Gestão de documentos: 10 dicas para organizar documentações

A gestão de documentos é uma tarefa muito importante para que gestores melhorem a produtividade da equipe, além da organização do ambiente.

Você já deve ter vivido uma experiência semelhante: ficar horas na procura de um documento importante e perceber, no fim das contas, que perdeu o seu tempo com esta busca. Problemas como estes são comuns em ambientes de trabalho em empresas de todos os portes. Mas, sabia que existe uma forma de evitá-los?

Como? Simples! Você precisa qualificar a estratégia da gestão de documentos com algumas práticas organizacionais:

• Organizar as documentações de acordo com uma classificação padronizada no arquivamento físico ou digital;

• Realizar a organização de documentações de acordo com setores e por ordem alfabética, nível de importância ou outras indicações.

O que é gestão de documentos?

Podemos definir a gestão de documentos como qualquer medida administrativa que objetiva administrar documentações. Veja 3 exemplos de tarefas da rotina do gestor de arquivos:

• manter os cuidados para evitar danos físicos nas documentações, o que engloba também higienizar papéis e armários para evitar a incidência de manchas ou fungos;

• organizar o arquivamento dos documentos físicos ou digitais, de acordo com um padrão definido pelo gestor ou pelas regras organizacionais estabelecidas pela empresa;

• facilitar ao pessoal autorizado o acesso, a retirada ou a inserção de documentos, algo que inclui a utilização de recursos tecnológicos para a gestão documental de arquivos digitais (GED).

Quais são as vantagens da gestão de documentos?

Existem várias vantagens de um bom trabalho de gestão de documentos. Além de garantir a melhora da fluidez e funcionamento da empresa, contribui para a segurança de todos os arquivos geridos.

1. Otimização do processo produtivo

É possível trabalhar com mais dinamismo e rapidez no gerenciamento de documentos ao usar recursos tecnológicos. Quando a empresa possui sistemas para a Gestão Eletrônica de Documentos, é possível melhorar a produtividade na administração das informações e perder menos tempo em pesquisas.

Com os documentos corporativos com fácil acesso, o gestor responsável pelos documentos e toda equipe tornam-se mais produtivos.

2. Organização dos documentos

Contas de luz ou de água, pagamentos de impostos, contratos, holerites, certificados, garantias de compras de produtos, são documentos presentes em empresas de todos os portes.

Quando esta documentação não está organizada em um padrão aceitável, acaba se tornando um empecilho para o bom andamento das rotinas operacionais. Para evitar este caos documental, o uso das ferramentas tecnológicas apropriadas para organizar papéis ou dados digitais será crucial.

3. Mobilidade no acesso

Quando a empresa tem disponível uma plataforma online para acessar ou indexar documentos digitalizados, é mais fácil trabalhar com documentações, mesmo o profissional estando distante do arquivo físico.

Imagine que você está em uma viagem de negócios, e precisa consultar alguns papéis. Com a documentação em ambiente virtual, é possível ter acesso às milhares de documentações da empresa rapidamente.

Diretores ou pessoas autorizadas podem acessar os documentos digitalizados e indexados na plataforma, em suas próprias residências.

4. Facilidade para expandir

Quanto mais a empresa cresce, maior é o montante de documentos físicos. Imagine quantas documentações adicionais há em uma secretaria escolar na época de matrículas?

Quando o arquivo físico dos documentos não possui uma estratégia de gestão funcional, acaba tornando-se mais desorganizado com a entrada de novos registros.

Por outro lado, se existe uma estratégia de gestão de documentos, é fácil organizar as novas documentações de acordo com os padrões estabelecidos

5. Adequação à era digital

A transformação digital é um tema presente nas estratégias de mindset de diversas empresas, dos mais diferentes segmentos que buscam modernizar as operações e a relação com colaboradores, consumidores ou fornecedores.

Digitalizar documentos é uma oportunidade para os negócios se tornarem mais digitais.

A partir do momento que a documentação está digitalizada, acessível em uma plataforma de GED, a equipe sente na prática as vantagens e benefícios na otimização produtiva no dia a dia de trabalho.

Quer aprender mais sobre gestão de documentos e seus benefícios? Continue a leitura.

10 dicas de como fazer gestão de documentos

Após ler os 10 conselhos sobre como fazer gestão de documentos de modo profissional, você irá perceber que essa otimização não é algo muito complicado.

Organize o espaço físico, sem abandonar nenhum documento.

