Que o prontuário médico é de extrema importância todos sabem, mas porquanto tempo ele deve ser guardado?
A Resolução 1.821/07 do Conselho Federal de Medicina (CFM) informa que todo prontuário médico
do paciente deve ser guardado por pelo menos 20 anos, isso incluem exames com imagens e laudos,
mas isso se aplica também ao Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), desde que siga todas as
regras de digitalização, seguindo tudo o que está nos documentos originais.
Para que você fique por dentro de como lidar com esses documentos, da sua clínica ou consultório,
aqui vão algumas dicas valiosas:
Contratar um serviço de Guarda Documentos.
Sabe aquele momento em que você olha pra sua empresa e não tem mais local para armazenar os
documentos, e não pode apenas se desfazer deles, como é o caso dos prontuários, é ai que você tem
que procurar uma empresa que o ajude com eles. Essas empresas são chamadas de Guarda
Documentos, como a box 613, elas tomarão conta dos seus documentos com total segurança. Com
esse serviço, é possível você guardar e gerir documentos, arquivos, resultados de exames,
prontuários e documentos que legalmente não pode se desfazer.
Quando se paga por esse tipo de serviço, o investimento será em qualidade de armazenamento, pois
tem a garantia de integridade física de seus documentos, local com sistema de detecção de incêndio,
para-raios e controle de pragas, seus documentos armazenados estarão em segurança e no
ambiente ideal de conservação, garantindo a proteção deles, lhe oferecendo a opção de digitalizar
seus documentos de forma gradual, de acordo com a necessidade e possibilidade da sua empresa,
ainda fazer o expurgo de documentos de acordo com a sua autorização, usando a tabela de
temporalidade própria ao seu segmento.
Manter os documentos médicos dentro de pastas ou caixas de arquivo em sua clínica ou consultório
não é a prática mais eficiente, pois há o risco de deterioração por praga, enchentes, fogo e outros
acidentes. Dentro de um Guarda Documentos seu documento estará seguro contra todos esses
acidentes, pois neles existem a opção pelo serviço de digitalização, o que garantirá ainda mais
praticidade no acesso aos seus documentos.
Digitalizar seus documentos.
Ficar buscando dados em papel, no arquivo da empresa, pode significar uma enorme perda de
tempo, a digitalização de documentos pode eliminar o problema de uma maneira prática, saindo do
analógico para o âmbito digital, segura e garantindo que seus documentos não vão estar em mãos
erradas, além de ser mais econômico. Um exemplo da praticidade da digitalização é em casos
médicos, onde mais de um especialista irá analisar o caso de um paciente para chegar ao consenso,
e mesmo que os dois não estejam em locais distantes, ambos tem acesso em tempo real ao
documento.
Com seus prontuários digitalizados, você melhora o acesso e o atendimento ao paciente.
Com os documentos digitalizados a agilidade na entrega de resultados aos pacientes será bem
maior, aumento da precisão e, ao mesmo tempo, melhora na busca pelos dados, pois tudo o que
você precisará fazer é buscar pelo nome ou código do arquivo em seu computador. Quando for
solicitado um documento médico, em vez de perder tempo localizando o documento em meio a
inúmeras papeladas, você terá tudo o que precisa em seu computador, reduzindo o tempo de
espera tanto do paciente quanto o seu.
Utilize o compartilhamento na nuvem.
Armazenar as informações digitalizadas no pen drive, HD externo e na nuvem, facilitará a
organização dos arquivos, reduzindo toda a busca de espaço para armazenar os documentos no
computador. Sabemos que diariamente são produzidas uma grande quantidade de dados nas
empresas, e uma das formas mais seguras que existem de armazenar esses dados é a nuvem, nela
você tem uma alta segurança de dados, podendo acessar de onde for apenas com o acesso a
internet e tendo várias opções de plataformas. A guarda em nuvem viabiliza a sincronização das
informações digitalizadas, uma excelente forma de armazenar os arquivos da empresa.
Importante fazer backups constantes.
Deixar todos os arquivos salvos somente em seu computador é muito arriscado. Afinal nunca se sabe
quando ele vai sofrer uma pane no sistema e levar consigo todos os seus documentos importantes.
Para evitar que isso ocorra, busque maneiras de fazer um backup de seus dados, seja por meio de
mídias físicas (pen drive ou HD externo), ou por meio de mídias online (nuvem). O backup possibilita
que caso o sistema sofra uma pane e perca todos os dados, você consiga restaurar rapidamente de
forma segura, eliminando o trabalho de recriar tudo do 0 e a perda de documentos do paciente além
de gerar uma vantagem competitiva do mercado.
