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Quarta, 29 Dezembro 2021 11:06

Guarda Física: mais segurança e menos custos

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Em primeiro lugar é uma proteção para os documentos da empresa, evita que eles sejam danificados ou extraviados, possibilita manter os documentos organizados - dando mais praticidade na busca dos documentos, logo poupando tempo, algo tão valioso para a empresa. Alguns documentos não podem ser descartados e devem ser mantidos em segurança por um longo período.

TERCEIRIZAR A GUARDA DOS DOCUMENTOS DA EMPRESA É MUITO VANTAJOSO!!!

Os perigos que os documentos correm ao ficarem em um lugar inapropriado são muitos, podem estar sujeitos a local com infiltrações, poeira, fogo e até mesmo insetos podem dar fim ao acervo da empresa.
Terceirizar seus documentos para uma empresa de guarda de documentos, tem a vantagem de estar em um lugar adequado e seguro, com certeza é a melhor solução, vale a pena ter em mente que isto não será um gasto e sim, investimento que o gestor fará para a empresa.

O Gestor deve, antes de armazenar os documentos ter em mente que deverá ter alguns cuidados com escolha da empresa terceirizada:
Buscar saber como o prestador do serviço irá analisar o estado em que os documentos estão guardados, como irá fazer a organização desse acervo, sempre lembrando que essa organização deve atender às necessidades do cliente.

Como será feito o cadastro e classificação do conteúdo das caixas que deve estar claro e objetivo, para ser inserido no sistema da empresa terceirizada e está disponibilizará ao cliente para consulta online.

  • Importante também ao gestor, verificar se a empresa terceirizada tem um local adequado para o acondicionamento do acervo, a fim de prevenir que os documentos sofram algum desgaste ou deterioração com o tempo.
  • É preciso que a iluminação da terceirizada seja natural, com ventilação natural, sem energia elétrica, dando maior segurança ao acondicionamento do acervo.
  • Importante saber que tipo de documento deve ser guardado e seu tempo de guarda, com a execução de uma tabela de temporalidade em conjunto com o responsável de cada setor da empresa.

Os benefícios da guarda física de documentos são mensuráveis, a empresa não perderá prazos em ações trabalhistas procurando documentos, manterá seu acervo fiscal a mão, não perdendo prazo de apresentação em tempo na fiscalização, assegurará a integridade dos documentos, terá os mesmos em um sistema online para realizar consultas e solicitações na empresa e, ainda, economia de mão de obra dentre outras.
Nós da Box 613 temos toda infraestrutura para atender sua empresa, venha conhecer mais dos benefícios de terceirizar seu acervo aqui na Box 613!

Quinta, 23 Dezembro 2021 01:30

Como Melhorar O Clima Organizacional da Empresa !!!

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blog 155

Em Pandemia e na crise que se instalou, como lidar com o clima organizacional da empresa?

A pandemia do Coronavírus provocou nos gestores das empresas um grande desafio: como manter a equipe motivada? É fato que foram muitas perdas pessoais e econômicas para a maior parte das empresas, alterou relações de trabalho, trouxe um adoecimento nas pessoas, por conta do estresse causado pelo isolamento.

As empresas impedidas de funcionar no modo presencial, optaram por passar seus colaboradores para o home office com atendimento online, com isto, o clima organizacional foi muito impactado, afetando o desempenho e as relações interpessoais dos colaboradores e até mesmo de seus familiares que passaram a conviver com eles com maior intensidade.

Sim, mas o que fazer quanto a isso?
Uma opção é descobrir junto aos colaboradores os pontos positivos e negativos dessa nova experiência que estão vivenciando.
Fazer reuniões online, para que eles externem suas ideias e sugestões para melhorar o desempenho no trabalho;

Ouvir o que o colaborador tem a dizer, com respeito, empatia e confiança é fundamental. Buscando auxiliar o colaborador com estratégias e soluções para os problemas que possam encontrar, estimulando-o positivamente;

A possibilidade de compartilhar experiências vai trazer um clima bom para toda a equipe.
A preocupação com a saúde dos colaboradores é muito importante para o sucesso dessa etapa.

Uma boa gestão do clima organizacional, neste momento, pode beneficiar o colaborador, a empresa e ajudar ambos a passar pela crise, com o mínimo de impacto possível.

Juntos, colaboradores e empresa podem superar as dificuldades e ainda crescer mais, juntos, buscando o melhor para atender as necessidades de ambos!

A Box 613 pode facilitar ainda mais nesse momento à sua empresa.

Terça, 14 Dezembro 2021 10:56

Tempo é Dinheiro ?

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Todos nós em alguma fase da vida ouvimos, ou repetimos, a frase "tempo é dinheiro", mas isso não corresponde à realidade, então por que repetimos e ainda ouvimos isso?

"Na obra do pensador grego, o filósofo maçom estadunidense Benjamim Franklin (1706 a 1790) chegou à conclusão de que "tempo é dinheiro". Tal frase carrega a ideia de que, quando não estamos produzindo para ser recompensados, estamos deixando de ganhar, portanto, perdendo dinheiro". Ocorre que isso não corresponde à realidade, pois muitas vezes o que parece perda de tempo é apenas uma pausa para descansar a mente e ter ideias mais produtivas.

Tempo é muito mais importante na vida de uma pessoa que o dinheiro, mas vai haver quem diga, como?
Simples, o dinheiro você consegue recuperar com o seu trabalho, senão todo, uma parte ou até muito mais, mas o tempo, esse, uma vez perdido jamais volta para você!

O tempo você não recupera, já o dinheiro você tem a possibilidade de recuperar, assim, aproveite o seu tempo com sabedoria, pois ele não volta!
Jim Brow, cita a seguinte frase" Os homens perdem a saúde para juntar dinheiro, depois perdem o dinheiro para recuperar a saúde ".

Nós da Box estamos aqui para facilitar a sua vida e você poder aproveitar o seu tempo e economizar o seu dinheiro !

Segunda, 29 Novembro 2021 20:47

Por que Fazer o Exame Admissional e Demissional?

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Todas as empresas precisam seguir as normas previstas na Consolidação das
Leis do Trabalho, dentre elas a realização dos exames admissional e
demissional, regido pelo Artigo 168 da CLT e faz parte do Programa de
Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), previsto pela Norma
Regulamentadora 7 do Ministério do Trabalho, tanto no momento da
contratação (admissão) e na demissão do colaborador. Deixar de cumprir
essas exigências pode acarretar problemas para a empresa e até  prejudicar o
colaborador.

Os exames admissionais e demissionais são fundamentais para garantir a
segurança da empresa, tanto no início quanto no final da relação trabalhista.

O exame admissional, para a empresa, é uma garantia de que o colaborador
está em plena condição física e psíquica para exercer as funções para o
serviço ao qual está sendo contratado.

O exame é realizado por um médico especializado em saúde ocupacional, que
através de uma entrevista, em consulta com o candidato a colaborador da
empresa, buscará identificar possíveis doenças e o estado de saúde de
forma geral do colaborador, nessa consulta o colaborador passará por uma
aferição de pressão arterial, aferição dos batimentos cardíacos, exame de
sangue, dentre outros exames que sejam necessários, dependendo da função
que o colaborador irá exercer na empresa, entretanto vale lembrar que não
podem ser solicitados ao colaborador, testes de gravidez e HIV, pois são
consideradas práticas discriminatórias, portanto prática ilegal.

Concluído o exame, o médico emite o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO).

O exame demissional é realizado quando o colaborador é desligado de suas
funções. Esse exame serve para comprovar o estado de saúde física e
psíquica do colaborador no momento em que ele sai da empresa.

O objetivo é evitar que haja a alegação de doenças ou outros problemas
decorrentes das atividades exercidas e deixar claro que, na data do
desligamento, o profissional estava em plenas condições físicas e psíquicas, o
que é uma segurança para a empresa que se resguarda em possíveis ações
trabalhistas após a saída do colaborador.

O procedimento do exame demissional é o mesmo do admissional, após a
realização do exame, o médico emite o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO),
obrigatório para a realização da homologação da rescisão do contrato de
trabalho.

A não realização dos exames ocupacionais caracteriza infração contra as
normas de Segurança e Medicina do Trabalho e sujeita a empresa à multa
prevista no anexo II da Portaria MTb n.º 290/1997 e pode ser cobrada em
dobro em caso de reincidência.

Terça, 16 Novembro 2021 14:30

Expurgo: Elimine Documentos com Segurança

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A Lei Nº 13.784, mais conhecida como “Lei da liberdade econômica”, trouxe diversas mudanças para trabalhadores, empresas e para o próprio governo. Para as empresas o grande avanço foi a possibilidade de descartar documentos físicos de forma segura, possibilitando reduzir custos para a empresa.
“Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.”

No artigo 9º do decreto estabelece que, após o processo de digitalização feito com certificação digital o documento físico poderá ser descartado, "ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico". Para saber se um documento tem ou não valor histórico, é preciso conhecer o seu segmento e suas atividade fim.
“Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.”

Nos vários segmentos de atuação de uma empresa, com o passar dos anos, é comum o acumulo de documentos por conta de processos e demandas do dia a dia. Muitos empresários ficam em dúvida sobre o armazenamento dos documentos, sobretudo com relação ao prazo de guarda dos documentos e ainda como fazer essa guarda de maneira prática e segura, baseados no ciclo de vida de cada documento, de modo que consiga guardar os documentos organizados, com mais facilidade e por tempo determinado. Para isso é possível usar um instrumento conhecido como tabela de temporalidade, um instrumento que define o prazo de existência de um documento e o destino dele após o término desse período. Esse instrumento é baseado na legislação do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ que é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão de documentos.

Uma solução para o descarte de poucos documentos é o uso do triturador de papel, instrumento comum em caso ou no escritório, entretanto, em casa ou no trabalho,o descarte dos documentos não deve ser feito no lixo comum, afinal, eles podem conter dados pessoais como RG, CPF e endereço que podem ser utilizados de forma incorreta por pessoas mal intencionadas.

EXISTEM empresas no mercado que trabalham com a guarda e gestão de documentos e essas empresas realizam o descarte como uma forma de agregar valor aos seus serviços, essa é a forma mais segura e ecologicamente correta de eliminar documentos. Assim, através da contratação de uma empresa especializada na guarda e gestão documental é uma forma segura de contratar também, a eliminação segura de documentos.

Ficou com dúvidas sobre o processo?

Envie uma mensagem para nós.

Ao implementar um novo método na sua empresa, é importante estar atento
às legislações e regras que regem a área para evitar multas, perdas e
outros possíveis danos, principalmente quando se trata de documentos.

Se você já digitaliza ou pretende iniciar o processo com os arquivos da
empresa, precisa conhecer melhor o Decreto nº 10.278 que define as
técnicas e requisitos mínimos necessários para a prática e para que os
documentos digitais tenham validade legal. E se ainda não conhece o
decreto, nós vamos te explicar melhor e listar quais padrões devem ser
seguidos nesse post. Confira!

Primeiramente, precisamos relembrar da Lei da Liberdade Econômica, que
permite a digitalização de documentos, desde que a autenticidade possa
ser comprovada, liberando a guarda de documentos físicos por 5 anos.

E o Decreto foi feito para complementar essa lei, tendo como objetivo
esclarecer a técnicas que devem ser empregadas e quais exigências
garantem o valor do arquivo digital.

A partir daí, o Decreto determina que os documentos físicos
digitalizados podem ser produzidos por pessoas físicas ou jurídicas, mas
ficam excluídos aqueles que já foram produzidos no formato digital
originalmente.

Também não se enquadra nas normas documentos ligados a operações e
transações financeiras, em microfilme, de audiovisual, de identificação
e de porte obrigatório (CNH, passaporte, carteira de trabalho,
certificado de reservista e documento de licenciamento anual do veículo
(CLA)).

O decreto também afirma que devem ser usados procedimentos e tecnologias
que possam assegurar a integridade dos documentos, rastreabilidade,
qualidade da imagem, legibilidade, confidencialidade e transparência.

As empresas privadas devem se atentar a escolha de um método que seja
aprovado por todas as partes envolvidas (clientes, fornecedores,
funcionários e/ou parceiros).

Ao seguir essa normas, protegemos os documentos de qualquer tipo de
alterações, destruição, acesso e reprodução que não foram permitidos,
enquanto facilita a localização e gerenciamento. Além disso, é possível
fazer o processo de descarte seguro das versões físicas, economizando
espaço, dinheiro e tempo!

