Imagina quanto tempo você pode estar perdendo imprimindo e reimprimindo
documentos, levando para diferentes setores, pedindo aprovação, cobrando
liberação dos funcionários, ou questionando o paradeiro…
Nessa rotina caótica, o documento pode ser perdido ou danificado,
prejudicando o atendimento e gerando desconfiança por parte dos
clientes.
Para que sua empresa otimize o tempo, o atendimento aos clientes, o
trabalho e consequentemente, o lucro, é importante ter um processo de
trabalho organizado, que todos os funcionário conheçam bem.
Implantar o Workflow pode ser trabalhoso, mas com o tempo, toda a equipe
percebe os benefícios já que todos saberão onde está cada fase do
trabalho, cada documento e quem está responsável pelas tarefas, evitando
dúvidas, vai e volta e muitas enrolações.
No Workflow, o documento passa por um processo previsível e pré
determinado, desde a criação até a sua versão final.
Esse nome indica uma série de ações realizadas pela equipe que fazem
sempre as mesmas ações, como se fosse uma linha de produção de fábrica e
cada colaborador fica responsável por uma fase.
Por exemplo: Criamos um contrato, que é encaminhado para a aprovação e
análise, verifica-se a necessidade de correções. Se precisar ser
alterado, o papel volta para a primeira etapa, ou enviado diretamente
para o cliente assinar, assim que for liberado pela equipe.
Além disso, o documento físico, pode ser facilmente substituído pelo
digital, de acordo com o workflow, que seguirá uma sequência lógica para
manter a organização, realizando sempre as verificações, correções e
inconsistências, economizando tempo e dinheiro.
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