Blog

Em primeiro lugar é uma proteção para os documentos da empresa, evita que eles sejam danificados ou extraviados, possibilita manter os documentos organizados - dando mais praticidade na busca dos documentos, logo poupando tempo, algo tão valioso para a empresa. Alguns documentos não podem ser descartados e devem ser mantidos em segurança por um longo período.

TERCEIRIZAR A GUARDA DOS DOCUMENTOS DA EMPRESA É MUITO VANTAJOSO!!!

Os perigos que os documentos correm ao ficarem em um lugar inapropriado são muitos, podem estar sujeitos a local com infiltrações, poeira, fogo e até mesmo insetos podem dar fim ao acervo da empresa.
Terceirizar seus documentos para uma empresa de guarda de documentos, tem a vantagem de estar em um lugar adequado e seguro, com certeza é a melhor solução, vale a pena ter em mente que isto não será um gasto e sim, investimento que o gestor fará para a empresa.

O Gestor deve, antes de armazenar os documentos ter em mente que deverá ter alguns cuidados com escolha da empresa terceirizada:
Buscar saber como o prestador do serviço irá analisar o estado em que os documentos estão guardados, como irá fazer a organização desse acervo, sempre lembrando que essa organização deve atender às necessidades do cliente.

Como será feito o cadastro e classificação do conteúdo das caixas que deve estar claro e objetivo, para ser inserido no sistema da empresa terceirizada e está disponibilizará ao cliente para consulta online.

• Importante também ao gestor, verificar se a empresa terceirizada tem um local adequado para o acondicionamento do acervo, a fim de prevenir que os documentos sofram algum desgaste ou deterioração com o tempo.
• É preciso que a iluminação da terceirizada seja natural, com ventilação natural, sem energia elétrica, dando maior segurança ao acondicionamento do acervo.
• Importante saber que tipo de documento deve ser guardado e seu tempo de guarda, com a execução de uma tabela de temporalidade em conjunto com o responsável de cada setor da empresa.

Os benefícios da guarda física de documentos são mensuráveis, a empresa não perderá prazos em ações trabalhistas procurando documentos, manterá seu acervo fiscal a mão, não perdendo prazo de apresentação em tempo na fiscalização, assegurará a integridade dos documentos, terá os mesmos em um sistema online para realizar consultas e solicitações na empresa e, ainda, economia de mão de obra dentre outras.
Nós da Box 613 temos toda infraestrutura para atender sua empresa, venha conhecer mais dos benefícios de terceirizar seu acervo aqui na Box 613!

Todos nós em alguma fase da vida ouvimos, ou repetimos, a frase "tempo é dinheiro", mas isso não corresponde à realidade, então por que repetimos e ainda ouvimos isso?

"Na obra do pensador grego, o filósofo maçom estadunidense Benjamim Franklin (1706 a 1790) chegou à conclusão de que "tempo é dinheiro". Tal frase carrega a ideia de que, quando não estamos produzindo para ser recompensados, estamos deixando de ganhar, portanto, perdendo dinheiro". Ocorre que isso não corresponde à realidade, pois muitas vezes o que parece perda de tempo é apenas uma pausa para descansar a mente e ter ideias mais produtivas.

Tempo é muito mais importante na vida de uma pessoa que o dinheiro, mas vai haver quem diga, como?
Simples, o dinheiro você consegue recuperar com o seu trabalho, senão todo, uma parte ou até muito mais, mas o tempo, esse, uma vez perdido jamais volta para você!

O tempo você não recupera, já o dinheiro você tem a possibilidade de recuperar, assim, aproveite o seu tempo com sabedoria, pois ele não volta!
Jim Brow, cita a seguinte frase" Os homens perdem a saúde para juntar dinheiro, depois perdem o dinheiro para recuperar a saúde ".

Nós da Box estamos aqui para facilitar a sua vida e você poder aproveitar o seu tempo e economizar o seu dinheiro !