Se você está pensando em digitalizar os arquivos da sua empresa e
precisa de ajuda profissional, conte conosco, pois somos especialistas
no assunto!

Terça, 26 Outubro 2021 19:28

O que você Precisa Saber a Assinatura Eletrônica

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Para assinar um documento, você ou sua equipe precisam se deslocar para
outro lugar, o que leva tempo e torna a rotina da empresa mais
complicada?

Então você precisa conhecer a assinatura eletrônica e nós te contamos
tudo sobre esse recurso! Confira abaixo:

O uso de documentos e contratos é essencial desde a fase inicial até o
contato final com clientes, funcionários, parceiros… e por isso a gestão
documental precisa ser simplificada e agilizada, já que assim
economizamos tempo e dinheiro.

E a assinatura eletrônica está sendo cada vez mais usada como um método
de gerenciamento de documentos que também melhora o fluxo de trabalho.
Assim, ao invés dos colaborado esperarem horas e dias pela assinatura de
um documento e atrasar todo o processo de trabalho, tudo isso pode ser
feito pela internet!

A assinatura eletrônica á uma ferramenta instantânea, prática e segura
que mantém a organização e produtividade, através do uso do software e
gerenciamento eletrônico de documentos (GED) que possibilita o
armazenamento de arquivos e dados.

Ela tem o mesma validade legal da manuscrita e é definida como a geração
de símbolos autorizados pelo indivíduo para validar e verificar um
documento e ficou ainda mais em alta durante a pandemia.

Existem 3 tipo de assinaturas eletrônicas:

1. Simples, que é feita por um usuário cadastrado por biometria, login,
senha, e-mail, aceitação de termos e confirmação via SMS.
2. Avançada, que usa métodos matemáticos (criptográficos) para codificar
o conteúdo e representação do documento, pra acusar qualquer tipo de
modificação. É feito um padrão de identificação do dono, estabelecendo
um padrão de alta segurança.
3. Qualificada: depende da chave pública (ICP-Brasil) que é obtida a pós
o serviço de criação, controle, renovação e autenticação através de uma
certificadora credenciada para certificar o uso. Oferece segurança de
alto nível e integridade do documento.

Assim como a digitalização de documentos, a assinatura é mais uma
maneira de facilitar os processos, por ser mais ágil que o envio de
documentos por motoboys, correios e etc..

Assim, colaboradores, fornecedores e clientes podem assinar documentos
de forma segura por meio do computador ou smartphone, em apenas alguns
segundos.

Tudo isso aumenta a produtividade, reduz custos, acelera a tomada de
decisões, economiza muito espaço no escritório, já que você não
precisara imprimir e armazenar muitos papeis, minimiza os riscos de
fraudes, melhora a experiência do cliente, e é mais ecológico!

Em caso de dúvidas, saiba que estamos à disposição para te ajudar!

Sexta, 22 Outubro 2021 21:21

Como Organizar os Documentos de Cada Área

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Empresas de diferentes áreas lidam diariamente com um grande fluxo
documental, que precisa se manter organizado para manter a
produtividade, competitividade e até mesmo a harmonia na equipe.

Se isso não ocorrer, os colaboradores perderão horas procurando arquivos
importantes, alguém poderá perdê-lo, o papel fica desgastado, rasgado,
manchado... Tudo isso, prejudica o cumprimento de obrigações legais e
fiscais e ainda afeta o bom relacionamento com clientes.

Para te ajudar criar uma boa relação com os documentos da sua área da
sua empresa, trouxemos algumas instruções:

Finanças: possui papéis contábeis com informações de balanços,
demonstração de resultados, da mutação do patrimônio líquido e de fluxos
de caixa, por exemplo.
Recursos humanos: reservam os currículos documentos relacionados a
recrutamento, seleção e contratação.
Marketing: podem contar com pesquisas de mercado, comunicação com o
cliente e estratégias.
Departamento comercial: possui documentos com objetivos e oportunidades
de negócios e relatórios.
Área de compras: juntam os notas fiscais, recibos, pedidos e dados de
clientes e fornecedores, produtos, serviços e o estoque da empresa.
Logística e distribuição: reservam os papeis de vendedores,
fornecedores, fabricantes, distribuidores, clientes e o atendimento pós
venda.

Se todas essas informações estiverem fora de ordem, atrapalha toda o
funcionamento da companhia e a maioria das decisões de negócios
necessárias.

Portanto, procure organizá-los de acordo com a área, com pastas de cores
correspondentes e/ou etiquetas que especificam do que se trata,
deixando-as visíveis. Mantenha-as em um espaço protegido do dano de
poeira, sol, umidade e insetos, como as prateleiras.

No caso das notas fiscais, deixe-as separadas em pastas de acordo com o
nome do fornecedor, com os boletos de pagamentos anexados. E para cada
funcionário, reserve toda a documentação desde sua admissão, junto com
laudos de exames, comprovantes de pagamentos, férias, licenças, e
outros.

Por outro lado, se houver uma boa gestão, conseguimos as seguintes
vantagens:

Busca e recuperação de documentos mais rápida e eficaz;
Redução de espaço;
Economiza muito tempo e dinheiro;
Aumenta a qualidade no atendimento;
Facilita a mensuração de eficácia de estratégias e a unificação de
procedimentos.

Você ainda pode digitalizar essas informações para acessá-las com
rapidez e preservar as informações. Aqui na Box 613 nós organizamos,
digitalizamos e armazenamos os documentos da sua empresa de acordo com
as suas necessidades!

Conte conosco para ajudar!

Terça, 28 Setembro 2021 13:29

Conheça Melhor a Tabela de Temporalidade Documental

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Ao administrar uma empresa, é essencial ter atenção a gestão de
documentos para evitar multas, perdas, gastos desnecessários, manter o
bom fluxo e rotinas operacionais e ter um bom controle de informações.

Com uma boa gestão da tabela de temporalidade pode-se reduzir espaço
físico, definir e otimizar fluxos, recuperação de informações mais
rápida e grande eficiência no gerencialmente de documentos.

Para atingir esse objetivo, é importante ter conhecimento da tabela de
temporalidade documental (TTD), bastante utilizada e conhecida em órgãos
públicos. Essa é uma ferramenta que define o prazo de existência e
guarda de documentos e até mesmo o que deve ser feito após a validade do
arquivo chegar ao fim.

Resumindo, a TTD define o ciclo de vida, prazo de guarda, frequência de
utilização e destinação final dos documentos.

Ela é um documento institucional, que precisa ser utilizada
principalmente por empresas que atuam com grande volume de documentos
físicos, mas é viável para empresas de qualquer tamanho, ramo e
estrutura. Com ela, os arquivos podem ser classificados como:


Setoriais que ficam na empresas por serem usados com maior frequência;
Centrais que ficam no local, mas podem ser solicitados em outros
setores;
Intermediários, que são arquivados e sob responsabilidade de alguma
entidade pública.

Existem também outras classificações técnicas relacionadas ao ciclo de
vida dos documentos.

Cada empresa deve preparar uma TTD, de acordo com o gerenciamento de
documentos e setor em que atua, incluindo os membros dos setores que
lidam diariamente com esses arquivos. Na tabela, podemos incluir as
seguintes colunas:

Ciclo de vida, que aborda todo o trajeto do arquivo, desde sua produção
até a destinação final, classificando de acordo com a frequência de
consulta, quando serão encerrados; que não são consultados, mas aguardam
destinação; e aqueles que tem valor informativo, probatório ou
histórico-cultural. Além de frequência de uso, definidos entre alta,
média e baixa.

E enfim, o prazo de guarda e destinação, onde se estabelece de forma
legal a ficha pessoal do profissional. Para determinar esses fatores, é
necessário consultar as leis que abordam essa questão e a possibilidade
de digitalização de documentos.

Por fim, é essencial manter a TTD atualizada constantemente,
considerando a data de criação, hierarquia, importância e tipo de
documento, quando a conta foi aprovada e quando foi quitada.

Para facilitar essa relação, trouxemos o prazo de validade geral dos
documentos:
Acordo, ajustes, contratos e convênios: 5 a 10 anos;
Sindicatos e dissídios: 5 anos;
FGTS: 5 anos na fase corrente e 47 na intermediária;
Aposentadoria: 5 anos na etapa corrente e 95 na intermediária;
Compras: 5 anos.

Se você tem alguma dúvida, pode contar conosco para ajudar!

Quinta, 23 Setembro 2021 17:37

Mitos e Verdades Sobre a DIGITALIZAÇÃO!

Escrito por

A digitalização é um processo moderno e inevitável nas empresas por
trazer inúmeros benefícios para o nosso funcionamento. E por ser uma
novidade, também pode virar algo de alguns mitos, que podem atrapalhar
sua aproximação da modernidade. Portanto, vamos esclarecer algumas
inverdades no nosso post de hoje. Confira!

A digitalização exige muitos equipamentos caros.
Na verdade, esse processo é simples e se trata da transformação de uma
imagem analógica para uma imagem digital, através de um scanner, em um
sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Ou seja, é um
processo descomplicado e tornou o termo "escritório paperless" (sem
papel) cada vez mais comum.

Alguns documentos já “nascem” digitais.
Verdade! O e-mail e o PDF são exemplos famosos, que aceleram os
circuitos de decisão, colocando as imagens digitais em plataformas de
gestão documental competentes.

Eles não servem como prova judicial.
Apesar do Estado privilegiar papéis como elemento de prova, as versões
digitais também podem ser usadas em ações judicias. Por isso, o governo
cria programas para ler esse tipo de arquivo e até mesmo para
administrar informações internas.

Quando digitalizamos não precisamos mais administrar os arquivos
Esse é um mito muito difundido! A organização e administração de
documentos são atividades que precisam ser constantes para não causar o
desequilíbrio de informações. Portanto, mesmo quando digitalizados, eles
precisam ser regularmente organizados e classificados para checarmos o
estado, atualizar e evitar imprevistos!

Tudo pode ser digitalizado.
É verdade, mas é importante que haja equilíbrio, priorização e
hierarquia nas informações. Por isso, avaliamos e selecionamos para que
a gestão documental e administrativa sejam eficazes.

Se você tem outras dúvidas sobe a digitalização, nos envie uma mensagem.
Ficaremos felizes em ajudar!

Quinta, 23 Setembro 2021 17:33

Como funciona o Self Storage?

Escrito por

Em português, Self Storage significa auto armazenamento, onde você pode
guardar móveis, documentos, estoque de lojas e qualquer outro objeto que
desejar. Aqui no Brasil, esse tipo de serviço está se tornando cada dia
mais popular por trazer facilidade para pessoas físicas e jurídicas.

E você já se perguntou como ele funciona?

É bem simples: o cliente avalia os tamanhos de boxes ou espaços
disponíveis e escolhe a opção que mais lhe convém, de acordo com a
quantidade de itens que precisam ser guardados. Como existe uma
variedade considerável de opções você pode usá-lo para guardar móveis,
documentos menores, arquivo morto, estoque até máquinas!

Depois, o cliente tranca o espaço e só você terá acesso ao chave e
poderá conferir o dia e a hora que quiser. Além disso, seus pertences
ficam assegurados com sistemas de câmera.

Ou seja, são 3 passos bem simples: 1. Separar o que precisa guardar; 2.
Escolher seu box; 3. Armazenar, trancar e guardar a chave.

O nosso serviço oferece grande flexibilidade e facilidade de locação, o
fechamento de contrato é rápido e prático, de acordo com o prazo que
você precisar!

Por exemplo, sua loja ou empresa pode usar o self storage para guardar
documentos e estoque, economizando dinheiro de um aluguel de depósitos
que costumam ser mais altos.

Outra situação em que o self storage é se você está se mudança de casa
ou escritório, pode guardar seus bens com total segurança enquanto seu
ambiente estiver em reforma ou preparo.

Se você tem alguma dúvida, nos envie uma mensagem!

Segunda, 26 Julho 2021 19:34

Como Melhorar a Assertividade na Contratação

Escrito por

Os colaboradores são parte muito importante da empresa, pois
precisaremos confiar tarefas essenciais para que o negócio continue a
crescer, evitando inúmeros problemas e garantir a satisfação dos
clientes.

