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Quarta, 03 Novembro 2021 20:37

Decreto 10.278 Determina REGRAS Para a DIGITALIZAÇÃO de DOCUMENTOS

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Ao implementar um novo método na sua empresa, é importante estar atento
às legislações e regras que regem a área para evitar multas, perdas e
outros possíveis danos, principalmente quando se trata de documentos.

Se você já digitaliza ou pretende iniciar o processo com os arquivos da
empresa, precisa conhecer melhor o Decreto nº 10.278 que define as
técnicas e requisitos mínimos necessários para a prática e para que os
documentos digitais tenham validade legal. E se ainda não conhece o
decreto, nós vamos te explicar melhor e listar quais padrões devem ser
seguidos nesse post. Confira!

Primeiramente, precisamos relembrar da Lei da Liberdade Econômica, que
permite a digitalização de documentos, desde que a autenticidade possa
ser comprovada, liberando a guarda de documentos físicos por 5 anos.

E o Decreto foi feito para complementar essa lei, tendo como objetivo
esclarecer a técnicas que devem ser empregadas e quais exigências
garantem o valor do arquivo digital.

A partir daí, o Decreto determina que os documentos físicos
digitalizados podem ser produzidos por pessoas físicas ou jurídicas, mas
ficam excluídos aqueles que já foram produzidos no formato digital
originalmente.

Também não se enquadra nas normas documentos ligados a operações e
transações financeiras, em microfilme, de audiovisual, de identificação
e de porte obrigatório (CNH, passaporte, carteira de trabalho,
certificado de reservista e documento de licenciamento anual do veículo
(CLA)).

O decreto também afirma que devem ser usados procedimentos e tecnologias
que possam assegurar a integridade dos documentos, rastreabilidade,
qualidade da imagem, legibilidade, confidencialidade e transparência.

As empresas privadas devem se atentar a escolha de um método que seja
aprovado por todas as partes envolvidas (clientes, fornecedores,
funcionários e/ou parceiros).

Ao seguir essa normas, protegemos os documentos de qualquer tipo de
alterações, destruição, acesso e reprodução que não foram permitidos,
enquanto facilita a localização e gerenciamento. Além disso, é possível
fazer o processo de descarte seguro das versões físicas, economizando
espaço, dinheiro e tempo!

Se você está pensando em digitalizar os arquivos da sua empresa e
precisa de ajuda profissional, conte conosco, pois somos especialistas
no assunto!

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