A gestão documental irá te ajudar a diminuir o espaço gasto no armazenamento de papéis, além de facilitar o dia a dia de quem precisa consultar esses arquivos diariamente.

1. Organizar documentos físicos

Embora a tendência de digitalizar dados cresça diariamente, na prática é um pouco difícil se livrar de todos os documentos físicos, uma vez que alguns papéis precisam ser guardados por muito mais tempo (Tabela de Temporalidade). Mas, isto não quer dizer que você deva dispensar a organização dos documentos físicos.

Uma dica simples é reunir estes documentos em um local seguro. Uma gaveta ou armário pode ser suficiente, caso a quantidade não seja grande.

Por outro lado, se há muitos arquivos em papel, será preciso organizá-los em uma sala específica de arquivos, com pastas ordenadas por importância, ordem alfabética, data ou outras informações relevantes.

2. Estabelecer um padrão organizacional

Gerir documentos requer alguns cuidados. O primeiro deles é a criação de tabelas ou listas organizacionais com os títulos de cada documentação e outras informações (data, horário de armazenamento, importância, validade, entre outros), o que facilita na organização geral.

A grande parte dos especialistas em gestão de documentos organizam as documentações em 3 níveis diferentes:

• Nível 1: Papéis que possuem assinaturas ou contratos devem ser armazenados no formato físico;

• Nível 2: Relatórios, pesquisas, fichas de cadastros e outros documentos mais volumosos são armazenados no formato digital;

• Nível 3: Cópias de documentos ou outros papéis que não precisam ser armazenados depois do uso ou da digitalização.

3. Administrar documentos antigos

Uma prática comum entre gestores de documentos é armazenar de modo físico as documentações mais antigas, o que parece algo sensato, dependendo da natureza do negócio.

O lado positivo é que grande parte dos documentos não precisa ser armazenada de uma maneira definitiva, de modo que você deve sim, descartar alguns arquivos com o tempo. O armazenamento em nuvem, por sua vez, permite que você mantenha algumas documentações guardadas por um tempo maior, já que não ocupam espaço físico.

Ao gerir documentos é preciso entender que há documentações que possuem prazo para expirar. Depois do vencimento, estes papéis não possuem validade legal, podendo ser descartados. Veja alguns exemplos a seguir:

• Prazo de 3 meses a até 50 anos de validade: Comprovante de pagamentos de contas de gás, luz, telefone e outros serviços;

• Prazo de 5 anos de validade: IPVA, IPTU e extratos bancários;

• Prazo de 40 anos de validade: Comprovantes de pagamentos de obrigações previdenciárias;

• Prazo até o término do contrato: Recibos de aluguel, consórcios e financiamento;

• Prazo até vencer a garantia: Notas fiscais que comprovam o pagamento por produtos;

• Prazo de validade permanente: Escrituras de imóveis, PIS e Carteira de Trabalho.

Ao criar suas tabelas ou listas organizacionais, você pode reservar um espaço ao lado de cada descrição com a data de validade do documento.

Para documentos onde a validade é muito extensa, verifique a possibilidade de micro filmá-los. 

4. Contratar serviço de gestão de digitalização de arquivos

Como já explicamos, é preciso digitalizar os arquivos para ter uma gestão de documentos mais efetiva.

Muitas empresas que buscam economizar acabam gastando muito dinheiro ou tempo para digitalizar os arquivos por conta própria, tendo, inclusive, retrabalhos, uma vez que documentos diferentes precisam ser tratados e catalogados de formas diferentes.

A digitalização de documentos necessita ser feita de um modo profissional, com o tratamento certo para cada tipo de documentação, organizada em um padrão que facilite a busca das informações.

É importante reservar uma parte do orçamento para contratar serviços de empresas especializadas em digitalizar documentos, que utilizam bons scanners para garantir a qualidade e legibilidade dos documentos. Os especialistas realizam, também, um tratamento digital nas imagens dos documentos escaneados, para melhorar a qualidade da informação e durabilidade dos seus conteúdos.

Empresas de digitalização de documentos também organizam e disponibilizam todas as informações em plataformas digitais, na qual com apenas poucos cliques do mouse, pode-se executar tarefas complexas como comparar documentações e fazer buscas por registros e informações relevantes. 

5. Envolver a equipe na rotina da gestão documental

Diferentes setores de uma empresa podem colaborar para facilitar a gestão de documentações. Exemplo, cada equipe pode ter uma pasta ou container, para que possam separar papelada que necessitam ser digitalizadas.

