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Terça, 16 Novembro 2021 14:30

Expurgo: Elimine Documentos com Segurança

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A Lei Nº 13.784, mais conhecida como “Lei da liberdade econômica”, trouxe diversas mudanças para trabalhadores, empresas e para o próprio governo. Para as empresas o grande avanço foi a possibilidade de descartar documentos físicos de forma segura, possibilitando reduzir custos para a empresa.
“Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.”

No artigo 9º do decreto estabelece que, após o processo de digitalização feito com certificação digital o documento físico poderá ser descartado, "ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico". Para saber se um documento tem ou não valor histórico, é preciso conhecer o seu segmento e suas atividade fim.
“Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.”

Nos vários segmentos de atuação de uma empresa, com o passar dos anos, é comum o acumulo de documentos por conta de processos e demandas do dia a dia. Muitos empresários ficam em dúvida sobre o armazenamento dos documentos, sobretudo com relação ao prazo de guarda dos documentos e ainda como fazer essa guarda de maneira prática e segura, baseados no ciclo de vida de cada documento, de modo que consiga guardar os documentos organizados, com mais facilidade e por tempo determinado. Para isso é possível usar um instrumento conhecido como tabela de temporalidade, um instrumento que define o prazo de existência de um documento e o destino dele após o término desse período. Esse instrumento é baseado na legislação do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ que é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão de documentos.

Uma solução para o descarte de poucos documentos é o uso do triturador de papel, instrumento comum em caso ou no escritório, entretanto, em casa ou no trabalho,o descarte dos documentos não deve ser feito no lixo comum, afinal, eles podem conter dados pessoais como RG, CPF e endereço que podem ser utilizados de forma incorreta por pessoas mal intencionadas.

EXISTEM empresas no mercado que trabalham com a guarda e gestão de documentos e essas empresas realizam o descarte como uma forma de agregar valor aos seus serviços, essa é a forma mais segura e ecologicamente correta de eliminar documentos. Assim, através da contratação de uma empresa especializada na guarda e gestão documental é uma forma segura de contratar também, a eliminação segura de documentos.

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Ler 282 vezes Última modificação em Terça, 07 Dezembro 2021 12:17

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