Todas as empresas precisam seguir as normas previstas na Consolidação das
Leis do Trabalho, dentre elas a realização dos exames admissional e
demissional, regido pelo Artigo 168 da CLT e faz parte do Programa de
Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), previsto pela Norma
Regulamentadora 7 do Ministério do Trabalho, tanto no momento da
contratação (admissão) e na demissão do colaborador. Deixar de cumprir
essas exigências pode acarretar problemas para a empresa e até  prejudicar o
colaborador.

Os exames admissionais e demissionais são fundamentais para garantir a
segurança da empresa, tanto no início quanto no final da relação trabalhista.

O exame admissional, para a empresa, é uma garantia de que o colaborador
está em plena condição física e psíquica para exercer as funções para o
serviço ao qual está sendo contratado.

O exame é realizado por um médico especializado em saúde ocupacional, que
através de uma entrevista, em consulta com o candidato a colaborador da
empresa, buscará identificar possíveis doenças e o estado de saúde de
forma geral do colaborador, nessa consulta o colaborador passará por uma
aferição de pressão arterial, aferição dos batimentos cardíacos, exame de
sangue, dentre outros exames que sejam necessários, dependendo da função
que o colaborador irá exercer na empresa, entretanto vale lembrar que não
podem ser solicitados ao colaborador, testes de gravidez e HIV, pois são
consideradas práticas discriminatórias, portanto prática ilegal.

Concluído o exame, o médico emite o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO).

O exame demissional é realizado quando o colaborador é desligado de suas
funções. Esse exame serve para comprovar o estado de saúde física e
psíquica do colaborador no momento em que ele sai da empresa.

O objetivo é evitar que haja a alegação de doenças ou outros problemas
decorrentes das atividades exercidas e deixar claro que, na data do
desligamento, o profissional estava em plenas condições físicas e psíquicas, o
que é uma segurança para a empresa que se resguarda em possíveis ações
trabalhistas após a saída do colaborador.

O procedimento do exame demissional é o mesmo do admissional, após a
realização do exame, o médico emite o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO),
obrigatório para a realização da homologação da rescisão do contrato de
trabalho.

A não realização dos exames ocupacionais caracteriza infração contra as
normas de Segurança e Medicina do Trabalho e sujeita a empresa à multa
prevista no anexo II da Portaria MTb n.º 290/1997 e pode ser cobrada em
dobro em caso de reincidência.

A Lei Nº 13.784, mais conhecida como “Lei da liberdade econômica”, trouxe diversas mudanças para trabalhadores, empresas e para o próprio governo. Para as empresas o grande avanço foi a possibilidade de descartar documentos físicos de forma segura, possibilitando reduzir custos para a empresa.
“Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.”

No artigo 9º do decreto estabelece que, após o processo de digitalização feito com certificação digital o documento físico poderá ser descartado, "ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico". Para saber se um documento tem ou não valor histórico, é preciso conhecer o seu segmento e suas atividade fim.
“Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.”

Nos vários segmentos de atuação de uma empresa, com o passar dos anos, é comum o acumulo de documentos por conta de processos e demandas do dia a dia. Muitos empresários ficam em dúvida sobre o armazenamento dos documentos, sobretudo com relação ao prazo de guarda dos documentos e ainda como fazer essa guarda de maneira prática e segura, baseados no ciclo de vida de cada documento, de modo que consiga guardar os documentos organizados, com mais facilidade e por tempo determinado. Para isso é possível usar um instrumento conhecido como tabela de temporalidade, um instrumento que define o prazo de existência de um documento e o destino dele após o término desse período. Esse instrumento é baseado na legislação do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ que é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão de documentos.

Uma solução para o descarte de poucos documentos é o uso do triturador de papel, instrumento comum em caso ou no escritório, entretanto, em casa ou no trabalho,o descarte dos documentos não deve ser feito no lixo comum, afinal, eles podem conter dados pessoais como RG, CPF e endereço que podem ser utilizados de forma incorreta por pessoas mal intencionadas.

EXISTEM empresas no mercado que trabalham com a guarda e gestão de documentos e essas empresas realizam o descarte como uma forma de agregar valor aos seus serviços, essa é a forma mais segura e ecologicamente correta de eliminar documentos. Assim, através da contratação de uma empresa especializada na guarda e gestão documental é uma forma segura de contratar também, a eliminação segura de documentos.