E para isso, é necessário acertar na contratação, escolhendo pessoas com
qualificação profissional e alinhados aos objetivos, cultura e estilo do
seu negócio. Para isso, você pode seguir alguns conselhos essenciais,
como:

Estudar a vaga:
Para compreender não só as funções, mas também as características
pessoais, perfil ideal, habilidades técnicas, tempo de experiência,
formação e até comportamentos adequados para a vaga. Considere também
que cada cargo exige uma abordagem diferente, e preparação para fazer
anúncios e filtragens.

Planeje o processo seletivo:
Dependendo da posição procurada e o perfil desejado para a vaga,
estrutura uma boa entrevista, teste teórico ou prático para conhecer
melhor o nível de conhecimento. Através de dinâmicas de grupo é possível
identificar o comportamento do candidato, para saber se ele tem um
perfil de líder, se é comunicativo, criativos, e etc...
É possível também pedir a resolução de um problema real da empresa, para
saber como ele lidaria com a situação.

Planeje bem o anúncio da vaga:
Nele, mencione todas as capacidades e características desejadas para que
todos possam compreender e evitar o envio de currículos que não se
encaixam na vaga.

Na fase da triagem, foque nas competências para assumir a vaga,
conferindo os requisitos, a formação, tempo e experiência e não tenha
pena de descartar candidatos que não se encaixem por pouco!

Faça as perguntas certas:
Aproveite as oportunidades para fazer perguntas reveladoras, fugindo de
questões óbvias para evitar respostas ensaiadas. Pergunte sobre grandes
conquistas, objetivos e o que ele espera daquela função. Observe também
seu comportamento e sua forma de responder, sempre focando na
qualificação profissional do candidato!

Gostou das nossas dicas? Compartilhe com um amigo gestor!

Você já ouviu falar de gestão documental?

Independente do tamanho da sua empresa, ou do seu modelo de negócio,
certamente você precisa lidar com documentos diariamente, sejam eles
recibos, fichas, notas fiscais….

E no começo pode parecer fácil manter esses arquivos organizados porque
são poucos. Mas com o passar do tempo, novos funcionários e clientes
surgem e aumenta significativamente o tamanho dessa pilha de papel e
pode prejudicar o crescimento do seu negócio.

Por isso, é essencial ter um sistema de gestão documental logo no
início, assim você torna sua empresa menos burocrática, otimiza o
atendimento ao cliente e aumenta a produtividade das equipes.

A gestão documental é, na verdade, diversos processos que garantem boa
criação, armazenamento e uso das informações, gerenciando todos os
arquivos para que a empresa saiba onde ele está no momento em que se
precisa. Ou seja, nesse tipo de gestão garantimos a boa administração de
informações mais importantes da sua empresa!

Além da boa organização, esse tipo de cuidado garante assertividade no
trabalho, maior produtividade e principalmente a lucratividade, já que
sabemos que o tempo perdido procurando ou refazendo documentos poderia
ser gasto gerando mais dinheiro para a companhia.

Ou seja, a gestão documental garante os seguintes benefícios para a sua
empresa:

Segurança jurídica;
Protege informações delicadas da empresa, equipe e clientes;
Preserva o histórico empresarial;
Reduz custos;
Aumenta a produtividade.

Aqui na Box 613 nós te ajudamos com a digitalização e armazenamento dos
documentos da sua empresa, para que você possa focar no crescimento do
seu sonho com mais tranquilidade!

Se tiver dúvidas, nos envie uma mensagem!

Segunda, 12 Julho 2021 17:56

Como Conservar Peças de Coleção

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Quem possui uma coleção já investiu dinheiro e tempo para construi-la. E
principalmente, esses itens possuem valor sentimental, pois nos lembram
de épocas e momentos muito agradáveis! Por isso, eles precisam ser muito
bem cuidados, já que são difíceis de serem encontrados no mercado para
serem substituídos.

Ou seja, eles não podem ser armazenados sem cuidado. Eles também
demandam espaço e segurança, algo que pode ser difícil ter quando temos
crianças e animais de estimação em casa. Pensando nessas dificuldades,
trouxemos algumas dicas para você cuidar bem da sua coleção:

1. Classifique-os e revise essa organização com frequência para que você
saiba exatamente o que tem para evitar perdas e compras repetidas,
principalmente itens de alto valor.

2. Mantenha-os bem conservados, para evitar o acúmulo de poeira, faça a
limpeza com espanador, panos úmidos e produtos de limpeza específicos
para o material. Dependendo do tamanho e das características, essa
higienização pode ser feita semanalmente ou mensalmente. Se você mora em
locais movimentados, com muita poeira e maresia, é importante limpar com
mais frequência;

3. Mantenha-os longe do sol para não ficar com a cor desbotada, frágil e
mole. Por isso, armazene em local fechado, com cortina e protegido da
umidade para evitar o contato com mofo e oxidação;

4. Armazene em local adequado, para evitar o empilhamento, abafamentos,
mofo, cupins e outros danos. Se puder, deixe-os trancados em um local
com espaço, como armários com chaves, prateleiras ou um cômodo inteiro;

5. Inclua seus itens na decoração, para evitar que fique armazenados sem
manuseamento, manter a limpeza periódica e personalizar sua casa. Por
exemplo, muitas pessoas fixam discos de vinil em paredes!

6. Opte pelo Self Storage para armazenar seus itens preciosos! Aqui nos
temos diferentes tamanhos adequados para sua coleção, com segurança,
limpeza e livre de pragas e proteção contra danos causados pelo sol!

Quer saber mais? Entre em contato conosco!

Quarta, 30 Junho 2021 11:37

Conheça o Tipo de ESTOQUE IDEAL para o Seu Negócio

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Existem diferentes tipos de estoque baseados na intralogística e na
cultura que a empresa tem para gerir os produtos e a distribuição no dia
a dia. Essa organização precisa se basear não somente no espaço físico,
mas também em integrar e otimizar os processos internos e a entrega de
produtos para seus clientes.

Para tornar a logística interna mais eficiente é essencial conhecer os
tipos de estoque disponíveis e assim definir o mais adequado para seu
modelo de negócio.

Para definir o estoque da companhia, precisamos considerar os produtos
finais, insumos e embalagens que possuem seus próprios processos,
métodos e planejamentos. Além disso, a gestão de estoque também precisa
considerar a possibilidade de implementar mais de um padrão,
selecionando métodos que se complementem.

Entre os diferentes tipos de estoque estão:

- Antecipação: priorizar a distribuição de mercadorias que costumam ser
mais vendidas em determinadas épocas do ano, feito a partir de um estudo
prévio do mercado, históricos de venda e previsões factíveis;

- Proteção: prevê o resguardo caso aconteça alguma falha, perda, roubo
ou acidente e tem como objetivo suprir essa perda ao logo da
distribuição o quando antes. Costuma ser mais utilizado em empresas do
ramo alimentício ou de automobilismo;

- Regulador: se baseia na regulação de volumes de acordo com as demandas
e distribuições, implementada em empresas que possuem filiais em pontos
estratégicos, pontos de distribuição, com um volume mínimo para atender
aos consumidores. Sempre que houver a necessidade de reposição, o gestor
e a equipe vão fazer essa regulação, podendo retirar itens de outros
armazéns;

- Ciclo: é aplicado em empresas que possuem a própria produção e
montagens, onde cada ingrediente e insumo exige um tipo de armazenagem
específicos. Por isso, é necessário planejar a estocagem de cada fase
individualmente;

- Dropshipping: costuma ser utilizado por lojas virtuais, onde os
produtos permanecem armazenados e entregues pelo fornecedor, enquanto a
empresa realiza a venda, marketing e relacionamento. Nesse caso, o
fornecedor realiza a parte operacional;

Para fazer essa seleção, considere: Organização e planejamento interno,
otimização de processos, como alcançar a redução de custos, perdas e a
experiência do consumidor.

Se você tem dúvidas, entre em contato conosco, pois podemos ter ajudar a
organizar e otimizar o estoque da sua empresa com praticidade e
segurança!

Quarta, 30 Junho 2021 11:34

SELF STORAGE: Por Onde Começar

Escrito por

Agora que você já sabe a importância de um bom gerenciamento de
documentos, deve estar se perguntando por onde começar, certo? Pensando
nisso, nós preparamos um guia para te ajudar!

O self storage é um tipo de serviço especializado que disponibiliza
espaços para você guardar seus pertences por quanto tempo for
necessário, fazendo com que economize espaço e evite perdas. Esse
recurso pode ser usado por empresas de diversos segmentos e também serve
para guardar outros tipos de materiais que não precisam estar no seu
ambiente de trabalho por tanto tempo.

Para otimizar o gerenciamento dos arquivos e o espaço, você pode tentar
os seguintes recursos:

1. Crie uma estratégia de organização personalizada para ter acesso
facilitado ao que você vai precisar com mais frequência;

2. Identifique as caixas e prateleiras com o tipo de material encontrado
ali e a data que foi guardada;

3. Conheça bem as características e a importância de cada material e
categorize-os, por exemplo, guardando todos os contratos juntos;

4. Organize por assunto e ordem crescente, no momento em que for guardar
Notas Fiscais, caso algum órgão solicite essas informações;

5. Se optar por guardar documentos contábeis, prefira colocar nessa
ordem: notas fiscais, balanços patrimoniais, DRE, fluxo de caixa, contas
pagas e contratos, preferindo pastas transparentes;

6. Tenha atenção a validade jurídica, que costuma ser de 5 a 10 anos;

Para facilitar todo esse processo, você pode contar com uma empresa de
Self Storage, como a Box 613, que é especialista na organização,
armazenagem e digitalização dos documentos! Aqui nós criamos um sistema
de organização que faz sentido para sua empresa e proporciona segurança
e praticidade!

Sempre que tiver dúvidas, conte conosco!

Segunda, 28 Junho 2021 22:41

Perguntas e Respostas sobre o SELF STORAGE

Escrito por

O SELF STORAGE tem se tornado cada vez mais popular por facilitar nossa
vida pessoal e profissional, economizando espaço, tempo e até dinheiro.
Isso porque nesse espaço, você pode armazenar objetos e documentos
importantes sem que eles fiquem presos na sua casa ou escritório, de
forma segura!

Ainda sim, os self storage são alvo de muitas dúvidas, por isso, nós
preparamos esse post respondendo as perguntas mais comuns que nós
recebemos. Para conhecer melhor sobre esse método, leia o texto abaixo!

1. Qual a diferença entre o guarda móveis e o self storage?

Enquanto o primeiro é pensado para guardar móveis e objetos de decoração
de casa, o segundo engloba várias outras funções. Além dos artefatos
domésticos, o self storage também pode armazenar várias outros
pertences, como documentos, roupas, fotos, eletrônicos e estoque da sua
loja, por exemplo.

2. Quais documentos são necessários para alugar um box?

Esse tipo de locação é mais prático do que alugar um imóvel, por
exemplo. É necessário apenas a cópia da identidade, CPF e comprovante de
residência, no caso de pessoa física. Se for jurídica, é necessária uma
cópia do contrato social.

3. Quem terá acesso ao box?

Ninguém além de você mesmo, já que o sistema de guarda móveis é
extremamente seguro e guardado pela chave que ficará somente com o dono.

4. O que é proibido guardar no self storage?

Alguns produtos precisam ser proibidos para evitar danos aos seus
pertencentes e de outras pessoas que estejam ao lado, além de acidentes
e outros imprevistos. Por isso, não é permitido guardar produtos
químicos e perecíveis, produtos e suprimentos médicos e itens ilegais.

Quer saber mais? nos envie uma mensagem para que possamos te ajudar!

Terça, 16 Março 2021 18:16

O que é WORKFLOW e Como Colocar em Prática

Escrito por

Imagina quanto tempo você pode estar perdendo imprimindo e reimprimindo
documentos, levando para diferentes setores, pedindo aprovação, cobrando
liberação dos funcionários, ou questionando o paradeiro…

Nessa rotina caótica, o documento pode ser perdido ou danificado,
prejudicando o atendimento e gerando desconfiança por parte dos
clientes.

Para que sua empresa otimize o tempo, o atendimento aos clientes, o
trabalho e consequentemente, o lucro, é importante ter um processo de
trabalho organizado, que todos os funcionário conheçam bem.

Implantar o Workflow pode ser trabalhoso, mas com o tempo, toda a equipe
percebe os benefícios já que todos saberão onde está cada fase do
trabalho, cada documento e quem está responsável pelas tarefas, evitando
dúvidas, vai e volta e muitas enrolações.

No Workflow, o documento passa por um processo previsível e pré
determinado, desde a criação até a sua versão final.