Você, como gestor de documentos, também precisa adicionar essa tarefa em suas rotinas de trabalho. Por exemplo, no fim do expediente, recolha todos os papéis que precisam ser digitalizados e encaminhe direto ao setor ou à empresa que faz o serviço de digitalização, evitando o acúmulo e a perda de materiais importantes.

6. Backup também faz parte da gestão de documentos

Os manuais sobre segurança dos dados indicam que gestores de documentos precisam, com certa frequência, realizar backup dos arquivos digitalizados. Ou seja, não é só salvar informações no computador e pronto, existe a necessidade de assegurar que todos os documentos estejam a salvo e atualizados.

Simples descargas elétricas repentinas podem queimar o HD do computador, gerando a perda de todos os dados importantes.

As empresas especialistas em serviços de gestão de documentos digitalizados oferecem plataformas online seguras que permitem realizar backups diários, o que assegura a defesa contra perdas de documentações digitalizadas.

Além de manter os documentos em ambiente virtual, também vale a pena reservar um pen-drive ou HD externo para guardar as documentações digitalizadas, sendo uma outra forma de reforçar a segurança da armazenagem sem ocupar espaços com arquivos físicos. Existem também a microfilmagem de documentos. 

7. Definir as regras para o acesso

O sucesso da gestão de documentos está diretamente relacionado com a padronização dos processos. Padronizar o modo de transportar ou utilizar documentações é uma maneira de garantir a produtividade e, ao mesmo tempo, reduzir as chances das ocorrências de riscos como extravios ou danos físicos.

Uma das principais regras na gestão de documentos é usar métodos para definir quem tem ou não direito a acessar determinado tipo de informação. Em uma solução de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) este serviço de controle acontece com mais facilidade, já que os gestores conseguem definir as senhas específicas para cada usuário, limitando o acesso à informação conforme cargo ou interesse do gestor.

8. Filtrar os novos documentos

Embora os recursos tecnológicos ajudem cada vez mais a otimizar o tempo de gestão de documentos, realizar a organização de muitos arquivos é um trabalho que requer certo esforço.

Por este motivo, para estabelecer a organização dos documentos, é preciso tomar medidas para que as informações não fiquem desorganizadas novamente.

Uma dica que pode ajudar, é ter a prática de sempre realizar análises de todas as novas documentações para saber se vale a pena armazená-la em ambiente físico ou digital.

Você pode até gastar certo tempo para fazer estas análises diariamente, mas esta tarefa vai evitar com que o caos nas documentações prejudique horas ou até dias de trabalho no futuro.

9. Nomear os arquivos corretamente

Até em empresas de grande porte, tem o costume de armazenar os documentos na web, nos computadores ou em arquivo físico sem fazer a nomeação adequada de cada documentação. Depois, para reunir todos estes dados e organizá-los será mais dispendioso.

Todas os colaboradores da empresa, desde os donos até funcionários operacionais que acessam ou inserem documentos no arquivo, precisam ter o hábito de nomear corretamente os documentos

Com os arquivos nomeados de forma padronizada, é mais fácil encontrar ou organizar todas as informações, otimizando o tempo nas buscas e tornando o ambiente de trabalho mais produtivo.

Uma boa indicação para facilitar a gestão de documentos é usar nomes curtos e padronizados para nomear arquivos. Desta forma qualquer membro da equipe pode realizar buscas sem complicação.

10. Com os olhos atentos no arquivo

Arquivar, organizar, digitalizar e conservar: estão são os 4 mandamentos da gestão de documentos moderna, conforme as tendências defendidas por especialistas no assunto.

A última dica vale como uma lembrança: é importante manter o foco em todos os detalhes da organização do acervo para o trabalho ser cada vez mais produtivo, seja aos gestores ou as demais pessoas dos diferentes setores que precisam arquivar ou acessar as informações documentadas.

Mão à obra na sua gestão de documentos

A organização e gestão de documentos auxilia no dia a dia da empresa e torna o trabalho muito mais simples e prático.

Quando mais organizada for, menos tempo os profissionais precisarão gastar na busca por arquivos, tendo mais disponibilidade para serem estratégicos.

Quer aprender mais sobre gestão de documentos e como melhorar a rotina da sua empresa? Confira nosso blog!

Você sabia que organizar documentos da sua clínica é uma tarefa importante e que deve ser investido um “tempinho” para que todo o fluxo de informações funcione adequadamente?