Ficou com dúvidas sobre o processo?

Envie uma mensagem para nós.

Ao implementar um novo método na sua empresa, é importante estar atento
às legislações e regras que regem a área para evitar multas, perdas e
outros possíveis danos, principalmente quando se trata de documentos.

Se você já digitaliza ou pretende iniciar o processo com os arquivos da
empresa, precisa conhecer melhor o Decreto nº 10.278 que define as
técnicas e requisitos mínimos necessários para a prática e para que os
documentos digitais tenham validade legal. E se ainda não conhece o
decreto, nós vamos te explicar melhor e listar quais padrões devem ser
seguidos nesse post. Confira!

Primeiramente, precisamos relembrar da Lei da Liberdade Econômica, que
permite a digitalização de documentos, desde que a autenticidade possa
ser comprovada, liberando a guarda de documentos físicos por 5 anos.

E o Decreto foi feito para complementar essa lei, tendo como objetivo
esclarecer a técnicas que devem ser empregadas e quais exigências
garantem o valor do arquivo digital.

A partir daí, o Decreto determina que os documentos físicos
digitalizados podem ser produzidos por pessoas físicas ou jurídicas, mas
ficam excluídos aqueles que já foram produzidos no formato digital
originalmente.

Também não se enquadra nas normas documentos ligados a operações e
transações financeiras, em microfilme, de audiovisual, de identificação
e de porte obrigatório (CNH, passaporte, carteira de trabalho,
certificado de reservista e documento de licenciamento anual do veículo
(CLA)).

O decreto também afirma que devem ser usados procedimentos e tecnologias
que possam assegurar a integridade dos documentos, rastreabilidade,
qualidade da imagem, legibilidade, confidencialidade e transparência.

As empresas privadas devem se atentar a escolha de um método que seja
aprovado por todas as partes envolvidas (clientes, fornecedores,
funcionários e/ou parceiros).

Ao seguir essa normas, protegemos os documentos de qualquer tipo de
alterações, destruição, acesso e reprodução que não foram permitidos,
enquanto facilita a localização e gerenciamento. Além disso, é possível
fazer o processo de descarte seguro das versões físicas, economizando
espaço, dinheiro e tempo!

Se você está pensando em digitalizar os arquivos da sua empresa e
precisa de ajuda profissional, conte conosco, pois somos especialistas
no assunto!

Para assinar um documento, você ou sua equipe precisam se deslocar para
outro lugar, o que leva tempo e torna a rotina da empresa mais
complicada?

Então você precisa conhecer a assinatura eletrônica e nós te contamos
tudo sobre esse recurso! Confira abaixo:

O uso de documentos e contratos é essencial desde a fase inicial até o
contato final com clientes, funcionários, parceiros… e por isso a gestão
documental precisa ser simplificada e agilizada, já que assim
economizamos tempo e dinheiro.

E a assinatura eletrônica está sendo cada vez mais usada como um método
de gerenciamento de documentos que também melhora o fluxo de trabalho.
Assim, ao invés dos colaborado esperarem horas e dias pela assinatura de
um documento e atrasar todo o processo de trabalho, tudo isso pode ser
feito pela internet!

A assinatura eletrônica á uma ferramenta instantânea, prática e segura
que mantém a organização e produtividade, através do uso do software e
gerenciamento eletrônico de documentos (GED) que possibilita o
armazenamento de arquivos e dados.

Ela tem o mesma validade legal da manuscrita e é definida como a geração
de símbolos autorizados pelo indivíduo para validar e verificar um
documento e ficou ainda mais em alta durante a pandemia.

Existem 3 tipo de assinaturas eletrônicas:

1. Simples, que é feita por um usuário cadastrado por biometria, login,
senha, e-mail, aceitação de termos e confirmação via SMS.
2. Avançada, que usa métodos matemáticos (criptográficos) para codificar
o conteúdo e representação do documento, pra acusar qualquer tipo de
modificação. É feito um padrão de identificação do dono, estabelecendo
um padrão de alta segurança.
3. Qualificada: depende da chave pública (ICP-Brasil) que é obtida a pós
o serviço de criação, controle, renovação e autenticação através de uma
certificadora credenciada para certificar o uso. Oferece segurança de
alto nível e integridade do documento.