Esse nome indica uma série de ações realizadas pela equipe que fazem
sempre as mesmas ações, como se fosse uma linha de produção de fábrica e
cada colaborador fica responsável por uma fase.

Por exemplo: Criamos um contrato, que é encaminhado para a aprovação e
análise, verifica-se a necessidade de correções. Se precisar ser
alterado, o papel volta para a primeira etapa, ou enviado diretamente
para o cliente assinar, assim que for liberado pela equipe.

Além disso, o documento físico, pode ser facilmente substituído pelo
digital, de acordo com o workflow, que seguirá uma sequência lógica para
manter a organização, realizando sempre as verificações, correções e
inconsistências, economizando tempo e dinheiro.

Precisa de ajuda com sua gestão documental? Venha conversar conosco e
conheça melhor nossos serviços!

Terça, 16 Março 2021 18:12

Conheça a Digitalização de Notas Fiscais

Escrito por

Como muitos de nós já sabemos, a digitalização de documentos é um
recurso muito importante para facilitar o acesso e a preservação de
informações. E entre os arquivos que podem ser digitalizados, atendendo
a validade legal está a nota fiscal.

A partir de 2008, o sistema de nota fiscal eletrônica se tornou uma
alternativa viável e antes mesmo, em 2001, o certificado digital já
começou a ser usado por profissionais do meio da contabilidade para
substituir documentos físicos. E o meio jurídico vem estudando e
discutindo amplamente a legalidade e uso dessa variação de documento
para evitar danos, riscos e fraldes. Além disso, as empresas também vem
testando métodos e analisando para garantir a segurança e eficácia do
procedimento.

No post de hoje, tiraremos suas dúvidas e desconfianças que podem surgir
acerca da digitalização e emissão de nota fiscal eletrônica. Confira!

A legislação brasileira é favorável ao uso de imagens digitalizadas para
comprovação de pagamentos e validam o uso de documento digital como
provas. E portanto, desde 2015, a lei 13.105 permite a aceitação de
imagens para comprovação, enquanto outra lei 146/2007 passa a validar
juridicamente o documento digital assim como o impresso. Além disso, o
Senado Federal também criou a Medida Provisória que visa reduzir as
burocracias e simplificar processos fiscais para as empresas, otimizando
a evolução digital, e permitindo que documentos fiscais sejam
digitalizados, legalmente para a fiscalização.

Assim, digitalizar as notas fiscais, contas e recibos não é só uma
tendência, mas sim uma estratégia inteligente e inevitável, que traz
como benefícios:

1. Evitar que recibos termossensíveis sejam danificados rapidamente;
2. Torna o documento permanente e seguro;
3. Facilita o gerenciamento de forma prática e remota;
4. Reduz o custo do gerenciamento;
5. Aumenta o espaço físico na empresa;
6. Facilita a relação com a burocracia;
7. Melhora a relação entre os colaboradores;
8. Contribui para o meio ambiente;

Para obter todos esses benefícios é importante contar com uma empresa
parceira, especialista no gerenciamento, digitalização e organização de
documentos fiscais, que consegue oferecer todo o serviço de maneira
prática, rápida e segura, sem causar mais burocracia, impedindo roubos,
perdas ou complicações com o Fisco.

E para evitar esse tipo de problemas com o Fisco, é necessário seguir
regras, armazenar o arquivo pelo prazo determinado pela legislação
tributária, que é de 5 anos. E sempre apresentar a administração
tributária quando solicitado.

É fundamental também que os arquivos digitais tenham o mesmo valor do
físico, autenticando-o com uma assinatura digital para garantir a não
alteração de informações.

Aqui na Box 613 temos toda a estrutura especializada para cuidar bem de
seus documentos e notas fiscais físicas ou digitais sem causar
preocupações! Ao precisar de ajuda com o assunto, venha conversar
conosco!

Quarta, 03 Março 2021 13:53

Erros na Gestão de Documentos e suas Consequências

Escrito por

Sua empresa tem um sistema de gestão de documentos bem estabelecido?
Esses papéis representam boa parte do funcionamento de uma empresa e é
importante que todos os colaboradores envolvidos compreendam a
importância e como administrar essas informações.

Os primeiros sinais de que essa gestão não está adequada podem ser
silenciosos incialmente e se mostrarem já quando o caso está grave,
trazendo prejuízos financeiros. Segundo pesquisa feita pela empresa
inglesa PwC, equívocos na organização de cada documento pode gerar um
gasto de 120 dólares! Esse efeito pode ocorrer devido ao custo da
impressão, tempo gasto para arquivar e localizar o papel perdido.

Para que você evite essas consequências, trouxemos os possíveis erros
que você pode estar cometendo e a importância de corrigi-los já!

1. Não ter uma política bem estabelecida de gestão documental; segundo
um estudo feito pela Gartner (empresa de tecnologia e consultoria), 1 a
cada 20 arquivos são extraviados e são desperdiçadas 25 horas refazendo
os documentos perdidos. Além disso, 10% a 12% dos papéis não são
encontrados na primeira tentativa;

2. Não dividir os documentos de acordo com a categoria, como notas
fiscais, contratos, relatórios, contabilidade, gráficos de vendas... e
por aí vai. Desse modo retarda o tempo de procura diariamente, gerando
perda financeira, principalmente no caso de recibos relacionados a
Receita Federal, por exemplo;

3. Não ter um sistema digital com arquivos eletrônicos, pois os
trabalhadores podem gastar cerca de 50% procurando as informações. Além
disso a empresa gasta com impressões, papel, espaço, tempo, aumenta o
risco de extravios e danos aos papéis físicos. Assim, ter os documentos
digitalizados e bem organizados na nuvem evita todos esses prejuízos;

4. Não sincronizar os dados com frequência no ambiente digital, o que
pode provocar a perda de informações importantes e atrapalhando o acesso
remoto aos dados que não foram incluídos em todos os dispositivos da
empresa;

5. Não ter um acesso restrito somente para os funcionários, pois colocar
os documentos em sistemas online podem enfraquecer a segurança da
informação, facilitando o acesso de pessoas não ligadas a empresa. Desse
modo é importante contar com back up automático, camada extra de
proteção e hierarquia de permissões para que outras pessoas tenham
permissão limitada, se for necessário;

6. Não contar com uma empresa parceira especializada em armazenagem,
organização e digitalização, como a Box 613, pode levar o gestor a
cometer todos esses erros, algo que pode ser facilmente evitado ao
recorrer a profissionais especializados e podem oferecer toda a
segurança que sua empresa precisa!

Se você quer saber mais sobre nossos serviços, venha conversar conosco
através das nossas redes sociais!

Quinta, 18 Fevereiro 2021 12:07

Como a Gestão de Documentos Pode Aumentar Suas Vendas

Escrito por

Todos nós queremos que nosso negócio prospere, lucre e cresça cada dia
mais. E para atingir esse objetivo é necessário traçar diferentes
estratégias para aumentar vendas e fidelizar clientes para que eles
voltem sempre e tragam indicações, certo?

Por isso, hoje no post de hoje do nosso blog te explicamos como a boa
gestão de documentos pode ser um excelente método para aumentar suas
vendas, apesar de não ser diretamente.

A organização dos arquivos leva a uma grande mudança em todos os setores
da empresa, que resultam no aumento da eficiência em todos esses
aspectos, desde o atendimento ao cliente até a finalização do serviço.
Essa otimização da rotina economiza o tempo de cada colaborador que vai
deixar de passar horas procurando um documento perdido e esse período
pode ser usado no treinamento de vendas ou focando no atendimento ao
cliente.

A organização centrada no consumidor (que é o que realmente importa),
causa uma excelente impressão de que empresa está inteiramente dedicada
ao comprador e é organizada. Tudo isso causa a confiança, e sabemos que
esse sentimento é crucial para fechar inúmeros negócios e, atualmente, é
cada vez mais trabalhoso conquistar a confiança de um cliente,
principalmente quando a empresa é nova no mercado.

Na gestão de documentos, os arquivos serão higienizados, organizados e
armazenados em um local 100% seguro, para garantir a agilidade ao
manuseá-los. Ao contratar uma empresa especialista no assunto, você
garante que bens altamente preciosos do seu negócio estejam seguros e
conquista a confiança dos seus consumidores. Não se arrisque!

Se você tiver dúvidas, envie uma mensagem e saiba tudo que você precisa
para assegurar a confiança e segurança dos seus documentos

A cada dia a tecnologia traz novos caminhos para facilitar os processos
dentro das nossas empresas e para oferecer o melhor para nossos
clientes, tornando sua empresa lembrada e querida pelo público. E quanto
aos diversos papéis que precisam ser utilizados, ocupam grande espaço,
causam desorganização, estresse no manuseio e podem até afetar a
produtividade? O que fazer?

Para isso foi criada a digitalização de documentos!

Nesse processo convertemos o papel em uma imagem ou PDF para que fique
armazenado em um espaço online para ser acessado em qualquer lugar do
mundo! Com uma boa organização para classificar os arquivos podemos
separar de acordo com data, tipo, assunto, ordem alfabética, da maneira
que for melhor para seu trabalho.

E como iniciar a digitalização na empresa?

1. Procure iniciar o quanto antes! Assim, a mudança será mais simples e
você ganha em organização, espaço físico e segurança. Mas lembre-se de
informar com clareza a todos os colaboradores, explicando as vantagens,
como proceder, acessar e responder dúvidas dos cientes.

2. Pesquise sobre a terceirização! Contar com uma empresa especializada
é a melhor saída para você ganhar tempo e receber um serviço
satisfatório, principalmente se você tiver um volume grande de arquivos.
Aqui na Box 613 sabemos como organizar de modo que as informações fiquem
bem acessíveis para sua equipe de maneira simplificada.

3. Mantenha o processo! É importante estabelecer que a digitalização
precisa ser mantida rotineiramente, para manter também os benefícios
dessa mudança, com economia de tempo e dinheiro. Portanto, torne a
digitalização um hábito para a equipe, sempre relembrando sobre a
importância da organização para tornar o trabalho e o ambiente mais
agradável e claro, lucrativo.

Ainda não fez sua digitalização de documentos? A Box 613 esta pronta
par te ajudar assim que precisar! Ente em contato conosco através das
nossas redes sociais! Estamos à disposição!

Quinta, 18 Fevereiro 2021 12:00

Quando Mudar o Sistema de Gerenciamento de Documentos?

Escrito por

Agora você já sabe que ter uma boa relação com os documentos e manusea-los dha forma correta é essencial para o crescimento da sua empresa, certo? Mas você já se perguntou quando fazer essa mudança? Ou como executar a tarefa?

No post de hoje vamos te explicar quando e como migrar de sistema sem perder dados importantes!

Essa migração é necessária quando você percebe que atualmente, o sistema está ultrapassado e por isso não consegue atender as demandas que sua empresa tem, fazendo a equipe perder tempo e dinheiro, além de gerar crises desnecessárias.

Depois, é essencial encontrar sistemas que sejam compatíveis para que não ocorram erros. Em seguida, é necessário avaliar detalhes fundamentais dos arquivos, como: data, Categoria, perfil e necessidade do cliente...

Se você precisa de ajuda, aqui vão algumas dicas para te orientar:

Tenha um prazo flexível para completar a mudança sem complicações;

Conte com uma empresa especializada em gestão de documentos (como a Box 613) para completar a tarefa com qualidade sem correr riscos.

Escolha softwares ou ordem de armazenamento que realmente atendam as demandas, preferencialmente ouvindo os colaboradores que lidam diariamente com essas informações.

Lembre-se também que cada empresa tem necessidades diferentes, e muitas vezes o que funciona para um colega, pode não ser o ideal para você!

Se otimizar o uso dos documentos com segurança e praticidade está entre as suas prioridades, saiba que nós estamos preparados para oferecer exatamente o que sua empresa precisa! Venha conversar conosco!

Com o progresso oferecido pelas tecnologias, hoje já não precisamos nos deslocar para comprar alimentos, ingressos, roupas e várias outras coisas. E essa mudança também melhorou os processos realizados em nossas
empresas.

Por exemplo, antigamente, eram necessários ter diversos armários com pastas para armazenar nossos documentos importantes que poderiam ser facilmente perdidos em caso de acidentes ou um simples descuido. Assim, perdíamos muito tempo e dinheiro com a procura e organização desses papéis.

