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Em português, Self Storage significa auto armazenamento, onde você pode
guardar móveis, documentos, estoque de lojas e qualquer outro objeto que
desejar. Aqui no Brasil, esse tipo de serviço está se tornando cada dia
mais popular por trazer facilidade para pessoas físicas e jurídicas.

E você já se perguntou como ele funciona?

É bem simples: o cliente avalia os tamanhos de boxes ou espaços
disponíveis e escolhe a opção que mais lhe convém, de acordo com a
quantidade de itens que precisam ser guardados. Como existe uma
variedade considerável de opções você pode usá-lo para guardar móveis,
documentos menores, arquivo morto, estoque até máquinas!

Depois, o cliente tranca o espaço e só você terá acesso ao chave e
poderá conferir o dia e a hora que quiser. Além disso, seus pertences
ficam assegurados com sistemas de câmera.

Ou seja, são 3 passos bem simples: 1. Separar o que precisa guardar; 2.
Escolher seu box; 3. Armazenar, trancar e guardar a chave.

O nosso serviço oferece grande flexibilidade e facilidade de locação, o
fechamento de contrato é rápido e prático, de acordo com o prazo que
você precisar!

Por exemplo, sua loja ou empresa pode usar o self storage para guardar
documentos e estoque, economizando dinheiro de um aluguel de depósitos
que costumam ser mais altos.

Outra situação em que o self storage é se você está se mudança de casa
ou escritório, pode guardar seus bens com total segurança enquanto seu
ambiente estiver em reforma ou preparo.

Se você tem alguma dúvida, nos envie uma mensagem!

Os colaboradores são parte muito importante da empresa, pois
precisaremos confiar tarefas essenciais para que o negócio continue a
crescer, evitando inúmeros problemas e garantir a satisfação dos
clientes.

E para isso, é necessário acertar na contratação, escolhendo pessoas com
qualificação profissional e alinhados aos objetivos, cultura e estilo do
seu negócio. Para isso, você pode seguir alguns conselhos essenciais,
como:

Estudar a vaga:
Para compreender não só as funções, mas também as características
pessoais, perfil ideal, habilidades técnicas, tempo de experiência,
formação e até comportamentos adequados para a vaga. Considere também
que cada cargo exige uma abordagem diferente, e preparação para fazer
anúncios e filtragens.

Planeje o processo seletivo:
Dependendo da posição procurada e o perfil desejado para a vaga,
estrutura uma boa entrevista, teste teórico ou prático para conhecer
melhor o nível de conhecimento. Através de dinâmicas de grupo é possível
identificar o comportamento do candidato, para saber se ele tem um
perfil de líder, se é comunicativo, criativos, e etc...
É possível também pedir a resolução de um problema real da empresa, para
saber como ele lidaria com a situação.

Planeje bem o anúncio da vaga:
Nele, mencione todas as capacidades e características desejadas para que
todos possam compreender e evitar o envio de currículos que não se
encaixam na vaga.

Na fase da triagem, foque nas competências para assumir a vaga,
conferindo os requisitos, a formação, tempo e experiência e não tenha
pena de descartar candidatos que não se encaixem por pouco!

Faça as perguntas certas:
Aproveite as oportunidades para fazer perguntas reveladoras, fugindo de
questões óbvias para evitar respostas ensaiadas. Pergunte sobre grandes
conquistas, objetivos e o que ele espera daquela função. Observe também
seu comportamento e sua forma de responder, sempre focando na
qualificação profissional do candidato!

Gostou das nossas dicas? Compartilhe com um amigo gestor!

Você já ouviu falar de gestão documental?

Independente do tamanho da sua empresa, ou do seu modelo de negócio,
certamente você precisa lidar com documentos diariamente, sejam eles
recibos, fichas, notas fiscais….

E no começo pode parecer fácil manter esses arquivos organizados porque
são poucos. Mas com o passar do tempo, novos funcionários e clientes
surgem e aumenta significativamente o tamanho dessa pilha de papel e
pode prejudicar o crescimento do seu negócio.

Por isso, é essencial ter um sistema de gestão documental logo no
início, assim você torna sua empresa menos burocrática, otimiza o
atendimento ao cliente e aumenta a produtividade das equipes.