Assim como a digitalização de documentos, a assinatura é mais uma
maneira de facilitar os processos, por ser mais ágil que o envio de
documentos por motoboys, correios e etc..

Assim, colaboradores, fornecedores e clientes podem assinar documentos
de forma segura por meio do computador ou smartphone, em apenas alguns
segundos.

Tudo isso aumenta a produtividade, reduz custos, acelera a tomada de
decisões, economiza muito espaço no escritório, já que você não
precisara imprimir e armazenar muitos papeis, minimiza os riscos de
fraudes, melhora a experiência do cliente, e é mais ecológico!

Em caso de dúvidas, saiba que estamos à disposição para te ajudar!

Empresas de diferentes áreas lidam diariamente com um grande fluxo
documental, que precisa se manter organizado para manter a
produtividade, competitividade e até mesmo a harmonia na equipe.

Se isso não ocorrer, os colaboradores perderão horas procurando arquivos
importantes, alguém poderá perdê-lo, o papel fica desgastado, rasgado,
manchado... Tudo isso, prejudica o cumprimento de obrigações legais e
fiscais e ainda afeta o bom relacionamento com clientes.

Para te ajudar criar uma boa relação com os documentos da sua área da
sua empresa, trouxemos algumas instruções:

Finanças: possui papéis contábeis com informações de balanços,
demonstração de resultados, da mutação do patrimônio líquido e de fluxos
de caixa, por exemplo.
Recursos humanos: reservam os currículos documentos relacionados a
recrutamento, seleção e contratação.
Marketing: podem contar com pesquisas de mercado, comunicação com o
cliente e estratégias.
Departamento comercial: possui documentos com objetivos e oportunidades
de negócios e relatórios.
Área de compras: juntam os notas fiscais, recibos, pedidos e dados de
clientes e fornecedores, produtos, serviços e o estoque da empresa.
Logística e distribuição: reservam os papeis de vendedores,
fornecedores, fabricantes, distribuidores, clientes e o atendimento pós
venda.

Se todas essas informações estiverem fora de ordem, atrapalha toda o
funcionamento da companhia e a maioria das decisões de negócios
necessárias.

Portanto, procure organizá-los de acordo com a área, com pastas de cores
correspondentes e/ou etiquetas que especificam do que se trata,
deixando-as visíveis. Mantenha-as em um espaço protegido do dano de
poeira, sol, umidade e insetos, como as prateleiras.

No caso das notas fiscais, deixe-as separadas em pastas de acordo com o
nome do fornecedor, com os boletos de pagamentos anexados. E para cada
funcionário, reserve toda a documentação desde sua admissão, junto com
laudos de exames, comprovantes de pagamentos, férias, licenças, e
outros.

Por outro lado, se houver uma boa gestão, conseguimos as seguintes
vantagens:

Busca e recuperação de documentos mais rápida e eficaz;
Redução de espaço;
Economiza muito tempo e dinheiro;
Aumenta a qualidade no atendimento;
Facilita a mensuração de eficácia de estratégias e a unificação de
procedimentos.

Você ainda pode digitalizar essas informações para acessá-las com
rapidez e preservar as informações. Aqui na Box 613 nós organizamos,
digitalizamos e armazenamos os documentos da sua empresa de acordo com
as suas necessidades!

Conte conosco para ajudar!

Ao administrar uma empresa, é essencial ter atenção a gestão de
documentos para evitar multas, perdas, gastos desnecessários, manter o
bom fluxo e rotinas operacionais e ter um bom controle de informações.

Com uma boa gestão da tabela de temporalidade pode-se reduzir espaço
físico, definir e otimizar fluxos, recuperação de informações mais
rápida e grande eficiência no gerencialmente de documentos.

