todo, uma parte ou até muito mais, mas o tempo, esse, uma vez perdido jamais volta para você!
O tempo você não recupera, já o dinheiro você tem a possibilidade de recuperar, assim, aproveite o seu tempo com sabedoria, pois ele não volta!
Jim Brow, cita a seguinte frase" Os homens perdem a saúde para juntar dinheiro, depois perdem o dinheiro para recuperar a saúde ".
Nós da Box estamos aqui para facilitar a sua vida e você poder aproveitar o seu tempo e economizar o seu dinheiro !
Por que Fazer o Exame Admissional e Demissional?
Escrito por Box 613
Todas as empresas precisam seguir as normas previstas na Consolidação das
Leis do Trabalho, dentre elas a realização dos exames admissional e
demissional, regido pelo Artigo 168 da CLT e faz parte do Programa de
Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), previsto pela Norma
Regulamentadora 7 do Ministério do Trabalho, tanto no momento da
contratação (admissão) e na demissão do colaborador. Deixar de cumprir
essas exigências pode acarretar problemas para a empresa e até prejudicar o
colaborador.
Os exames admissionais e demissionais são fundamentais para garantir a
segurança da empresa, tanto no início quanto no final da relação trabalhista.
O exame admissional, para a empresa, é uma garantia de que o colaborador
está em plena condição física e psíquica para exercer as funções para o
serviço ao qual está sendo contratado.
O exame é realizado por um médico especializado em saúde ocupacional, que
através de uma entrevista, em consulta com o candidato a colaborador da
empresa, buscará identificar possíveis doenças e o estado de saúde de
forma geral do colaborador, nessa consulta o colaborador passará por uma
aferição de pressão arterial, aferição dos batimentos cardíacos, exame de
sangue, dentre outros exames que sejam necessários, dependendo da função
que o colaborador irá exercer na empresa, entretanto vale lembrar que não
podem ser solicitados ao colaborador, testes de gravidez e HIV, pois são
consideradas práticas discriminatórias, portanto prática ilegal.
Concluído o exame, o médico emite o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO).
O exame demissional é realizado quando o colaborador é desligado de suas
funções. Esse exame serve para comprovar o estado de saúde física e
psíquica do colaborador no momento em que ele sai da empresa.
O objetivo é evitar que haja a alegação de doenças ou outros problemas
decorrentes das atividades exercidas e deixar claro que, na data do
desligamento, o profissional estava em plenas condições físicas e psíquicas, o
que é uma segurança para a empresa que se resguarda em possíveis ações
trabalhistas após a saída do colaborador.
O procedimento do exame demissional é o mesmo do admissional, após a
realização do exame, o médico emite o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO),
obrigatório para a realização da homologação da rescisão do contrato de
trabalho.
A não realização dos exames ocupacionais caracteriza infração contra as
normas de Segurança e Medicina do Trabalho e sujeita a empresa à multa
prevista no anexo II da Portaria MTb n.º 290/1997 e pode ser cobrada em
dobro em caso de reincidência.
A Lei Nº 13.784, mais conhecida como “Lei da liberdade econômica”, trouxe diversas mudanças para trabalhadores, empresas e para o próprio governo. Para as empresas o grande avanço foi a possibilidade de descartar documentos físicos de forma segura, possibilitando reduzir custos para a empresa.
“Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.”
No artigo 9º do decreto estabelece que, após o processo de digitalização feito com certificação digital o documento físico poderá ser descartado, "ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico". Para saber se um documento tem ou não valor histórico, é preciso conhecer o seu segmento e suas atividade fim.
“Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.”
Nos vários segmentos de atuação de uma empresa, com o passar dos anos, é comum o acumulo de documentos por conta de processos e demandas do dia a dia. Muitos empresários ficam em dúvida sobre o armazenamento dos documentos, sobretudo com relação ao prazo de guarda dos documentos e ainda como fazer essa guarda de maneira prática e segura, baseados no ciclo de vida de cada documento, de modo que consiga guardar os documentos organizados, com mais facilidade e por tempo determinado. Para isso é possível usar um instrumento conhecido como tabela de temporalidade, um instrumento que define o prazo de existência de um documento e o destino dele após o término desse período. Esse instrumento é baseado na legislação do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ que é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão de documentos.