A gestão documental é, na verdade, diversos processos que garantem boa
criação, armazenamento e uso das informações, gerenciando todos os
arquivos para que a empresa saiba onde ele está no momento em que se
precisa. Ou seja, nesse tipo de gestão garantimos a boa administração de
informações mais importantes da sua empresa!

Além da boa organização, esse tipo de cuidado garante assertividade no
trabalho, maior produtividade e principalmente a lucratividade, já que
sabemos que o tempo perdido procurando ou refazendo documentos poderia
ser gasto gerando mais dinheiro para a companhia.

Ou seja, a gestão documental garante os seguintes benefícios para a sua
empresa:

Segurança jurídica;
Protege informações delicadas da empresa, equipe e clientes;
Preserva o histórico empresarial;
Reduz custos;
Aumenta a produtividade.

Aqui na Box 613 nós te ajudamos com a digitalização e armazenamento dos
documentos da sua empresa, para que você possa focar no crescimento do
seu sonho com mais tranquilidade!

Se tiver dúvidas, nos envie uma mensagem!

Quem possui uma coleção já investiu dinheiro e tempo para construi-la. E
principalmente, esses itens possuem valor sentimental, pois nos lembram
de épocas e momentos muito agradáveis! Por isso, eles precisam ser muito
bem cuidados, já que são difíceis de serem encontrados no mercado para
serem substituídos.

Ou seja, eles não podem ser armazenados sem cuidado. Eles também
demandam espaço e segurança, algo que pode ser difícil ter quando temos
crianças e animais de estimação em casa. Pensando nessas dificuldades,
trouxemos algumas dicas para você cuidar bem da sua coleção:

1. Classifique-os e revise essa organização com frequência para que você
saiba exatamente o que tem para evitar perdas e compras repetidas,
principalmente itens de alto valor.

2. Mantenha-os bem conservados, para evitar o acúmulo de poeira, faça a
limpeza com espanador, panos úmidos e produtos de limpeza específicos
para o material. Dependendo do tamanho e das características, essa
higienização pode ser feita semanalmente ou mensalmente. Se você mora em
locais movimentados, com muita poeira e maresia, é importante limpar com
mais frequência;

3. Mantenha-os longe do sol para não ficar com a cor desbotada, frágil e
mole. Por isso, armazene em local fechado, com cortina e protegido da
umidade para evitar o contato com mofo e oxidação;

4. Armazene em local adequado, para evitar o empilhamento, abafamentos,
mofo, cupins e outros danos. Se puder, deixe-os trancados em um local
com espaço, como armários com chaves, prateleiras ou um cômodo inteiro;

5. Inclua seus itens na decoração, para evitar que fique armazenados sem
manuseamento, manter a limpeza periódica e personalizar sua casa. Por
exemplo, muitas pessoas fixam discos de vinil em paredes!

6. Opte pelo Self Storage para armazenar seus itens preciosos! Aqui nos
temos diferentes tamanhos adequados para sua coleção, com segurança,
limpeza e livre de pragas e proteção contra danos causados pelo sol!

Quer saber mais? Entre em contato conosco!

Existem diferentes tipos de estoque baseados na intralogística e na
cultura que a empresa tem para gerir os produtos e a distribuição no dia
a dia. Essa organização precisa se basear não somente no espaço físico,
mas também em integrar e otimizar os processos internos e a entrega de
produtos para seus clientes.

Para tornar a logística interna mais eficiente é essencial conhecer os
tipos de estoque disponíveis e assim definir o mais adequado para seu
modelo de negócio.

Para definir o estoque da companhia, precisamos considerar os produtos
finais, insumos e embalagens que possuem seus próprios processos,
métodos e planejamentos. Além disso, a gestão de estoque também precisa
considerar a possibilidade de implementar mais de um padrão,
selecionando métodos que se complementem.