Para atingir esse objetivo, é importante ter conhecimento da tabela de
temporalidade documental (TTD), bastante utilizada e conhecida em órgãos
públicos. Essa é uma ferramenta que define o prazo de existência e
guarda de documentos e até mesmo o que deve ser feito após a validade do
arquivo chegar ao fim.

Resumindo, a TTD define o ciclo de vida, prazo de guarda, frequência de
utilização e destinação final dos documentos.

Ela é um documento institucional, que precisa ser utilizada
principalmente por empresas que atuam com grande volume de documentos
físicos, mas é viável para empresas de qualquer tamanho, ramo e
estrutura. Com ela, os arquivos podem ser classificados como:

Setoriais que ficam na empresas por serem usados com maior frequência;
Centrais que ficam no local, mas podem ser solicitados em outros
setores;
Intermediários, que são arquivados e sob responsabilidade de alguma
entidade pública.

Existem também outras classificações técnicas relacionadas ao ciclo de
vida dos documentos.

Cada empresa deve preparar uma TTD, de acordo com o gerenciamento de
documentos e setor em que atua, incluindo os membros dos setores que
lidam diariamente com esses arquivos. Na tabela, podemos incluir as
seguintes colunas:

Ciclo de vida, que aborda todo o trajeto do arquivo, desde sua produção
até a destinação final, classificando de acordo com a frequência de
consulta, quando serão encerrados; que não são consultados, mas aguardam
destinação; e aqueles que tem valor informativo, probatório ou
histórico-cultural. Além de frequência de uso, definidos entre alta,
média e baixa.

E enfim, o prazo de guarda e destinação, onde se estabelece de forma
legal a ficha pessoal do profissional. Para determinar esses fatores, é
necessário consultar as leis que abordam essa questão e a possibilidade
de digitalização de documentos.

Por fim, é essencial manter a TTD atualizada constantemente,
considerando a data de criação, hierarquia, importância e tipo de
documento, quando a conta foi aprovada e quando foi quitada.

Para facilitar essa relação, trouxemos o prazo de validade geral dos
documentos:
Acordo, ajustes, contratos e convênios: 5 a 10 anos;
Sindicatos e dissídios: 5 anos;
FGTS: 5 anos na fase corrente e 47 na intermediária;
Aposentadoria: 5 anos na etapa corrente e 95 na intermediária;
Compras: 5 anos.

Se você tem alguma dúvida, pode contar conosco para ajudar!

A digitalização é um processo moderno e inevitável nas empresas por
trazer inúmeros benefícios para o nosso funcionamento. E por ser uma
novidade, também pode virar algo de alguns mitos, que podem atrapalhar
sua aproximação da modernidade. Portanto, vamos esclarecer algumas
inverdades no nosso post de hoje. Confira!

A digitalização exige muitos equipamentos caros.
Na verdade, esse processo é simples e se trata da transformação de uma
imagem analógica para uma imagem digital, através de um scanner, em um
sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Ou seja, é um
processo descomplicado e tornou o termo "escritório paperless" (sem
papel) cada vez mais comum.

Alguns documentos já “nascem” digitais.
Verdade! O e-mail e o PDF são exemplos famosos, que aceleram os
circuitos de decisão, colocando as imagens digitais em plataformas de
gestão documental competentes.

Eles não servem como prova judicial.
Apesar do Estado privilegiar papéis como elemento de prova, as versões
digitais também podem ser usadas em ações judicias. Por isso, o governo
cria programas para ler esse tipo de arquivo e até mesmo para
administrar informações internas.

Quando digitalizamos não precisamos mais administrar os arquivos
Esse é um mito muito difundido! A organização e administração de
documentos são atividades que precisam ser constantes para não causar o
desequilíbrio de informações. Portanto, mesmo quando digitalizados, eles
precisam ser regularmente organizados e classificados para checarmos o
estado, atualizar e evitar imprevistos!

Tudo pode ser digitalizado.
É verdade, mas é importante que haja equilíbrio, priorização e
hierarquia nas informações. Por isso, avaliamos e selecionamos para que
a gestão documental e administrativa sejam eficazes.

Se você tem outras dúvidas sobe a digitalização, nos envie uma mensagem.
Ficaremos felizes em ajudar!