Hoje, felizmente podemos contar com a digitalização para facilitar todos esses processos, fazendo você economiza tempo e dinheiro. Se você tem dúvidas sobre esse cuidado, preparamos esse post esclarecendo todas as dúvidas sobre a digitalização de documentos:

O que é?

É a conversão de documentos físicos em digitais através de softwares e equipamentos para agilizar a procura e garante a segurança de informações importantes para as empresas. Nesse processo, os papéis são escaneados e armazenados em pastas segmentadas no computador, que podem ser compartilhadas com outros funcionários ou clientes que precisem.

Porque é importante digitalizar:

Reduz custos com a aquisição de papéis, ajuda o meio ambiente, otimiza a organização, acessibilidade, mobilidade, tem validade e reduz o risco de fraude.

O processo é feito em 6 etapas:
1. Coleta dos documentos físicos
2. Classificação de acordo com ordem
de importância
3. Data e higienização
4. Digitalização
5. Indexação
(organização virtual)
6. Consulta para os profissionais.

Vale lembrar que documento digitalizado é diferente do digital, pois o primeiro era um papel que se converteu para o computador enquanto o segundo já foi confeccionado no meio virtual.

Ficou com outras dúvidas sobre o processo? Envie uma mensagem para saber mais!

Segunda, 16 Novembro 2020 18:32

Home office: sonho ou pesadelo?

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Home office: sonho ou pesadelo?

 

Devido à pandemia do covid-19 o home office acelerou o processo de entrada no mercado
de trabalho brasileiro, pois muitas empresas tiveram que deixar de lado o modo que
trabalhavam para se adaptarem ao novo método.
Mas afinal como funciona o esse novo método chamado Home Office?

O nome veio pelo conceito de trabalhar no próprio conforto de casa, em cafés, ou até
mesmo naqueles espaços coworking (que agora até nos próprios condomínios tem esse
espaço). Esse recurso já era muito usados por autônomos e freelancers, mas agora as
empresas aderiram também pois é uma forma delas não precisarem demitir ninguém em
meio a pandemia, já que os funcionários podem continuar trabalhando de casa, além de ser
mais econômica devido a não ter gastos com água, luz e talvez até mesmo o espaço da
empresa, com o aluguel, entre outros fatores.

Trabalhar em casa mantém as pessoas em um ambiente familiar o que s torna mais
confortável, ainda pode fornecer horários mais flexíveis quando a jornada de trabalho é
ajustada de acordo com as responsabilidades profissionais e a necessidade pessoal.

Algumas vantagens:

 Ter mais contato com a família;

 Executar tarefas diárias de forma independente;

 Reduzir a pressão do tráfego urbano;

 Ter hábitos mais saudáveis e um controle da alimentação;

 Autonomia profissional;

Melhor qualidade de vida;

 Privacidade no trabalho diário;

 Definir o seu horário de trabalho.

Com essas vantagens, fica claro o porquê esse modelo de trabalho é tão atraente. Mas
como nem tudo são “Flores” vamos mostrar também as desvantagens, pois acaba se
tornando um desafio ter todas as coisas que no ambiente normal de trabalho você teria só
que dentro da sua casa.

Algumas desvantagens:

 Maior fluxo de trabalho;

 Tendem a estar socialmente isolados;

 Ausência de atualização de qualificação;

 Networking reduzido;

 O trabalho acaba ficando restrito então há poucas relações interpessoais;

 Assuntos de casa se torna distração;

 A produtividade diminui devido às distrações de casa;

 Devido à cobrança reduzida, não se tem feedback, então a qualidade do trabalho diminui.

Tem hábitos que você pode começar a aderir para melhorar sua rotina, um deles é checklist,
como em um escritório convencional tem um superior sempre cobrando, acaba sendo difícil
esquecer de fazer alguma tarefa, mas no caso do home office é você por você mesmo, então
um checklist pode ser um grande aliado. Outro fator importante: respeite sua rotina! Não é
por que você está em casa que deve trabalhar 10/12 horas por dia, uma coisa é acontecer
um dia outra é isso se tornar sua rotina, já é difícil se concentrar apenas no trabalho,
deixando de lado os afazeres domésticos, não se distrair com tv, jogos ou livros naquele
período de hora, e você ainda trabalha mais horas do que seu expediente, tornando mais
cansativo ainda sua rotina, ou seja, respeite seus limites.

Com isso podemos ver que esse tão desejado modelo não é tão fácil assim, nossa casa as
vezes pode ser o local mais confortável como também pode vir a se tornar nosso pesadelo
quando o assunto é home office.

Terça, 10 Novembro 2020 13:54

Novembro Azul

Escrito por

Novembro Azul

Chegou o mês da prevenção ao câncer de próstata.
Essa campanha veio para conscientizar a sociedade, direcionada ao público masculino, para que
procure sempre ir ao médico, tanto para prevenção quanto para o diagnóstico precoce do câncer de
próstata. Esse tipo de câncer é mais comum entre os homens, e no Brasil a cada 38 minutos morre
um homem devido ao Cancro de Próstata, segundo o Inca (Instituto Nacional do Câncer).

O Brasil começou a fazer a campanha Movember, graças ao Instituto Lado a Lado pela Vida que a
trouxe em 2008, com o propósito de tirar o preconceito que os homens tinham, e tem até hoje, de ir
ao médico se consultar e caso seja necessário fazer o exame de toque retal, o lema era “Um Toque,
UM Drible”. Outro ponto marcante foi em 2014, onde em todo o Brasil foi realizada ações do
Instituto, tendo pontos turísticos iluminados com a cor azul, como o Cristo Redentor, Monumento às
Bandeiras, Congresso Nacional, Teatro Amazonas, e contando com o apoio de celebridades.

Normalmente os sintomas começam a aparecer quando o câncer já está em estado avançado, e
estamos falando de cerca de 95% dos tumores, o que dificulta muito na cura, por este motivo é tão
importante fazer os exames de prevenção.

Os sintomas da fase avançada são: dor óssea, dores ao urinar, vontade de urinar com frequência e
presença de sangue na urina e/ou no sémen. Fatores que precisam ser levados em consideração é o
histórico familiar, caso o pai, irmão e/ou tio já tiveram a doença, raça, pois homens negros sofrem
maior incidência deste tipo de câncer, e pessoas com obesidade, esses são fatores de risco.

A forma mais segura da cura é o diagnóstico precoce do tumor. Homens com mais de 45 anos com
fatores de risco ou com 50 anos sem fatores devem procurar um urologista para uma consulta, caso
necessário um exame de toque retal ou outro que o médico veja como importante para obter
melhor diagnóstico.

Terça, 03 Novembro 2020 18:19

Como Lidar com os seus Documentos Clínicos !

Escrito por

Que o prontuário médico é de extrema importância todos sabem, mas porquanto tempo ele deve ser guardado?

A Resolução 1.821/07 do Conselho Federal de Medicina (CFM) informa que todo prontuário médico
do paciente deve ser guardado por pelo menos 20 anos, isso incluem exames com imagens e laudos,
mas isso se aplica também ao Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), desde que siga todas as
regras de digitalização, seguindo tudo o que está nos documentos originais.
Para que você fique por dentro de como lidar com esses documentos, da sua clínica ou consultório,
aqui vão algumas dicas valiosas:

Contratar um serviço de Guarda Documentos.

Sabe aquele momento em que você olha pra sua empresa e não tem mais local para armazenar os
documentos, e não pode apenas se desfazer deles, como é o caso dos prontuários, é ai que você tem
que procurar uma empresa que o ajude com eles. Essas empresas são chamadas de Guarda
Documentos, como a box 613, elas tomarão conta dos seus documentos com total segurança. Com
esse serviço, é possível você guardar e gerir documentos, arquivos, resultados de exames,
prontuários e documentos que legalmente não pode se desfazer.
Quando se paga por esse tipo de serviço, o investimento será em qualidade de armazenamento, pois
tem a garantia de integridade física de seus documentos, local com sistema de detecção de incêndio,
para-raios e controle de pragas, seus documentos armazenados estarão em segurança e no
ambiente ideal de conservação, garantindo a proteção deles, lhe oferecendo a opção de digitalizar
seus documentos de forma gradual, de acordo com a necessidade e possibilidade da sua empresa,
ainda fazer o expurgo de documentos de acordo com a sua autorização, usando a tabela de
temporalidade própria ao seu segmento.
Manter os documentos médicos dentro de pastas ou caixas de arquivo em sua clínica ou consultório
não é a prática mais eficiente, pois há o risco de deterioração por praga, enchentes, fogo e outros
acidentes. Dentro de um Guarda Documentos seu documento estará seguro contra todos esses
acidentes, pois neles existem a opção pelo serviço de digitalização, o que garantirá ainda mais
praticidade no acesso aos seus documentos.

Digitalizar seus documentos.

Ficar buscando dados em papel, no arquivo da empresa, pode significar uma enorme perda de
tempo, a digitalização de documentos pode eliminar o problema de uma maneira prática, saindo do
analógico para o âmbito digital, segura e garantindo que seus documentos não vão estar em mãos
erradas, além de ser mais econômico. Um exemplo da praticidade da digitalização é em casos
médicos, onde mais de um especialista irá analisar o caso de um paciente para chegar ao consenso,
e mesmo que os dois não estejam em locais distantes, ambos tem acesso em tempo real ao
documento.

Com seus prontuários digitalizados, você melhora o acesso e o atendimento ao paciente.

Com os documentos digitalizados a agilidade na entrega de resultados aos pacientes será bem
maior, aumento da precisão e, ao mesmo tempo, melhora na busca pelos dados, pois tudo o que
você precisará fazer é buscar pelo nome ou código do arquivo em seu computador. Quando for
solicitado um documento médico, em vez de perder tempo localizando o documento em meio a
inúmeras papeladas, você terá tudo o que precisa em seu computador, reduzindo o tempo de
espera tanto do paciente quanto o seu.

Utilize o compartilhamento na nuvem.

Armazenar as informações digitalizadas no pen drive, HD externo e na nuvem, facilitará a
organização dos arquivos, reduzindo toda a busca de espaço para armazenar os documentos no
computador. Sabemos que diariamente são produzidas uma grande quantidade de dados nas
empresas, e uma das formas mais seguras que existem de armazenar esses dados é a nuvem, nela
você tem uma alta segurança de dados, podendo acessar de onde for apenas com o acesso a
internet e tendo várias opções de plataformas. A guarda em nuvem viabiliza a sincronização das
informações digitalizadas, uma excelente forma de armazenar os arquivos da empresa.

Importante fazer backups constantes.

Deixar todos os arquivos salvos somente em seu computador é muito arriscado. Afinal nunca se sabe
quando ele vai sofrer uma pane no sistema e levar consigo todos os seus documentos importantes.
Para evitar que isso ocorra, busque maneiras de fazer um backup de seus dados, seja por meio de
mídias físicas (pen drive ou HD externo), ou por meio de mídias online (nuvem). O backup possibilita
que caso o sistema sofra uma pane e perca todos os dados, você consiga restaurar rapidamente de
forma segura, eliminando o trabalho de recriar tudo do 0 e a perda de documentos do paciente além
de gerar uma vantagem competitiva do mercado.

Segunda, 20 Julho 2020 13:41

Documentos Digitalizados passam a ter efeitos Legais

Escrito por

 

Documentos Digitalizados passam a produzir os mesmos efeitos legais dos Documentos Originais.

Foi publicado recentemente o DECRETO Nº 10.278, DE 18-03-2020 que regulamenta o disposto no inciso X do caput do art.3º da Lei nº13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art.2º-A da Lei nº12.682, de 9 de julho de 2012,para estabelecer a técnica e os requisitos para a
digitalização de documentos públicos ou privados, afim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

Efeito Legal para os Documentos Digitalizados Segundo a art. 2º deste Decreto aplica-se os documentos físicos digitalizados que sejam produzidos:

  • Por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares;
  • Por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante:
  • a) pessoas jurídicas de direito público interno; ou
  • b) outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.

Contudo, o Decreto não se aplica a:

  • Documentos nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital;
  • Documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;
  • Documentos em microfilme;
  • Documentos audiovisuais;
  • Documentos de identificação; e
  • Documentos de porte obrigatório.

Ademais, deve-se observar os parâmetros estabelecidos dos procedimentos e tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos.

Vale ressaltar, que conforme o art.5º do decreto, o documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:

  •  Ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira-ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
  •  Seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e
  •  Conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.

Outrossim, após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.

Não havendo valor histórico os documentos deverão ser preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência
dos direitos a que se referem.