Uma solução para o descarte de poucos documentos é o uso do triturador de papel, instrumento comum em caso ou no escritório, entretanto, em casa ou no trabalho,o descarte dos documentos não deve ser feito no lixo comum, afinal, eles podem conter dados pessoais como RG, CPF e endereço que podem ser utilizados de forma incorreta por pessoas mal intencionadas.
EXISTEM empresas no mercado que trabalham com a guarda e gestão de documentos e essas empresas realizam o descarte como uma forma de agregar valor aos seus serviços, essa é a forma mais segura e ecologicamente correta de eliminar documentos. Assim, através da contratação de uma empresa especializada na guarda e gestão documental é uma forma segura de contratar também, a eliminação segura de documentos.
Ficou com dúvidas sobre o processo?
Envie uma mensagem para nós.
Decreto 10.278 Determina REGRAS Para a DIGITALIZAÇÃO de DOCUMENTOS
Escrito por Box 613Ao implementar um novo método na sua empresa, é importante estar atento
às legislações e regras que regem a área para evitar multas, perdas e
outros possíveis danos, principalmente quando se trata de documentos.
Se você já digitaliza ou pretende iniciar o processo com os arquivos da
empresa, precisa conhecer melhor o Decreto nº 10.278 que define as
técnicas e requisitos mínimos necessários para a prática e para que os
documentos digitais tenham validade legal. E se ainda não conhece o
decreto, nós vamos te explicar melhor e listar quais padrões devem ser
seguidos nesse post. Confira!
Primeiramente, precisamos relembrar da Lei da Liberdade Econômica, que
permite a digitalização de documentos, desde que a autenticidade possa
ser comprovada, liberando a guarda de documentos físicos por 5 anos.
E o Decreto foi feito para complementar essa lei, tendo como objetivo
esclarecer a técnicas que devem ser empregadas e quais exigências
garantem o valor do arquivo digital.
A partir daí, o Decreto determina que os documentos físicos
digitalizados podem ser produzidos por pessoas físicas ou jurídicas, mas
ficam excluídos aqueles que já foram produzidos no formato digital
originalmente.
Também não se enquadra nas normas documentos ligados a operações e
transações financeiras, em microfilme, de audiovisual, de identificação
e de porte obrigatório (CNH, passaporte, carteira de trabalho,
certificado de reservista e documento de licenciamento anual do veículo
(CLA)).
O decreto também afirma que devem ser usados procedimentos e tecnologias
que possam assegurar a integridade dos documentos, rastreabilidade,
qualidade da imagem, legibilidade, confidencialidade e transparência.
As empresas privadas devem se atentar a escolha de um método que seja
aprovado por todas as partes envolvidas (clientes, fornecedores,
funcionários e/ou parceiros).
Ao seguir essa normas, protegemos os documentos de qualquer tipo de
alterações, destruição, acesso e reprodução que não foram permitidos,
enquanto facilita a localização e gerenciamento. Além disso, é possível
fazer o processo de descarte seguro das versões físicas, economizando
espaço, dinheiro e tempo!
Se você está pensando em digitalizar os arquivos da sua empresa e
precisa de ajuda profissional, conte conosco, pois somos especialistas
no assunto!
Para assinar um documento, você ou sua equipe precisam se deslocar para
outro lugar, o que leva tempo e torna a rotina da empresa mais
complicada?
Então você precisa conhecer a assinatura eletrônica e nós te contamos
tudo sobre esse recurso! Confira abaixo:
O uso de documentos e contratos é essencial desde a fase inicial até o
contato final com clientes, funcionários, parceiros… e por isso a gestão
documental precisa ser simplificada e agilizada, já que assim
economizamos tempo e dinheiro.
E a assinatura eletrônica está sendo cada vez mais usada como um método
de gerenciamento de documentos que também melhora o fluxo de trabalho.
Assim, ao invés dos colaborado esperarem horas e dias pela assinatura de
um documento e atrasar todo o processo de trabalho, tudo isso pode ser
feito pela internet!