Com efeito, quando você se empenha em cuidar da papelada que move os negócios, está contribuindo para o aumento da produtividade da sua equipe, já que tudo fica mais simples quando se conhece a localização exata de cada arquivo. Ou seja, você deve ter em mente que a guarda e o compartilhamento dos documentos devem ser sempre muito bem-feitos, se assegurando de que essa cultura de organização documental se reflita em todos os procedimentos do estabelecimento.

Resumindo: organizar documentos é o mesmo que organizar uma empresa. Um erro comum de administração é lidar com o arquivo como um simples depósito de documentos, quando na realidade, o arquivo é um valioso centro de informações.

Para evitar que isso aconteça, criamos este post com 10 dicas para administrar os documentos da sua clínica/consultório da melhor forma possível. Confira!

1. Atente para os documentos funcionais

Os documentos referentes a funcionários e prestadores de serviços devem ser armazenados por um longo período pelas empresas. Tendo isso em vista, cada profissional deve ter sua própria caixa ou pasta de arquivos, contendo toda a papelada desde sua contratação, com os comprovantes salariais, laudos de exames periódicos, concessão de férias, entre outros.

Os arquivos devem estar arquivados para fornecer informações, segurança e proteção para o seu estabelecimento. Se vier um fiscal trabalhista, por exemplo, você precisa saber onde estão os comprovantes dos seus colaboradores.

2. Utilize o arquivo suspenso

Para dados que requerem armazenamento em papel, é interessante manter um arquivo suspenso e organizar os documentos de seus clientes — e os da própria empresa, é claro. Dessa forma, os novos documentos podem ser alocados na pasta correspondente.

Se algum papel precisar ser jogado fora, o ideal é sinalizar no documento a data para o descarte. Desse modo, tudo se manterá organizado e não será necessário realizar “faxinas” periódicas.

3. Fique de olho na temporalidade

Alguns tipos de papéis devem ser preservados para sempre. Outros precisam obedecer a um prazo determinado. Fique de olho nisso para não guardar documentos que já expiraram e principalmente para não perder aqueles que ainda precisam ser mantidos. Cada tipo tem suas próprias tabelas. Portanto, pesquise as que são referentes a cada um.

Confira abaixo uma lista de prazos de expiração de documentos:

• comprovantes de pagamento de tributos da Previdência Social: prazo de, no mínimo, 30 anos. Esses documentos podem ser guardados digitalmente, porém, ainda assim, é obrigatório tê-los em papel;

• IPTU, IPVA e Extratos Bancários: prazo de 5 anos;

• financiamentos ou consórcios: deverão ser armazenados até a quitação do bem que foi adquirido;

• recibos de aluguel e condomínio: até o término do contrato de uso do imóvel;

• nota fiscal de compra de bens: até o prazo de garantia;

• água, telefone, luz, gás e outras contas de consumo: deverão ser guardadas por 90 dias ou até 5 anos, por precaução;

• escritura de imóvel, PIS e CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social): permanentemente.

Depois que estiver organizado, mantenha tudo funcionando em ordem. Toda vez que pegar um arquivo, devolva para o seu devido lugar, para evitar que a bagunça inicie novamente.

4. Contrate um serviço de Guarda Documentos

Se você não tem mais espaço para armazenar seus documentos que não podem ser dispensados, terceirize seu arquivo para um Guarda Documentos, que nada mais é do que uma empresa que armazena e toma conta dos seus documentos.

Com um serviço desse tipo, é possível guardar e gerir documentos, arquivos, resultados de exames, prontuários e equipamento de escritório fora de uso. Para quem não tolera bagunça, a solução ideal depende apenas da escolha do tamanho do box para arquivar tudo isso.

Assim, você paga pelo tempo que utilizar o serviço e tem a garantia de que seus documentos armazenados estarão em segurança e no ambiente ideal de conservação. É um serviço que funciona perfeitamente bem em estabelecimentos que estão procurando se instalar em outro local e precisam assegurar a proteção de suas informações.

5. Digitalize seus documentos

No cotidiano empresarial, comprometer tempo buscando dados em papel pode significar um enorme prejuízo — isso sem falar no quão vulneráveis ficam os documentos armazenados dessa forma. Sendo assim, investir na digitalização de documentos pode eliminar o problema e ainda poupar espaço no ambiente.

Muitas empresas têm buscado organizar os documentos de seus clientes dessa forma, já que é uma maneira prática, segura e econômica. Confira mais algumas vantagens de um sistema de digitalização:

Aumenta a segurança

Manter os documentos médicos (físicos) em segurança, dentro de pastas e/ou caixas de arquivo não é uma prática muito eficiente, pois há o risco de pessoas não autorizadas terem acesso aos prontuários de pacientes, o que pode causar diversos problemas.