Entre os diferentes tipos de estoque estão:

- Antecipação: priorizar a distribuição de mercadorias que costumam ser
mais vendidas em determinadas épocas do ano, feito a partir de um estudo
prévio do mercado, históricos de venda e previsões factíveis;

- Proteção: prevê o resguardo caso aconteça alguma falha, perda, roubo
ou acidente e tem como objetivo suprir essa perda ao logo da
distribuição o quando antes. Costuma ser mais utilizado em empresas do
ramo alimentício ou de automobilismo;

- Regulador: se baseia na regulação de volumes de acordo com as demandas
e distribuições, implementada em empresas que possuem filiais em pontos
estratégicos, pontos de distribuição, com um volume mínimo para atender
aos consumidores. Sempre que houver a necessidade de reposição, o gestor
e a equipe vão fazer essa regulação, podendo retirar itens de outros
armazéns;

- Ciclo: é aplicado em empresas que possuem a própria produção e
montagens, onde cada ingrediente e insumo exige um tipo de armazenagem
específicos. Por isso, é necessário planejar a estocagem de cada fase
individualmente;

- Dropshipping: costuma ser utilizado por lojas virtuais, onde os
produtos permanecem armazenados e entregues pelo fornecedor, enquanto a
empresa realiza a venda, marketing e relacionamento. Nesse caso, o
fornecedor realiza a parte operacional;

Para fazer essa seleção, considere: Organização e planejamento interno,
otimização de processos, como alcançar a redução de custos, perdas e a
experiência do consumidor.

Se você tem dúvidas, entre em contato conosco, pois podemos ter ajudar a
organizar e otimizar o estoque da sua empresa com praticidade e
segurança!

Agora que você já sabe a importância de um bom gerenciamento de
documentos, deve estar se perguntando por onde começar, certo? Pensando
nisso, nós preparamos um guia para te ajudar!

O self storage é um tipo de serviço especializado que disponibiliza
espaços para você guardar seus pertences por quanto tempo for
necessário, fazendo com que economize espaço e evite perdas. Esse
recurso pode ser usado por empresas de diversos segmentos e também serve
para guardar outros tipos de materiais que não precisam estar no seu
ambiente de trabalho por tanto tempo.

Para otimizar o gerenciamento dos arquivos e o espaço, você pode tentar
os seguintes recursos:

1. Crie uma estratégia de organização personalizada para ter acesso
facilitado ao que você vai precisar com mais frequência;

2. Identifique as caixas e prateleiras com o tipo de material encontrado
ali e a data que foi guardada;

3. Conheça bem as características e a importância de cada material e
categorize-os, por exemplo, guardando todos os contratos juntos;

4. Organize por assunto e ordem crescente, no momento em que for guardar
Notas Fiscais, caso algum órgão solicite essas informações;

5. Se optar por guardar documentos contábeis, prefira colocar nessa
ordem: notas fiscais, balanços patrimoniais, DRE, fluxo de caixa, contas
pagas e contratos, preferindo pastas transparentes;

6. Tenha atenção a validade jurídica, que costuma ser de 5 a 10 anos;

Para facilitar todo esse processo, você pode contar com uma empresa de
Self Storage, como a Box 613, que é especialista na organização,
armazenagem e digitalização dos documentos! Aqui nós criamos um sistema
de organização que faz sentido para sua empresa e proporciona segurança
e praticidade!

Sempre que tiver dúvidas, conte conosco!

O SELF STORAGE tem se tornado cada vez mais popular por facilitar nossa
vida pessoal e profissional, economizando espaço, tempo e até dinheiro.
Isso porque nesse espaço, você pode armazenar objetos e documentos
importantes sem que eles fiquem presos na sua casa ou escritório, de
forma segura!

Ainda sim, os self storage são alvo de muitas dúvidas, por isso, nós
preparamos esse post respondendo as perguntas mais comuns que nós
recebemos. Para conhecer melhor sobre esse método, leia o texto abaixo!

1. Qual a diferença entre o guarda móveis e o self storage?

Enquanto o primeiro é pensado para guardar móveis e objetos de decoração
de casa, o segundo engloba várias outras funções. Além dos artefatos
domésticos, o self storage também pode armazenar várias outros
pertences, como documentos, roupas, fotos, eletrônicos e estoque da sua
loja, por exemplo.