Quer transformar seus documentos físicos em documentos digitais?

Entre em contato com a Box 613!!!

Agora é Lei: texto do Legislativo formaliza a digitalização e gestão eletrônica (GED) dos prontuários médicos

No apagar das luzes de 2018, o segmento da saúde no Brasil recebeu uma notícia que dará um novo patamar para o padrão de atendimento ao paciente nos hospitais e centro de saúde. Foi publicada no Diário Oficial da União no último dia 27 de dezembro a lei 13.787/18, que trata da
digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente, e o Brasil poderá aderir a um cadastro eletrônico eficiente e integrado para cada cidadão.

Mas será que ficou realmente claro como a gestão eletrônica das informações (GED) do paciente dever ser realizada?

Para fins de análise e proporção dos novos cenários que está nova lei irá proporcionar, segundo o relatório publicado em julho de 2018 pela Federação Brasileira de Hospitais, em janeiro de 2018, haviam 4.397 hospitais privados no Brasil, a maioria no Sudeste (41,4%), especialmente
em SP e MG. Do total de hospitais privados, a maior parte tem fins lucrativos (57,8%).

Em 2017, o segmento da saúde (pública e privada) movimentou impressionantes R$ 500 bilhões segundo dados da Associação Nacional deHospitais Privados (ANAHP), sendo que 20% destes recursos são gastos com procedimentos mal feitos, fraudes, excesso de consumo de materiais
etc., principalmente pelo excesso e falta de controle do uso do papel no operacional.

Segundo o Ministério da Saúde a informatização do sistema geraria uma economia estimada é de R$ 22 bilhões. Com a iniciativa, todos os dados de atendimento do paciente, como prescrição de medicamentos, exames e consultas ficarão registrados nacionalmente e poderão ser consultados em
qualquer unidade de saúde do país.

Então pode-se dizer que o cenário é perfeito para a publicação da Lei 13.787/18.

Sim, mas apesar da demanda comprovadamente existente que a nova Lei irá atender, muitos pontos ainda não ficaram claros no texto publicado. A necessidade da definição de regulamentações, procedimentos e responsabilidades na gestão eletrônica dos documentos, leva aos gestores
dos hospitais que queiram sair a frente no processo, a agirem com muita responsabilidade. E “obriga” também, as empresas especializadas em GED, a disponibilizarem suas soluções de forma muito honesta no mercado, cientes de que novas regulações deverão ser publicadas para tornar o texto da Lei 13.787/18 mais conciso, desta forma não provocando retrabalhos e desperdício de recursos das instituições.

Fato é que o caminho da transformação digital é sem volta. Mais ainda na área da saúde. Seus benefícios são comprovadamente perceptíveis, bem como a economia gerada por ela.

Em resumo, o novo texto de 27 de dezembro 2018, permite que os prontuários digitais possam ser armazenados em detrimento dos prontuários físicos dos pacientes. Tornando o modelo eficiente da gestão eletrônica de documentos, formalmente efetiva. E na opinião de especialistas e números, este novo processo permite que a saúde possa efetivamente se beneficiar das praticidades da era digital. Com essa nova lei, o Brasil poderá aderir a um cadastro eletrônico único, eficiente e integrado para cada cidadão. No entanto às instituições de saúde precisam agir com responsabilidade e buscar aderir às soluções que realmente contribuirão para a real necessidade da legislação do momento, para que retrabalhos não tornem uma lei que veio para ratificar a importância da GED, um caminho mais longo do que deveria.

LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados para o consumidor

LGPD, você sabe o que realmente essas quatros letras deverão significar no ponto de vista dos usuários? Listamos alguns pontos da Lei quem devem ser considerados para que o seu principal objetivo seja alcançado.

A LGPD entrará em vigor 24 meses após a sua publicação no Diário Oficial da União, ou seja, a partir de agosto de 2020. A empresas têm um prazo de 2 anos para adequar-se as imposições legais previstas na “normativa”. Definições de critérios para tratamentos dos dados, mecanismos de acessibilidade da informação ao usuário, rotinas de eliminação dos dados pessoais, padrões claros de automatizações e utilização dos dados, dentre outros, tudo isso precisará ser estabelecido e claramente disponibilizado a favor do usuário até o início do 2º semestre do próximo ano.

Motivos para a nova legislação de proteção de dados

Recentemente ocorreram importantes acontecimentos relacionados ao vazamento de dados por empresas que detém em sua natureza de negócio, a captação dos dados pessoais de usuários, e estes acontecimentos agilizaram os tramites legais que levaram a aprovação da LGPD, como por exemplo o escândalo de privacidade do Facebook – em que a empresa Cambridge Analytica utilizou de dados dos usuários para que pudessem executar estratégias mais segmentadas e assertivas na eleição de Donald Trump em 2016. Este ano o Google, através do seu assistente virtual, confirmou que consegue escutar conversas de seus usuários, que segundo a empresa são utilizadas para melhorias das suas aplicações, aterrorizando àqueles que prezam pelo total sigilo dos seus dados.

Notícias de vazamentos de dados inundaram os veículos de comunicação em 2018 e neste início de 2019, proporcionando um ambiente propício para votações de projetos de lei com grande apoio popular.

A LGPD e suas principais definições

Lei nº 13.709/2018  correspondente a LGPD, regula atividades de tratamento de dados pessoais e também altera os artigos 7º e 16 do Marco Civil da Internet e estabeleceu definições e nomenclaturas para classificar perfis de usuários e padrões de informações existentes nos processos de captação de dados. Desta forma, “torna-se claro as responsabilidades e formas de tratamento destes dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, protegendo os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural”.

Principais direitos com a LGPD

O usuário ou consumidor tem garantidos através da LGPD os seguintes direitos ao disponibilizar suas informações em qualquer plataforma para qualquer pessoa ou empresa:

  • Confirmação explicita da existência de tratamento das informações.

  • Acesso aos seus dados.

  • Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.

  • Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados tratados em desconformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados.

  • Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto sem ônus.

  • Eliminação dos dados pessoais tratados quando desejar e exigir.

  • Informação das instituições (públicas ou privadas) com as quais o utilizador realizou uso compartilhado dos dados.

  • Informação – clara – sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa.

  • Revisão por pessoa natural de decisões automatizadas.

  • Revogação do consentimento do uso dos dados pela instituição.

  • O usuário tem o direito de cobrar em relação aos seus dados contra a empresa perante a autoridade nacional.

  • Opor-se ao uso dos dados pelo utilizador em caso de descumprimento dos itens da LGPD.

Pelo lado das instituições ou utilizadores, existem mecanismos previstos na LGPD que acercam o direito do utilizador de se adequar em tempo a qualquer exigência do usuário. Como por exemplo em caso de impossibilidade de atendimento ágil da revogação do usuário pela utilização dos dados, onde o utilizador poderá comunicar (se comprovado for) que não é um agente de tratamento de dados, apontando o real utilizador (se existir). Ou também, apontar as razões de fato ou de direito, que impedem a adoção imediata da providência.

A atuação do Ministério Público

A LGPD provocará mudanças profundas nas estruturas organizacionais das instituições privadas e públicas, demandando extenso trabalho de fiscalização e controle. A Unidade Especial de Proteção de Dados e Inteligência Artificial do Ministério Público do Distrito Federal e Territórios (MPDFT) foi a primeira iniciativa nacional dedicada exclusivamente à proteção dos dados pessoais e da privacidade dos brasileiros.

O MPDFT já instaurou ações contra Uber e, mais recentemente, contra a Netshoes em casos de vazamento de dados pessoais de usuários.

Como garantir a proteção e uso dos dados pelas empresas

Fato é que todos estão buscando se adequar a normativa que transformará o modo como as empresas vem utilizando (de maneira eficiente, dica-se de passagem) os dados dos seus usuários. Garantir que suas informações pessoais não caiam em mãos erradas ou em centrais de telemarketing e consultorias de crédito não será uma tarefa usual a todos.

Agora, será preciso mais do que nunca, se relacionar com instituições que comprovam sua idoneidade através da clareza e transparência das informações, com parcerias sólidas e igualmente idôneas e seguras.

A LGPD apresenta diversas vertentes que precisam ser detalhadamente consideradas, tornado-a o maior marco legislativo digital da história do país. Caberá a nós usuários/consumidores, nos atentar cada vez mais, com quem passamos a dividir nossos dados e segredos mais confidenciais.

 

Portaria do MEC torna digitalização de documentos obrigatória para Instituições de Ensino Superior

Em abril de 2018, o Ministério da Educação (MEC) publicou a Portaria 315, que dentre outras obrigações, visa regular a digitalização e gestão de todos os documentos envolvidos nos processos das atividades-fim de instituições de ensino superior.

Segundo as novas normas estabelecidas pela Portaria, todas as instituições de ensino superior, sejam elas públicas ou privadas, deverão migrar seu acervo acadêmico para o meio digital. É uma maneira de as instituições preservarem e manterem as informações dos estudantes, através de um armazenamento confiável, acesso restrito aos documentos e políticas de segurança da informação.

 

O prazo estabelecido na nova Portaria para a digitalização de documentos é de 24 meses, ou seja, as instituições têm até abril de 2020 para digitalizar todo o acervo documental, obedecendo aos seguintes critérios estabelecidos:

I - os métodos de digitalização devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais; 

II - a IES deverá constituir comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico, conforme definido nesta Portaria, no Marco Legal da Educação Superior e, de maneira subsidiária, em suas normas institucionais.

O controle dos documentos digitalizados das instituições de ensino superior deve ser realizado por um sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos, que possua, ao menos, as seguintes características: 

I - capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital; 

II - forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital; 

III - método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;

IV - utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

 

É importante ressaltar que após o prazo final para a digitalização dos documentos, a instituição de ensino superior que não cumprir com as novas regras estabelecidas pela Portaria 315 pode ser acusada de irregularidade administrativa, sendo passível dos efeitos da legislação civil e penal.

Fique atento, portanto, às novas regras e prazos para digitalização de documentos de instituições de ensino superior. Além de garantir cumprimento da lei, o aluno e a própria instituição são beneficiados. O aluno porque poderá acessar seus documentos de maneira mais rápida, sem a necessidade de se deslocar até a instituição e perder tempo até que o documento solicitado seja localizado; e a instituição que ganha com redução de custos, economia de espaço, além de maior produtividade para os funcionários.

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Quinta, 31 Outubro 2019 15:04

10 DICAS PARA ORGANIZAR DOCUMENTAÇÕES

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Gestão de documentos: 10 dicas para organizar documentações

A gestão de documentos é uma tarefa muito importante para que gestores melhorem a produtividade da equipe, além da organização do ambiente.

Você já deve ter vivido uma experiência semelhante: ficar horas na procura de um documento importante e perceber, no fim das contas, que perdeu o seu tempo com esta busca. Problemas como estes são comuns em ambientes de trabalho em empresas de todos os portes. Mas, sabia que existe uma forma de evitá-los?

Como? Simples! Você precisa qualificar a estratégia da gestão de documentos com algumas práticas organizacionais:

  • Organizar as documentações de acordo com uma classificação padronizada no arquivamento físico ou digital;

  • Realizar a organização de documentações de acordo com setores e por ordem alfabética, nível de importância ou outras indicações.

O que é gestão de documentos?

Podemos definir a gestão de documentos como qualquer medida administrativa que objetiva administrar documentações. Veja 3 exemplos de tarefas da rotina do gestor de arquivos:

  • manter os cuidados para evitar danos físicos nas documentações, o que engloba também higienizar papéis e armários para evitar a incidência de manchas ou fungos;

  • organizar o arquivamento dos documentos físicos ou digitais, de acordo com um padrão definido pelo gestor ou pelas regras organizacionais estabelecidas pela empresa;

  • facilitar ao pessoal autorizado o acesso, a retirada ou a inserção de documentos, algo que inclui a utilização de recursos tecnológicos para a gestão documental de arquivos digitais (GED).

Quais são as vantagens da gestão de documentos?

Existem várias vantagens de um bom trabalho de gestão de documentos. Além de garantir a melhora da fluidez e funcionamento da empresa, contribui para a segurança de todos os arquivos geridos.

1. Otimização do processo produtivo

É possível trabalhar com mais dinamismo e rapidez no gerenciamento de documentos ao usar recursos tecnológicos. Quando a empresa possui sistemas para a Gestão Eletrônica de Documentos, é possível melhorar a produtividade na administração das informações e perder menos tempo em pesquisas.