A digitalização desses prontuários garante mais segurança. Dessa forma, somente quem é autorizado terá acesso a esses documentos. Para você ter uma ideia da eficiência desse tipo de sistema, ele relata imediatamente quem acessou e quando foi acessado um determinado documento.

Reduz custos com impressão

A sua clínica sentirá rapidamente a diminuição de custos referentes ao consumo de materiais para impressão: tintas e pacotes de sulfite. Essa mudança torna o seu negócio sustentável instantaneamente, o que é uma grande vantagem em relação à visão positiva dos pacientes perante o seu negócio.

 

Aumenta a responsabilidade dos funcionários

O uso de arquivos eletrônicos também eleva a responsabilidade dos funcionários em relação aos procedimentos tradicionais de manutenção de documentos. Com a digitalização de receitas, exames, pedidos, prontuários etc., o acesso torna-se rápido, o que melhora o fluxo de trabalho de toda a equipe do consultório.

Melhora o atendimento ao paciente

Com mais agilidade na entrega de resultados aos pacientes, o processo aumenta a precisão e, ao mesmo tempo, melhora a comunicação dos dados do paciente no sistema.

Quando uma pessoa solicita um documento médico, em vez de ficar muito tempo localizando, você terá tudo o que precisa em seu computador, reduzindo o tempo de espera tanto do paciente quanto do médico, que pode solicitar um resultado específico, por exemplo.

Mais espaço físico

Uma enorme sala de caixas de arquivos pode se transformar em um PC de servidor de imagens para toda a clínica. Se você considerar o custo que isso significa para o estabelecimento, verá que a digitalização fica muito mais barata.

 

6. Crie pastas no computador ao organizar documentos da clínica

Ao armazenar os dados no computador, o ideal é criar diversas pastas e subpastas para organizar documentos da clínica. Por exemplo, ao criar a pasta “Pendências financeiras”, podem ser criadas subpastas como “Boletos”, “Duplicatas”, “Contas a pagar” etc. Assim, quem precisar ter acesso a algum documento conseguirá fazê-lo de maneira intuitiva e, consequentemente, muito mais rápida.

7. Exclua aquilo que não é necessário

Quando você for ordenar seus documentos nas pastas criadas, perceberá que alguns deles são inúteis. Esses são os você deve excluir imediatamente, pois só atrapalharão a sua organização geral. Se a foto de um exame ficou borrada e não vai servir, apague. Se salvou sem querer um prontuário incompleto e que não pretender concluir, apague também. Adicionalmente, nunca se esqueça de esvaziar a lixeira do PC com frequência.

Esta é a dica de ouro: não adianta nada você criar o melhor sistema de organização de arquivos do mundo se não conseguir mantê-lo. Portanto, faça com que todos os documentos que chegam em seu computador sejam direcionados para a pasta correspondente e com o nome padronizado. Dessa maneira, fica fácil de gerenciar seus registros e você não se perde quando quiser localizar algo.

8. Utilize o compartilhamento na nuvem

Esse tipo de armazenamento está muito em voga, pois facilita de sobremaneira a organização dos arquivos, reduzindo toda a busca de espaço para armazenar os documentos no desktop. A guarda em nuvem viabiliza a sincronização das informações digitalizadas com a plataforma, sem demandar por conexão via cabo. É uma excelente forma de armazenar e compartilhar os arquivos da empresa.

 

9. Faça backups constantes

Deixar todos os arquivos salvos somente em seu computador é muito arriscado. Afinal, nunca se sabe quando ele vai sofrer uma pane no sistema e levar consigo todos os seus documentos importantes. Para evitar que isso ocorra, busque maneiras de fazer um backup de seus dados, seja por meio de mídias físicas (pen drive ou HD externo), seja por meio de mídias online (nuvem).

10. Crie uma política de organização

Não é só você e poucas pessoas que devem saber a política de gestão de documentos da sua clínica, mas todos os que fazem parte dela. Crie um manual básico com procedimentos claros e objetivos sobre a importância de armazenar cada tipo de documento. Caso um funcionário seja desligado ou peça demissão, treine o seu substituto imediatamente após a admissão para manter a efetividade dos serviços do seu consultório.

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Como você faz para organizar documentos da clínica? Tem alguma outra dica que queira compartilhar? Deixe um comentário aqui no post!