2. Quais documentos são necessários para alugar um box?

Esse tipo de locação é mais prático do que alugar um imóvel, por
exemplo. É necessário apenas a cópia da identidade, CPF e comprovante de
residência, no caso de pessoa física. Se for jurídica, é necessária uma
cópia do contrato social.

3. Quem terá acesso ao box?

Ninguém além de você mesmo, já que o sistema de guarda móveis é
extremamente seguro e guardado pela chave que ficará somente com o dono.

4. O que é proibido guardar no self storage?

Alguns produtos precisam ser proibidos para evitar danos aos seus
pertencentes e de outras pessoas que estejam ao lado, além de acidentes
e outros imprevistos. Por isso, não é permitido guardar produtos
químicos e perecíveis, produtos e suprimentos médicos e itens ilegais.

Quer saber mais? nos envie uma mensagem para que possamos te ajudar!

Imagina quanto tempo você pode estar perdendo imprimindo e reimprimindo
documentos, levando para diferentes setores, pedindo aprovação, cobrando
liberação dos funcionários, ou questionando o paradeiro…

Nessa rotina caótica, o documento pode ser perdido ou danificado,
prejudicando o atendimento e gerando desconfiança por parte dos
clientes.

Para que sua empresa otimize o tempo, o atendimento aos clientes, o
trabalho e consequentemente, o lucro, é importante ter um processo de
trabalho organizado, que todos os funcionário conheçam bem.

Implantar o Workflow pode ser trabalhoso, mas com o tempo, toda a equipe
percebe os benefícios já que todos saberão onde está cada fase do
trabalho, cada documento e quem está responsável pelas tarefas, evitando
dúvidas, vai e volta e muitas enrolações.

No Workflow, o documento passa por um processo previsível e pré
determinado, desde a criação até a sua versão final.

Esse nome indica uma série de ações realizadas pela equipe que fazem
sempre as mesmas ações, como se fosse uma linha de produção de fábrica e
cada colaborador fica responsável por uma fase.

Por exemplo: Criamos um contrato, que é encaminhado para a aprovação e
análise, verifica-se a necessidade de correções. Se precisar ser
alterado, o papel volta para a primeira etapa, ou enviado diretamente
para o cliente assinar, assim que for liberado pela equipe.

Além disso, o documento físico, pode ser facilmente substituído pelo
digital, de acordo com o workflow, que seguirá uma sequência lógica para
manter a organização, realizando sempre as verificações, correções e
inconsistências, economizando tempo e dinheiro.

Precisa de ajuda com sua gestão documental? Venha conversar conosco e
conheça melhor nossos serviços!

Como muitos de nós já sabemos, a digitalização de documentos é um
recurso muito importante para facilitar o acesso e a preservação de
informações. E entre os arquivos que podem ser digitalizados, atendendo
a validade legal está a nota fiscal.

A partir de 2008, o sistema de nota fiscal eletrônica se tornou uma
alternativa viável e antes mesmo, em 2001, o certificado digital já
começou a ser usado por profissionais do meio da contabilidade para
substituir documentos físicos. E o meio jurídico vem estudando e
discutindo amplamente a legalidade e uso dessa variação de documento
para evitar danos, riscos e fraldes. Além disso, as empresas também vem
testando métodos e analisando para garantir a segurança e eficácia do
procedimento.

No post de hoje, tiraremos suas dúvidas e desconfianças que podem surgir
acerca da digitalização e emissão de nota fiscal eletrônica. Confira!

A legislação brasileira é favorável ao uso de imagens digitalizadas para
comprovação de pagamentos e validam o uso de documento digital como
provas. E portanto, desde 2015, a lei 13.105 permite a aceitação de
imagens para comprovação, enquanto outra lei 146/2007 passa a validar
juridicamente o documento digital assim como o impresso. Além disso, o
Senado Federal também criou a Medida Provisória que visa reduzir as
burocracias e simplificar processos fiscais para as empresas, otimizando
a evolução digital, e permitindo que documentos fiscais sejam
digitalizados, legalmente para a fiscalização.