Com os documentos corporativos com fácil acesso, o gestor responsável pelos documentos e toda equipe tornam-se mais produtivos.

2. Organização dos documentos

Contas de luz ou de água, pagamentos de impostos, contratos, holerites, certificados, garantias de compras de produtos, são documentos presentes em empresas de todos os portes.

Quando esta documentação não está organizada em um padrão aceitável, acaba se tornando um empecilho para o bom andamento das rotinas operacionais. Para evitar este caos documental, o uso das ferramentas tecnológicas apropriadas para organizar papéis ou dados digitais será crucial.

3. Mobilidade no acesso

Quando a empresa tem disponível uma plataforma online para acessar ou indexar documentos digitalizados, é mais fácil trabalhar com documentações, mesmo o profissional estando distante do arquivo físico.

Imagine que você está em uma viagem de negócios, e precisa consultar alguns papéis. Com a documentação em ambiente virtual, é possível ter acesso às milhares de documentações da empresa rapidamente.

Diretores ou pessoas autorizadas podem acessar os documentos digitalizados e indexados na plataforma, em suas próprias residências.

4. Facilidade para expandir

Quanto mais a empresa cresce, maior é o montante de documentos físicos. Imagine quantas documentações adicionais há em uma secretaria escolar na época de matrículas?

Quando o arquivo físico dos documentos não possui uma estratégia de gestão funcional, acaba tornando-se mais desorganizado com a entrada de novos registros.

Por outro lado, se existe uma estratégia de gestão de documentos, é fácil organizar as novas documentações de acordo com os padrões estabelecidos

5. Adequação à era digital

A transformação digital é um tema presente nas estratégias de mindset de diversas empresas, dos mais diferentes segmentos que buscam modernizar as operações e a relação com colaboradores, consumidores ou fornecedores.

Digitalizar documentos é uma oportunidade para os negócios se tornarem mais digitais.

A partir do momento que a documentação está digitalizada, acessível em uma plataforma de GED, a equipe sente na prática as vantagens e benefícios na otimização produtiva no dia a dia de trabalho.

Quer aprender mais sobre gestão de documentos e seus benefícios? Continue a leitura.

10 dicas de como fazer gestão de documentos

Após ler os 10 conselhos sobre como fazer gestão de documentos de modo profissional, você irá perceber que essa otimização não é algo muito complicado.

Organize o espaço físico, sem abandonar nenhum documento.

A gestão documental irá te ajudar a diminuir o espaço gasto no armazenamento de papéis, além de facilitar o dia a dia de quem precisa consultar esses arquivos diariamente.

1. Organizar documentos físicos

Embora a tendência de digitalizar dados cresça diariamente, na prática é um pouco difícil se livrar de todos os documentos físicos, uma vez que alguns papéis precisam ser guardados por muito mais tempo (Tabela de Temporalidade). Mas, isto não quer dizer que você deva dispensar a organização dos documentos físicos.

Uma dica simples é reunir estes documentos em um local seguro. Uma gaveta ou armário pode ser suficiente, caso a quantidade não seja grande.

Por outro lado, se há muitos arquivos em papel, será preciso organizá-los em uma sala específica de arquivos, com pastas ordenadas por importância, ordem alfabética, data ou outras informações relevantes.

2. Estabelecer um padrão organizacional

Gerir documentos requer alguns cuidados. O primeiro deles é a criação de tabelas ou listas organizacionais com os títulos de cada documentação e outras informações (data, horário de armazenamento, importância, validade, entre outros), o que facilita na organização geral.

A grande parte dos especialistas em gestão de documentos organizam as documentações em 3 níveis diferentes:

  • Nível 1: Papéis que possuem assinaturas ou contratos devem ser armazenados no formato físico;

  • Nível 2: Relatórios, pesquisas, fichas de cadastros e outros documentos mais volumosos são armazenados no formato digital;

  • Nível 3: Cópias de documentos ou outros papéis que não precisam ser armazenados depois do uso ou da digitalização.

3. Administrar documentos antigos

Uma prática comum entre gestores de documentos é armazenar de modo físico as documentações mais antigas, o que parece algo sensato, dependendo da natureza do negócio.

O lado positivo é que grande parte dos documentos não precisa ser armazenada de uma maneira definitiva, de modo que você deve sim, descartar alguns arquivos com o tempo. O armazenamento em nuvem, por sua vez, permite que você mantenha algumas documentações guardadas por um tempo maior, já que não ocupam espaço físico.

Ao gerir documentos é preciso entender que há documentações que possuem prazo para expirar. Depois do vencimento, estes papéis não possuem validade legal, podendo ser descartados. Veja alguns exemplos a seguir:

  • Prazo de 3 meses a até 50 anos de validade: Comprovante de pagamentos de contas de gás, luz, telefone e outros serviços;

  • Prazo de 5 anos de validade: IPVA, IPTU e extratos bancários;

  • Prazo de 40 anos de validade: Comprovantes de pagamentos de obrigações previdenciárias;

  • Prazo até o término do contrato: Recibos de aluguel, consórcios e financiamento;

  • Prazo até vencer a garantia: Notas fiscais que comprovam o pagamento por produtos;

  • Prazo de validade permanente: Escrituras de imóveis, PIS e Carteira de Trabalho.

Ao criar suas tabelas ou listas organizacionais, você pode reservar um espaço ao lado de cada descrição com a data de validade do documento.

Para documentos onde a validade é muito extensa, verifique a possibilidade de micro filmá-los. 

4. Contratar serviço de gestão de digitalização de arquivos

Como já explicamos, é preciso digitalizar os arquivos para ter uma gestão de documentos mais efetiva.

Muitas empresas que buscam economizar acabam gastando muito dinheiro ou tempo para digitalizar os arquivos por conta própria, tendo, inclusive, retrabalhos, uma vez que documentos diferentes precisam ser tratados e catalogados de formas diferentes.

A digitalização de documentos necessita ser feita de um modo profissional, com o tratamento certo para cada tipo de documentação, organizada em um padrão que facilite a busca das informações.

É importante reservar uma parte do orçamento para contratar serviços de empresas especializadas em digitalizar documentos, que utilizam bons scanners para garantir a qualidade e legibilidade dos documentos. Os especialistas realizam, também, um tratamento digital nas imagens dos documentos escaneados, para melhorar a qualidade da informação e durabilidade dos seus conteúdos.

Empresas de digitalização de documentos também organizam e disponibilizam todas as informações em plataformas digitais, na qual com apenas poucos cliques do mouse, pode-se executar tarefas complexas como comparar documentações e fazer buscas por registros e informações relevantes. 

5. Envolver a equipe na rotina da gestão documental

Diferentes setores de uma empresa podem colaborar para facilitar a gestão de documentações. Exemplo, cada equipe pode ter uma pasta ou container, para que possam separar papelada que necessitam ser digitalizadas.

Você, como gestor de documentos, também precisa adicionar essa tarefa em suas rotinas de trabalho. Por exemplo, no fim do expediente, recolha todos os papéis que precisam ser digitalizados e encaminhe direto ao setor ou à empresa que faz o serviço de digitalização, evitando o acúmulo e a perda de materiais importantes.

6. Backup também faz parte da gestão de documentos

Os manuais sobre segurança dos dados indicam que gestores de documentos precisam, com certa frequência, realizar backup dos arquivos digitalizados. Ou seja, não é só salvar informações no computador e pronto, existe a necessidade de assegurar que todos os documentos estejam a salvo e atualizados.

Simples descargas elétricas repentinas podem queimar o HD do computador, gerando a perda de todos os dados importantes.

As empresas especialistas em serviços de gestão de documentos digitalizados oferecem plataformas online seguras que permitem realizar backups diários, o que assegura a defesa contra perdas de documentações digitalizadas.

Além de manter os documentos em ambiente virtual, também vale a pena reservar um pen-drive ou HD externo para guardar as documentações digitalizadas, sendo uma outra forma de reforçar a segurança da armazenagem sem ocupar espaços com arquivos físicos. Existem também a microfilmagem de documentos. 

7. Definir as regras para o acesso

O sucesso da gestão de documentos está diretamente relacionado com a padronização dos processos. Padronizar o modo de transportar ou utilizar documentações é uma maneira de garantir a produtividade e, ao mesmo tempo, reduzir as chances das ocorrências de riscos como extravios ou danos físicos.

Uma das principais regras na gestão de documentos é usar métodos para definir quem tem ou não direito a acessar determinado tipo de informação. Em uma solução de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) este serviço de controle acontece com mais facilidade, já que os gestores conseguem definir as senhas específicas para cada usuário, limitando o acesso à informação conforme cargo ou interesse do gestor.

8. Filtrar os novos documentos

Embora os recursos tecnológicos ajudem cada vez mais a otimizar o tempo de gestão de documentos, realizar a organização de muitos arquivos é um trabalho que requer certo esforço.

Por este motivo, para estabelecer a organização dos documentos, é preciso tomar medidas para que as informações não fiquem desorganizadas novamente.

Uma dica que pode ajudar, é ter a prática de sempre realizar análises de todas as novas documentações para saber se vale a pena armazená-la em ambiente físico ou digital.

Você pode até gastar certo tempo para fazer estas análises diariamente, mas esta tarefa vai evitar com que o caos nas documentações prejudique horas ou até dias de trabalho no futuro.

9. Nomear os arquivos corretamente

Até em empresas de grande porte, tem o costume de armazenar os documentos na web, nos computadores ou em arquivo físico sem fazer a nomeação adequada de cada documentação. Depois, para reunir todos estes dados e organizá-los será mais dispendioso.

Todas os colaboradores da empresa, desde os donos até funcionários operacionais que acessam ou inserem documentos no arquivo, precisam ter o hábito de nomear corretamente os documentos

Com os arquivos nomeados de forma padronizada, é mais fácil encontrar ou organizar todas as informações, otimizando o tempo nas buscas e tornando o ambiente de trabalho mais produtivo.

Uma boa indicação para facilitar a gestão de documentos é usar nomes curtos e padronizados para nomear arquivos. Desta forma qualquer membro da equipe pode realizar buscas sem complicação.

10. Com os olhos atentos no arquivo

Arquivar, organizar, digitalizar e conservar: estão são os 4 mandamentos da gestão de documentos moderna, conforme as tendências defendidas por especialistas no assunto.

A última dica vale como uma lembrança: é importante manter o foco em todos os detalhes da organização do acervo para o trabalho ser cada vez mais produtivo, seja aos gestores ou as demais pessoas dos diferentes setores que precisam arquivar ou acessar as informações documentadas.

Mão à obra na sua gestão de documentos

A organização e gestão de documentos auxilia no dia a dia da empresa e torna o trabalho muito mais simples e prático.

Quando mais organizada for, menos tempo os profissionais precisarão gastar na busca por arquivos, tendo mais disponibilidade para serem estratégicos.

Quer aprender mais sobre gestão de documentos e como melhorar a rotina da sua empresa? Confira nosso blog!

A digitalização de documentos em instituições de ensino é validada pelo MEC?

 

A digitalização de documentos em instituições de ensino superior (IES) é uma prática obrigatória para quem quer se manter dentro das normas. Nos últimos anos, o Ministério da Educação editou portarias e decretos sobre a necessidade das IES digitalizarem seu acervo acadêmico dentro do prazo fixado. Ou seja, além de ser validada pelo MEC, a digitalização é uma imposição legal.

No entanto, as instituições devem encarar tal obrigação como uma oportunidade de realizar umagestão documental mais eficiente e entrar de vez na era digital. A digitalização de documentos em instituições de ensino traz muitos benefícios que podem – e devem – ser explorados. Confira alguns pontos sobre a prática, a regulamentação do MEC e as vantagens da digitalização!

Digitalização de documentos em instituições de ensino

Digitalizar documentos é converter documentos físicos em formatos digitais. As informações, que antes estavam no papel, são organizadas em bits (unidades de dados), que podem ser processados por tablets, computadores, notebooks e smartphones.

A digitalização de documentos em instituições de ensino pode ser adotada para os documentos dos cursos de graduação e pós-graduação, pesquisas, dossiê dos alunos, da secretaria acadêmica e da direção, frequência, atas de reuniões e outros documentos. Ela não elimina a necessidade de manter as documentações em papel, mas possibilita aos administradores realizar uma boa gestão de documentos acadêmicos.