A assinatura eletrônica á uma ferramenta instantânea, prática e segura
que mantém a organização e produtividade, através do uso do software e
gerenciamento eletrônico de documentos (GED) que possibilita o
armazenamento de arquivos e dados.
Ela tem o mesma validade legal da manuscrita e é definida como a geração
de símbolos autorizados pelo indivíduo para validar e verificar um
documento e ficou ainda mais em alta durante a pandemia.
Existem 3 tipo de assinaturas eletrônicas:
1. Simples, que é feita por um usuário cadastrado por biometria, login,
senha, e-mail, aceitação de termos e confirmação via SMS.
2. Avançada, que usa métodos matemáticos (criptográficos) para codificar
o conteúdo e representação do documento, pra acusar qualquer tipo de
modificação. É feito um padrão de identificação do dono, estabelecendo
um padrão de alta segurança.
3. Qualificada: depende da chave pública (ICP-Brasil) que é obtida a pós
o serviço de criação, controle, renovação e autenticação através de uma
certificadora credenciada para certificar o uso. Oferece segurança de
alto nível e integridade do documento.
Assim como a digitalização de documentos, a assinatura é mais uma
maneira de facilitar os processos, por ser mais ágil que o envio de
documentos por motoboys, correios e etc..
Assim, colaboradores, fornecedores e clientes podem assinar documentos
de forma segura por meio do computador ou smartphone, em apenas alguns
segundos.
Tudo isso aumenta a produtividade, reduz custos, acelera a tomada de
decisões, economiza muito espaço no escritório, já que você não
precisara imprimir e armazenar muitos papeis, minimiza os riscos de
fraudes, melhora a experiência do cliente, e é mais ecológico!
Em caso de dúvidas, saiba que estamos à disposição para te ajudar!
Empresas de diferentes áreas lidam diariamente com um grande fluxo
documental, que precisa se manter organizado para manter a
produtividade, competitividade e até mesmo a harmonia na equipe.
Se isso não ocorrer, os colaboradores perderão horas procurando arquivos
importantes, alguém poderá perdê-lo, o papel fica desgastado, rasgado,
manchado... Tudo isso, prejudica o cumprimento de obrigações legais e
fiscais e ainda afeta o bom relacionamento com clientes.
Para te ajudar criar uma boa relação com os documentos da sua área da
sua empresa, trouxemos algumas instruções:
Finanças: possui papéis contábeis com informações de balanços,
demonstração de resultados, da mutação do patrimônio líquido e de fluxos
de caixa, por exemplo.
Recursos humanos: reservam os currículos documentos relacionados a
recrutamento, seleção e contratação.
Marketing: podem contar com pesquisas de mercado, comunicação com o
cliente e estratégias.
Departamento comercial: possui documentos com objetivos e oportunidades
de negócios e relatórios.
Área de compras: juntam os notas fiscais, recibos, pedidos e dados de
clientes e fornecedores, produtos, serviços e o estoque da empresa.
Logística e distribuição: reservam os papeis de vendedores,
fornecedores, fabricantes, distribuidores, clientes e o atendimento pós
venda.
Se todas essas informações estiverem fora de ordem, atrapalha toda o
funcionamento da companhia e a maioria das decisões de negócios
necessárias.
Portanto, procure organizá-los de acordo com a área, com pastas de cores
correspondentes e/ou etiquetas que especificam do que se trata,
deixando-as visíveis. Mantenha-as em um espaço protegido do dano de
poeira, sol, umidade e insetos, como as prateleiras.
No caso das notas fiscais, deixe-as separadas em pastas de acordo com o
nome do fornecedor, com os boletos de pagamentos anexados. E para cada
funcionário, reserve toda a documentação desde sua admissão, junto com
laudos de exames, comprovantes de pagamentos, férias, licenças, e
outros.
Por outro lado, se houver uma boa gestão, conseguimos as seguintes
vantagens:
Busca e recuperação de documentos mais rápida e eficaz;
Redução de espaço;
Economiza muito tempo e dinheiro;
Aumenta a qualidade no atendimento;
Facilita a mensuração de eficácia de estratégias e a unificação de
procedimentos.