Assim, digitalizar as notas fiscais, contas e recibos não é só uma
tendência, mas sim uma estratégia inteligente e inevitável, que traz
como benefícios:

1. Evitar que recibos termossensíveis sejam danificados rapidamente;
2. Torna o documento permanente e seguro;
3. Facilita o gerenciamento de forma prática e remota;
4. Reduz o custo do gerenciamento;
5. Aumenta o espaço físico na empresa;
6. Facilita a relação com a burocracia;
7. Melhora a relação entre os colaboradores;
8. Contribui para o meio ambiente;

Para obter todos esses benefícios é importante contar com uma empresa
parceira, especialista no gerenciamento, digitalização e organização de
documentos fiscais, que consegue oferecer todo o serviço de maneira
prática, rápida e segura, sem causar mais burocracia, impedindo roubos,
perdas ou complicações com o Fisco.

E para evitar esse tipo de problemas com o Fisco, é necessário seguir
regras, armazenar o arquivo pelo prazo determinado pela legislação
tributária, que é de 5 anos. E sempre apresentar a administração
tributária quando solicitado.

É fundamental também que os arquivos digitais tenham o mesmo valor do
físico, autenticando-o com uma assinatura digital para garantir a não
alteração de informações.

Aqui na Box 613 temos toda a estrutura especializada para cuidar bem de
seus documentos e notas fiscais físicas ou digitais sem causar
preocupações! Ao precisar de ajuda com o assunto, venha conversar
conosco!

Sua empresa tem um sistema de gestão de documentos bem estabelecido?
Esses papéis representam boa parte do funcionamento de uma empresa e é
importante que todos os colaboradores envolvidos compreendam a
importância e como administrar essas informações.

Os primeiros sinais de que essa gestão não está adequada podem ser
silenciosos incialmente e se mostrarem já quando o caso está grave,
trazendo prejuízos financeiros. Segundo pesquisa feita pela empresa
inglesa PwC, equívocos na organização de cada documento pode gerar um
gasto de 120 dólares! Esse efeito pode ocorrer devido ao custo da
impressão, tempo gasto para arquivar e localizar o papel perdido.

Para que você evite essas consequências, trouxemos os possíveis erros
que você pode estar cometendo e a importância de corrigi-los já!

1. Não ter uma política bem estabelecida de gestão documental; segundo
um estudo feito pela Gartner (empresa de tecnologia e consultoria), 1 a
cada 20 arquivos são extraviados e são desperdiçadas 25 horas refazendo
os documentos perdidos. Além disso, 10% a 12% dos papéis não são
encontrados na primeira tentativa;

2. Não dividir os documentos de acordo com a categoria, como notas
fiscais, contratos, relatórios, contabilidade, gráficos de vendas... e
por aí vai. Desse modo retarda o tempo de procura diariamente, gerando
perda financeira, principalmente no caso de recibos relacionados a
Receita Federal, por exemplo;

3. Não ter um sistema digital com arquivos eletrônicos, pois os
trabalhadores podem gastar cerca de 50% procurando as informações. Além
disso a empresa gasta com impressões, papel, espaço, tempo, aumenta o
risco de extravios e danos aos papéis físicos. Assim, ter os documentos
digitalizados e bem organizados na nuvem evita todos esses prejuízos;

4. Não sincronizar os dados com frequência no ambiente digital, o que
pode provocar a perda de informações importantes e atrapalhando o acesso
remoto aos dados que não foram incluídos em todos os dispositivos da
empresa;

5. Não ter um acesso restrito somente para os funcionários, pois colocar
os documentos em sistemas online podem enfraquecer a segurança da
informação, facilitando o acesso de pessoas não ligadas a empresa. Desse
modo é importante contar com back up automático, camada extra de
proteção e hierarquia de permissões para que outras pessoas tenham
permissão limitada, se for necessário;

6. Não contar com uma empresa parceira especializada em armazenagem,
organização e digitalização, como a Box 613, pode levar o gestor a
cometer todos esses erros, algo que pode ser facilmente evitado ao
recorrer a profissionais especializados e podem oferecer toda a
segurança que sua empresa precisa!

Se você quer saber mais sobre nossos serviços, venha conversar conosco
através das nossas redes sociais!