Em primeiro lugar é uma proteção para os documentos da empresa, evita que eles sejam danificados ou extraviados, possibilita manter os documentos organizados - dando mais praticidade na busca dos documentos, logo poupando tempo, algo tão valioso para a empresa. Alguns documentos não podem ser descartados e devem ser mantidos em segurança por um longo período.
TERCEIRIZAR A GUARDA DOS DOCUMENTOS DA EMPRESA É MUITO VANTAJOSO!!!
Os perigos que os documentos correm ao ficarem em um lugar inapropriado são muitos, podem estar sujeitos a local com infiltrações, poeira, fogo e até mesmo insetos podem dar fim ao acervo da empresa.
Terceirizar seus documentos para uma empresa de guarda de documentos, tem a vantagem de estar em um lugar adequado e seguro, com certeza é a melhor solução, vale a pena ter em mente que isto não será um gasto e sim, investimento que o gestor fará para a empresa.
O Gestor deve, antes de armazenar os documentos ter em mente que deverá ter alguns cuidados com escolha da empresa terceirizada:
Buscar saber como o prestador do serviço irá analisar o estado em que os documentos estão guardados, como irá fazer a organização desse acervo, sempre lembrando que essa organização deve atender às necessidades do cliente.
Como será feito o cadastro e classificação do conteúdo das caixas que deve estar claro e objetivo, para ser inserido no sistema da empresa terceirizada e está disponibilizará ao cliente para consulta online.
- Importante também ao gestor, verificar se a empresa terceirizada tem um local adequado para o acondicionamento do acervo, a fim de prevenir que os documentos sofram algum desgaste ou deterioração com o tempo.
- É preciso que a iluminação da terceirizada seja natural, com ventilação natural, sem energia elétrica, dando maior segurança ao acondicionamento do acervo.
- Importante saber que tipo de documento deve ser guardado e seu tempo de guarda, com a execução de uma tabela de temporalidade em conjunto com o responsável de cada setor da empresa.
Os benefícios da guarda física de documentos são mensuráveis, a empresa não perderá prazos em ações trabalhistas procurando documentos, manterá seu acervo fiscal a mão, não perdendo prazo de apresentação em tempo na fiscalização, assegurará a integridade dos documentos, terá os mesmos em um sistema online para realizar consultas e solicitações na empresa e, ainda, economia de mão de obra dentre outras.
Nós da Box 613 temos toda infraestrutura para atender sua empresa, venha conhecer mais dos benefícios de terceirizar seu acervo aqui na Box 613!