Você ainda pode digitalizar essas informações para acessá-las com
rapidez e preservar as informações. Aqui na Box 613 nós organizamos,
digitalizamos e armazenamos os documentos da sua empresa de acordo com
as suas necessidades!
Conte conosco para ajudar!
Conheça Melhor a Tabela de Temporalidade Documental
Escrito por Box 613Ao administrar uma empresa, é essencial ter atenção a gestão de
documentos para evitar multas, perdas, gastos desnecessários, manter o
bom fluxo e rotinas operacionais e ter um bom controle de informações.
Com uma boa gestão da tabela de temporalidade pode-se reduzir espaço
físico, definir e otimizar fluxos, recuperação de informações mais
rápida e grande eficiência no gerencialmente de documentos.
Para atingir esse objetivo, é importante ter conhecimento da tabela de
temporalidade documental (TTD), bastante utilizada e conhecida em órgãos
públicos. Essa é uma ferramenta que define o prazo de existência e
guarda de documentos e até mesmo o que deve ser feito após a validade do
arquivo chegar ao fim.
Resumindo, a TTD define o ciclo de vida, prazo de guarda, frequência de
utilização e destinação final dos documentos.
Ela é um documento institucional, que precisa ser utilizada
principalmente por empresas que atuam com grande volume de documentos
físicos, mas é viável para empresas de qualquer tamanho, ramo e
estrutura. Com ela, os arquivos podem ser classificados como:
Setoriais que ficam na empresas por serem usados com maior frequência;
Centrais que ficam no local, mas podem ser solicitados em outros
setores;
Intermediários, que são arquivados e sob responsabilidade de alguma
entidade pública.
Existem também outras classificações técnicas relacionadas ao ciclo de
vida dos documentos.
Cada empresa deve preparar uma TTD, de acordo com o gerenciamento de
documentos e setor em que atua, incluindo os membros dos setores que
lidam diariamente com esses arquivos. Na tabela, podemos incluir as
seguintes colunas:
Ciclo de vida, que aborda todo o trajeto do arquivo, desde sua produção
até a destinação final, classificando de acordo com a frequência de
consulta, quando serão encerrados; que não são consultados, mas aguardam
destinação; e aqueles que tem valor informativo, probatório ou
histórico-cultural. Além de frequência de uso, definidos entre alta,
média e baixa.
E enfim, o prazo de guarda e destinação, onde se estabelece de forma
legal a ficha pessoal do profissional. Para determinar esses fatores, é
necessário consultar as leis que abordam essa questão e a possibilidade
de digitalização de documentos.
Por fim, é essencial manter a TTD atualizada constantemente,
considerando a data de criação, hierarquia, importância e tipo de
documento, quando a conta foi aprovada e quando foi quitada.
Para facilitar essa relação, trouxemos o prazo de validade geral dos
documentos:
Acordo, ajustes, contratos e convênios: 5 a 10 anos;
Sindicatos e dissídios: 5 anos;
FGTS: 5 anos na fase corrente e 47 na intermediária;
Aposentadoria: 5 anos na etapa corrente e 95 na intermediária;
Compras: 5 anos.
Se você tem alguma dúvida, pode contar conosco para ajudar!
A digitalização é um processo moderno e inevitável nas empresas por
trazer inúmeros benefícios para o nosso funcionamento. E por ser uma
novidade, também pode virar algo de alguns mitos, que podem atrapalhar
sua aproximação da modernidade. Portanto, vamos esclarecer algumas
inverdades no nosso post de hoje. Confira!
A digitalização exige muitos equipamentos caros.
Na verdade, esse processo é simples e se trata da transformação de uma
imagem analógica para uma imagem digital, através de um scanner, em um
sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Ou seja, é um
processo descomplicado e tornou o termo "escritório paperless" (sem
papel) cada vez mais comum.
Alguns documentos já “nascem” digitais.
Verdade! O e-mail e o PDF são exemplos famosos, que aceleram os
circuitos de decisão, colocando as imagens digitais em plataformas de
gestão documental competentes.
Eles não servem como prova judicial.
