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Terça, 28 Setembro 2021 13:29

Conheça Melhor a Tabela de Temporalidade Documental

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Ao administrar uma empresa, é essencial ter atenção a gestão de
documentos para evitar multas, perdas, gastos desnecessários, manter o
bom fluxo e rotinas operacionais e ter um bom controle de informações.

Com uma boa gestão da tabela de temporalidade pode-se reduzir espaço
físico, definir e otimizar fluxos, recuperação de informações mais
rápida e grande eficiência no gerencialmente de documentos.

Para atingir esse objetivo, é importante ter conhecimento da tabela de
temporalidade documental (TTD), bastante utilizada e conhecida em órgãos
públicos. Essa é uma ferramenta que define o prazo de existência e
guarda de documentos e até mesmo o que deve ser feito após a validade do
arquivo chegar ao fim.

Resumindo, a TTD define o ciclo de vida, prazo de guarda, frequência de
utilização e destinação final dos documentos.

Ela é um documento institucional, que precisa ser utilizada
principalmente por empresas que atuam com grande volume de documentos
físicos, mas é viável para empresas de qualquer tamanho, ramo e
estrutura. Com ela, os arquivos podem ser classificados como:


Setoriais que ficam na empresas por serem usados com maior frequência;
Centrais que ficam no local, mas podem ser solicitados em outros
setores;
Intermediários, que são arquivados e sob responsabilidade de alguma
entidade pública.

Existem também outras classificações técnicas relacionadas ao ciclo de
vida dos documentos.

Cada empresa deve preparar uma TTD, de acordo com o gerenciamento de
documentos e setor em que atua, incluindo os membros dos setores que
lidam diariamente com esses arquivos. Na tabela, podemos incluir as
seguintes colunas:

Ciclo de vida, que aborda todo o trajeto do arquivo, desde sua produção
até a destinação final, classificando de acordo com a frequência de
consulta, quando serão encerrados; que não são consultados, mas aguardam
destinação; e aqueles que tem valor informativo, probatório ou
histórico-cultural. Além de frequência de uso, definidos entre alta,
média e baixa.

E enfim, o prazo de guarda e destinação, onde se estabelece de forma
legal a ficha pessoal do profissional. Para determinar esses fatores, é
necessário consultar as leis que abordam essa questão e a possibilidade
de digitalização de documentos.

Por fim, é essencial manter a TTD atualizada constantemente,
considerando a data de criação, hierarquia, importância e tipo de
documento, quando a conta foi aprovada e quando foi quitada.

Para facilitar essa relação, trouxemos o prazo de validade geral dos
documentos:
Acordo, ajustes, contratos e convênios: 5 a 10 anos;
Sindicatos e dissídios: 5 anos;
FGTS: 5 anos na fase corrente e 47 na intermediária;
Aposentadoria: 5 anos na etapa corrente e 95 na intermediária;
Compras: 5 anos.

Se você tem alguma dúvida, pode contar conosco para ajudar!

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