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Sexta, 22 Outubro 2021 21:21

Como Organizar os Documentos de Cada Área

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Empresas de diferentes áreas lidam diariamente com um grande fluxo
documental, que precisa se manter organizado para manter a
produtividade, competitividade e até mesmo a harmonia na equipe.

Se isso não ocorrer, os colaboradores perderão horas procurando arquivos
importantes, alguém poderá perdê-lo, o papel fica desgastado, rasgado,
manchado... Tudo isso, prejudica o cumprimento de obrigações legais e
fiscais e ainda afeta o bom relacionamento com clientes.

Para te ajudar criar uma boa relação com os documentos da sua área da
sua empresa, trouxemos algumas instruções:

Finanças: possui papéis contábeis com informações de balanços,
demonstração de resultados, da mutação do patrimônio líquido e de fluxos
de caixa, por exemplo.
Recursos humanos: reservam os currículos documentos relacionados a
recrutamento, seleção e contratação.
Marketing: podem contar com pesquisas de mercado, comunicação com o
cliente e estratégias.
Departamento comercial: possui documentos com objetivos e oportunidades
de negócios e relatórios.
Área de compras: juntam os notas fiscais, recibos, pedidos e dados de
clientes e fornecedores, produtos, serviços e o estoque da empresa.
Logística e distribuição: reservam os papeis de vendedores,
fornecedores, fabricantes, distribuidores, clientes e o atendimento pós
venda.

Se todas essas informações estiverem fora de ordem, atrapalha toda o
funcionamento da companhia e a maioria das decisões de negócios
necessárias.

Portanto, procure organizá-los de acordo com a área, com pastas de cores
correspondentes e/ou etiquetas que especificam do que se trata,
deixando-as visíveis. Mantenha-as em um espaço protegido do dano de
poeira, sol, umidade e insetos, como as prateleiras.

No caso das notas fiscais, deixe-as separadas em pastas de acordo com o
nome do fornecedor, com os boletos de pagamentos anexados. E para cada
funcionário, reserve toda a documentação desde sua admissão, junto com
laudos de exames, comprovantes de pagamentos, férias, licenças, e
outros.

Por outro lado, se houver uma boa gestão, conseguimos as seguintes
vantagens:

Busca e recuperação de documentos mais rápida e eficaz;
Redução de espaço;
Economiza muito tempo e dinheiro;
Aumenta a qualidade no atendimento;
Facilita a mensuração de eficácia de estratégias e a unificação de
procedimentos.

Você ainda pode digitalizar essas informações para acessá-las com
rapidez e preservar as informações. Aqui na Box 613 nós organizamos,
digitalizamos e armazenamos os documentos da sua empresa de acordo com
as suas necessidades!

Conte conosco para ajudar!

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