Apesar do Estado privilegiar papéis como elemento de prova, as versões
digitais também podem ser usadas em ações judicias. Por isso, o governo
cria programas para ler esse tipo de arquivo e até mesmo para
administrar informações internas.
Quando digitalizamos não precisamos mais administrar os arquivos
Esse é um mito muito difundido! A organização e administração de
documentos são atividades que precisam ser constantes para não causar o
desequilíbrio de informações. Portanto, mesmo quando digitalizados, eles
precisam ser regularmente organizados e classificados para checarmos o
estado, atualizar e evitar imprevistos!
Tudo pode ser digitalizado.
É verdade, mas é importante que haja equilíbrio, priorização e
hierarquia nas informações. Por isso, avaliamos e selecionamos para que
a gestão documental e administrativa sejam eficazes.
Se você tem outras dúvidas sobe a digitalização, nos envie uma mensagem.
Ficaremos felizes em ajudar!
Mais ...
Em português, Self Storage significa auto armazenamento, onde você pode
guardar móveis, documentos, estoque de lojas e qualquer outro objeto que
desejar. Aqui no Brasil, esse tipo de serviço está se tornando cada dia
mais popular por trazer facilidade para pessoas físicas e jurídicas.
E você já se perguntou como ele funciona?
É bem simples: o cliente avalia os tamanhos de boxes ou espaços
disponíveis e escolhe a opção que mais lhe convém, de acordo com a
quantidade de itens que precisam ser guardados. Como existe uma
variedade considerável de opções você pode usá-lo para guardar móveis,
documentos menores, arquivo morto, estoque até máquinas!
Depois, o cliente tranca o espaço e só você terá acesso ao chave e
poderá conferir o dia e a hora que quiser. Além disso, seus pertences
ficam assegurados com sistemas de câmera.
Ou seja, são 3 passos bem simples: 1. Separar o que precisa guardar; 2.
Escolher seu box; 3. Armazenar, trancar e guardar a chave.
O nosso serviço oferece grande flexibilidade e facilidade de locação, o
fechamento de contrato é rápido e prático, de acordo com o prazo que
você precisar!
Por exemplo, sua loja ou empresa pode usar o self storage para guardar
documentos e estoque, economizando dinheiro de um aluguel de depósitos
que costumam ser mais altos.
Outra situação em que o self storage é se você está se mudança de casa
ou escritório, pode guardar seus bens com total segurança enquanto seu
ambiente estiver em reforma ou preparo.
Se você tem alguma dúvida, nos envie uma mensagem!
Os colaboradores são parte muito importante da empresa, pois
precisaremos confiar tarefas essenciais para que o negócio continue a
crescer, evitando inúmeros problemas e garantir a satisfação dos
clientes.
E para isso, é necessário acertar na contratação, escolhendo pessoas com
qualificação profissional e alinhados aos objetivos, cultura e estilo do
seu negócio. Para isso, você pode seguir alguns conselhos essenciais,
como:
Estudar a vaga:
Para compreender não só as funções, mas também as características
pessoais, perfil ideal, habilidades técnicas, tempo de experiência,
formação e até comportamentos adequados para a vaga. Considere também
que cada cargo exige uma abordagem diferente, e preparação para fazer
anúncios e filtragens.
Planeje o processo seletivo:
Dependendo da posição procurada e o perfil desejado para a vaga,
estrutura uma boa entrevista, teste teórico ou prático para conhecer
melhor o nível de conhecimento. Através de dinâmicas de grupo é possível
identificar o comportamento do candidato, para saber se ele tem um
perfil de líder, se é comunicativo, criativos, e etc...
É possível também pedir a resolução de um problema real da empresa, para
saber como ele lidaria com a situação.
Planeje bem o anúncio da vaga:
Nele, mencione todas as capacidades e características desejadas para que
todos possam compreender e evitar o envio de currículos que não se
encaixam na vaga.
Na fase da triagem, foque nas competências para assumir a vaga,
conferindo os requisitos, a formação, tempo e experiência e não tenha
pena de descartar candidatos que não se encaixem por pouco!
