Sua empresa tem um sistema de gestão de documentos bem estabelecido?
Esses papéis representam boa parte do funcionamento de uma empresa e é
importante que todos os colaboradores envolvidos compreendam a
importância e como administrar essas informações.
Os primeiros sinais de que essa gestão não está adequada podem ser
silenciosos incialmente e se mostrarem já quando o caso está grave,
trazendo prejuízos financeiros. Segundo pesquisa feita pela empresa
inglesa PwC, equívocos na organização de cada documento pode gerar um
gasto de 120 dólares! Esse efeito pode ocorrer devido ao custo da
impressão, tempo gasto para arquivar e localizar o papel perdido.
Para que você evite essas consequências, trouxemos os possíveis erros
que você pode estar cometendo e a importância de corrigi-los já!
1. Não ter uma política bem estabelecida de gestão documental; segundo
um estudo feito pela Gartner (empresa de tecnologia e consultoria), 1 a
cada 20 arquivos são extraviados e são desperdiçadas 25 horas refazendo
os documentos perdidos. Além disso, 10% a 12% dos papéis não são
encontrados na primeira tentativa;
2. Não dividir os documentos de acordo com a categoria, como notas
fiscais, contratos, relatórios, contabilidade, gráficos de vendas... e
por aí vai. Desse modo retarda o tempo de procura diariamente, gerando
perda financeira, principalmente no caso de recibos relacionados a
Receita Federal, por exemplo;
3. Não ter um sistema digital com arquivos eletrônicos, pois os
trabalhadores podem gastar cerca de 50% procurando as informações. Além
disso a empresa gasta com impressões, papel, espaço, tempo, aumenta o
risco de extravios e danos aos papéis físicos. Assim, ter os documentos
digitalizados e bem organizados na nuvem evita todos esses prejuízos;
4. Não sincronizar os dados com frequência no ambiente digital, o que
pode provocar a perda de informações importantes e atrapalhando o acesso
remoto aos dados que não foram incluídos em todos os dispositivos da
empresa;
5. Não ter um acesso restrito somente para os funcionários, pois colocar
os documentos em sistemas online podem enfraquecer a segurança da
informação, facilitando o acesso de pessoas não ligadas a empresa. Desse
modo é importante contar com back up automático, camada extra de
proteção e hierarquia de permissões para que outras pessoas tenham
permissão limitada, se for necessário;
6. Não contar com uma empresa parceira especializada em armazenagem,
organização e digitalização, como a Box 613, pode levar o gestor a
cometer todos esses erros, algo que pode ser facilmente evitado ao
recorrer a profissionais especializados e podem oferecer toda a
segurança que sua empresa precisa!
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