Com o progresso oferecido pelas tecnologias, hoje já não precisamos nos deslocar para comprar alimentos, ingressos, roupas e várias outras coisas. E essa mudança também melhorou os processos realizados em nossas
empresas.

Por exemplo, antigamente, eram necessários ter diversos armários com pastas para armazenar nossos documentos importantes que poderiam ser facilmente perdidos em caso de acidentes ou um simples descuido. Assim, perdíamos muito tempo e dinheiro com a procura e organização desses papéis.

Hoje, felizmente podemos contar com a digitalização para facilitar todos esses processos, fazendo você economiza tempo e dinheiro. Se você tem dúvidas sobre esse cuidado, preparamos esse post esclarecendo todas as dúvidas sobre a digitalização de documentos:

O que é?

É a conversão de documentos físicos em digitais através de softwares e equipamentos para agilizar a procura e garante a segurança de informações importantes para as empresas. Nesse processo, os papéis são escaneados e armazenados em pastas segmentadas no computador, que podem ser compartilhadas com outros funcionários ou clientes que precisem.

Porque é importante digitalizar:

Reduz custos com a aquisição de papéis, ajuda o meio ambiente, otimiza a organização, acessibilidade, mobilidade, tem validade e reduz o risco de fraude.

O processo é feito em 6 etapas:
1. Coleta dos documentos físicos
2. Classificação de acordo com ordem
de importância
3. Data e higienização
4. Digitalização
5. Indexação
(organização virtual)
6. Consulta para os profissionais.

Vale lembrar que documento digitalizado é diferente do digital, pois o primeiro era um papel que se converteu para o computador enquanto o segundo já foi confeccionado no meio virtual.

Ficou com outras dúvidas sobre o processo? Envie uma mensagem para saber mais!