Faça as perguntas certas:
Aproveite as oportunidades para fazer perguntas reveladoras, fugindo de
questões óbvias para evitar respostas ensaiadas. Pergunte sobre grandes
conquistas, objetivos e o que ele espera daquela função. Observe também
seu comportamento e sua forma de responder, sempre focando na
qualificação profissional do candidato!
Gostou das nossas dicas? Compartilhe com um amigo gestor!
Você já ouviu falar de gestão documental?
Independente do tamanho da sua empresa, ou do seu modelo de negócio,
certamente você precisa lidar com documentos diariamente, sejam eles
recibos, fichas, notas fiscais….
E no começo pode parecer fácil manter esses arquivos organizados porque
são poucos. Mas com o passar do tempo, novos funcionários e clientes
surgem e aumenta significativamente o tamanho dessa pilha de papel e
pode prejudicar o crescimento do seu negócio.
Por isso, é essencial ter um sistema de gestão documental logo no
início, assim você torna sua empresa menos burocrática, otimiza o
atendimento ao cliente e aumenta a produtividade das equipes.
A gestão documental é, na verdade, diversos processos que garantem boa
criação, armazenamento e uso das informações, gerenciando todos os
arquivos para que a empresa saiba onde ele está no momento em que se
precisa. Ou seja, nesse tipo de gestão garantimos a boa administração de
informações mais importantes da sua empresa!
Além da boa organização, esse tipo de cuidado garante assertividade no
trabalho, maior produtividade e principalmente a lucratividade, já que
sabemos que o tempo perdido procurando ou refazendo documentos poderia
ser gasto gerando mais dinheiro para a companhia.
Ou seja, a gestão documental garante os seguintes benefícios para a sua
empresa:
Segurança jurídica;
Protege informações delicadas da empresa, equipe e clientes;
Preserva o histórico empresarial;
Reduz custos;
Aumenta a produtividade.
Aqui na Box 613 nós te ajudamos com a digitalização e armazenamento dos
documentos da sua empresa, para que você possa focar no crescimento do
seu sonho com mais tranquilidade!
Se tiver dúvidas, nos envie uma mensagem!
Quem possui uma coleção já investiu dinheiro e tempo para construi-la. E
principalmente, esses itens possuem valor sentimental, pois nos lembram
de épocas e momentos muito agradáveis! Por isso, eles precisam ser muito
bem cuidados, já que são difíceis de serem encontrados no mercado para
serem substituídos.
Ou seja, eles não podem ser armazenados sem cuidado. Eles também
demandam espaço e segurança, algo que pode ser difícil ter quando temos
crianças e animais de estimação em casa. Pensando nessas dificuldades,
trouxemos algumas dicas para você cuidar bem da sua coleção:
1. Classifique-os e revise essa organização com frequência para que você
saiba exatamente o que tem para evitar perdas e compras repetidas,
principalmente itens de alto valor.
2. Mantenha-os bem conservados, para evitar o acúmulo de poeira, faça a
limpeza com espanador, panos úmidos e produtos de limpeza específicos
para o material. Dependendo do tamanho e das características, essa
higienização pode ser feita semanalmente ou mensalmente. Se você mora em
locais movimentados, com muita poeira e maresia, é importante limpar com
mais frequência;
3. Mantenha-os longe do sol para não ficar com a cor desbotada, frágil e
mole. Por isso, armazene em local fechado, com cortina e protegido da
umidade para evitar o contato com mofo e oxidação;
4. Armazene em local adequado, para evitar o empilhamento, abafamentos,
mofo, cupins e outros danos. Se puder, deixe-os trancados em um local
com espaço, como armários com chaves, prateleiras ou um cômodo inteiro;
5. Inclua seus itens na decoração, para evitar que fique armazenados sem
manuseamento, manter a limpeza periódica e personalizar sua casa. Por
exemplo, muitas pessoas fixam discos de vinil em paredes!
6. Opte pelo Self Storage para armazenar seus itens preciosos! Aqui nos
temos diferentes tamanhos adequados para sua coleção, com segurança,
limpeza e livre de pragas e proteção contra danos causados pelo sol!
Quer saber mais? Entre em contato conosco!