E como funciona o processo de digitalização de documentos em instituições de ensino? Podemos pontuar 3 etapas:

  1. Preparação: preparo de cada folha do documento (higienização, retirada de grampos ou clipes e eliminação de detritos que interferem no escâner).
  2. Captura: captura dos detalhes das imagens por meio do escâner, convertendo os documentos em formatos de arquivos (JPG, PDF ou TIF).
  3. Indexação: organização dos arquivos conforme orientações pré-determinadas para cada projeto, enviando as imagens para um software de gestão.

Uma prática cada dia mais comum das IES é contratar empresas de digitalização de documentos. Com expertise para todas as etapas do processo, essas empresas fazem um trabalho de qualidade, prezando pela organização, segurança e certificação das exigências legais.

 

Gestão Eletrônica de Documentos

 

A digitalização de documentos em instituições de ensino possibilita aos administradores adotar a Gestão Eletrônica de Documentos (GED). A GED nada mais é do que usar e administrar informações e/ou documentos no ambiente virtual. Essa prática é fundamental para otimizar rotinas de trabalho, trazendo melhorias para as instituições de ensino. Veja alguns exemplos de como a GED pode contribuir:

  • Possibilita ao aluno efetuar sua matrícula (ou rematrícula) online (site ou aplicativo da universidade), pois demanda somente o anexo da documentação exigida e a assinatura eletrônica;
  • Permite a localização dos documentos digitais com rapidez pelos funcionários, o que otimiza o atendimento à comunidade acadêmica;
  • Disponibiliza serviços online, pois qualquer documento terá uma versão digital.

Regulamentação do MEC

A digitalização de documentos em instituições de ensino passou a ser objeto de discussão no MEC em 2013. Com o passar dos anos, o Ministério da Educação foi destrinchando normas sobre a prática, abordando inclusive a Gestão Eletrônica de Documentos. Atualmente, temos duas portarias e um decreto que tratam diretamente sobre a digitalização, além da Portaria nº 330/2018, que torna obrigatória a emissão de diplomas e documentos acadêmicos em formato digital.

 

Portaria 1224/2013

 

A Portaria 1224/2013 “institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino”. Ela foi a primeira norma a tratar da digitalização de documentos em instituições de ensino.

Com o objetivo de preservar o acervo acadêmico e agilizar os processos, a portaria traz disposições sobre temporalidade e destinação final das informações do acervo acadêmico e dos documentos. Basicamente, as instituições devem se comprometer em disponibilizar o acervo em formato digital, sem que se esqueçam da preservação dos documentos físicos.

Ela também estabeleceu que uma norma posterior fixará prazos que devem ser cumpridos nas práticas de gestão documental. Esse ponto sobre o prazo também é abordado no Decreto nº 9.235/2017.

 

Decreto nº 9.235/2017

As instituições de ensino superior são as destinatárias do Decreto nº 9.235. A norma traz a digitalização e a GED como forma de gestão de documentos acadêmicos. A redação do artigo 104 é clara:

Art. 104. Os documentos que compõem o acervo acadêmico das IES na data de publicação deste Decreto serão convertidos para o meio digital, mediante a utilização de métodos que garantam a integridade e a autenticidade de todas as informações contidas nos documentos originais, nos termos da legislação.

Parágrafo único. O prazo e as condições para que as IES e suas mantenedoras convertam seus acervos acadêmicos para o meio digital e os prazos de guarda e de manutenção dos acervos físicos serão definidos em regulamento a ser editado pelo Ministério da Educação.

Esse regulamento veio com a Portaria 315/2018.

 

Portaria 315/2018

 

 A Portaria 315/2018, que revogou Portaria 1224/2013, “dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior integrantes do sistema federal de ensino e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância”.

A norma regula a digitalização de documentos em instituições de ensino, sejam públicas ou privadas, bem como a gestão documental. No entanto, uma disposição que merece bastante destaque é o prazo para as instituições se adequarem às práticas de digitalizar seu acervo.

De forma simples, documentos e informações que compõem o acervo acadêmico devem ser convertidos para o meio digital em 24 meses, contados da edição da portaria. A data final seria abril de 2020.

A portaria também fixa critérios para conversão e preservação dos documentos, sendo o mais importante referente aos métodos de digitalização, que “devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais”.

A Gestão Eletrônica de Documentos também é tratada na norma. De acordo com o artigo 46, “o acervo acadêmico, oriundo da digitalização de documentos ou dos documentos nato-digitais, deve ser controlado por sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos”.

As características do sistema GED também são tratadas na Portaria, como utilização decertificação digital padrão ICP-Brasil, utilização e gerenciamento adequado da base de dados, método seguro de reprodução do acervo acadêmico digital e outras.

Requisitos para cumprimento de avaliação institucional pelo MEC

As normas do Ministério da Educação estabelecem exigências a serem cumpridas pelas instituições de ensino. Mas a implementação das políticas de gestão documental e digitalização de acervos acadêmicos é objeto de avaliação institucional. Em outras palavras, o acervo acadêmico poderá ser averiguado a qualquer tempo por órgãos e agentes públicos, podendo se sujeitar à avaliação. E existem requisitos exigidos para cumpri-la. Veja alguns deles.

Digitalização e preservação digital de documentos

A digitalização de documentos em instituições de ensino deve obedecer ao prazo de 24 meses (finaliza em abril de 2020), independentemente da fase em que se encontrem (corrente, intermediário, permanente). Além disso, a IES deve adotar uma digitalização que garanta o acesso e a preservação digital (confiabilidade, autenticidade e durabilidade). Isso deve ocorrer por meio da implementação de uma política de preservação digital em longo prazo e de métodos de reprodução do acervo acadêmico digital.

Implementação de Política de Gestão Documental

  • As IES devem aplicar Tabela de Temporalidade Documental de forma a assegurar a prescrição legal e administrativa dos documentos nas fases (arquivo corrente, intermediário e permanente) conforme especificações legais;
  • Deve existir um Plano de Classificação de Documentos para organizar, em software, documentos físicos e digitais.

Implantação e institucionalização de Arquivo Central (CEDOC)

  • As instituições, em caso de transferência dos acervos acadêmicos, devem formalizar “Termo de Transferência do Acervo Acadêmico” com firma reconhecida e aceite por parte dos responsáveis legais da mantenedora da IES extinta ou em extinção e da IES receptora e de sua mantenedora;
  • As instituições devem manter sob custódia e disponibilizar para pronto acesso os documentos (físicos e nato-digitais) produzidos e recebidos no mesmo endereço institucional (espécie dearquivo central de documentação).

Responsabilidade do dirigente da IES e representante legal

Esse requisito trata da responsabilidade dessas figuras perante o acervo acadêmico. Eles são responsáveis por:

  • Guarda e manutenção permanentemente dos documentos, obedecidas as condições da integridade, organização, acesso e preservação;
  • Implementar instalações para facilitar as atividades de armazenamento, acondicionamento, acesso e localização do acervo;
  • Responder, nos termos da legislação civil e penal, nos casos de negligência ou de utilização fraudulenta do acervo;
  • Responder por irregularidade administrativa em caso de desrespeito aos prazos fixados nas portarias;
  • Manter as informações sobre a localização do acervo atualizadas junto ao MEC.

Acessibilidade dos documentos pelos alunos

 

Esse requisito diz respeito à acessibilidade dos documentos pelos alunos nos casos de conclusão do curso, descredenciamento, transferência e extinção.

  • A emissão de todos os documentos acadêmicos, o registro e a entrega aos egressos devem ocorrer em até 6 meses;
  • A informação sobre a localização do acervo deve ocorrer em até 30 dias, nos casos em que há extinção das mantenedoras de IES;
  • A IES deve indicar, em caso de descredenciamento ou em processo de descredenciamento, a instituição sucessora e realizar a transferência de seu acervo acadêmico para a guarda e a manutenção do acervo transferido;
  • A IES descredenciada ou em processo de descredenciamento deve disponibilizar aos estudantes, por meio de seu site, informações completas sobre a localização do acervo, dos responsáveis temporários pela sua guarda e emissão de documentos acadêmicos;
  • O responsável legal da mantenedora da IES descredenciada ou em descredenciamento, diante de comprovada impossibilidade de guarda e de manutenção do acervo, ou de problemas na transferência para outra IES, deverá apresentar justificativa circunstanciada, com a devida documentação probatória do alegado.

Segurança da Informação

A digitalização de documentos em instituições de ensino deve vir acompanhada de constituição de comitê gestor. Esse comitê será responsável por elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico.

Outro ponto importante sobre a segurança da informação é aplicar a certificação digital padrão ICP-Brasil, de modo a garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

Benefícios da digitalização de documentos em instituições de ensino

Adotar a digitalização de documentos em instituições de ensino é uma prática muito benéfica. Certamente, a primeira delas é se adequar às normas editadas pelo MEC, evitando assim as sanções administrativas e civis que podem decorrer da inadequação. No entanto, as vantagens vão muito além da conformidade legal. Podemos citar:

  • A digitalização de documentos em instituições de ensino é uma forma de tornar a IES mais sustentável, uma vez que a prática reduz os impactos ambientais causados pelo acúmulo de papéis e por sua produção;
  • A GED, como consequência da digitalização de documentos em instituições de ensino, traz segurança, organização e integridade às informações, protegendo os documentos de acessos não-autorizados, de perdas e extravios;
  • Com a digitalização de documentos em instituições de ensino, as informações ficam armazenadas em meio digital, o que possibilita o acesso e a recuperação do documento de forma rápida;
  • Sem a necessidade de grande espaço físico para arquivar documentação física, a instituições pode aproveitar melhor sua infraestrutura;
  • A redução dos custos operacionais decorrentes da economia de tempo e da altaprodutividade dos funcionários, o que é proporcionado pela digitalização de documentos em instituições de ensino, é muito relevante.

Além dos benefícios diretos trazidos pela digitalização de documentos em instituições de ensino, há também vantagens da gestão eletrônica de documentos (GED). Ela reduz o tempo de execução de uma solicitação (secretaria digital) e a quantidade de atendimentos presenciais, conferindo agilidade no atendimento ao aluno.

Essa gestão também é fundamental para organizar o acervo, de forma a atender aos requisitos para cumprimento da avaliação institucional. Sem contar no benefício que ela traz para as instituições que oferecem cursos EAD com o workflow dos processos internos.

A digitalização de documentos em instituições de ensino não só é validada pelo MEC, como é uma exigência do órgão. Mas muito além de atender às exigências legais, a digitalização de documentos em instituições de ensino traz muitos benefícios para a gestão como um todo. Ela é também crucial para a melhoria na qualidade da prestação de serviços.

Se sua instituição ainda não adotou a digitalização de documentos em instituições de ensino, fique atento! Falta menos de 1 ano para acabar o prazo de adequação, e o não atendimento às normas pode ocasionar sanções aos responsáveis legais.

Quer saber como uma empresa de digitalização de documentos em instituições de ensino pode ajudá-lo com isso? Acesse o site da BOX 613 e descubra como podemos ajudar sua empresa!

Você sabia que organizar documentos da sua clínica é uma tarefa importante e que deve ser investido um “tempinho” para que todo o fluxo de informações funcione adequadamente?

Com efeito, quando você se empenha em cuidar da papelada que move os negócios, está contribuindo para o aumento da produtividade da sua equipe, já que tudo fica mais simples quando se conhece a localização exata de cada arquivo. Ou seja, você deve ter em mente que a guarda e o compartilhamento dos documentos devem ser sempre muito bem-feitos, se assegurando de que essa cultura de organização documental se reflita em todos os procedimentos do estabelecimento.

Resumindo: organizar documentos é o mesmo que organizar uma empresa. Um erro comum de administração é lidar com o arquivo como um simples depósito de documentos, quando na realidade, o arquivo é um valioso centro de informações.

Para evitar que isso aconteça, criamos este post com 10 dicas para administrar os documentos da sua clínica/consultório da melhor forma possível. Confira!

1. Atente para os documentos funcionais

Os documentos referentes a funcionários e prestadores de serviços devem ser armazenados por um longo período pelas empresas. Tendo isso em vista, cada profissional deve ter sua própria caixa ou pasta de arquivos, contendo toda a papelada desde sua contratação, com os comprovantes salariais, laudos de exames periódicos, concessão de férias, entre outros.

Os arquivos devem estar arquivados para fornecer informações, segurança e proteção para o seu estabelecimento. Se vier um fiscal trabalhista, por exemplo, você precisa saber onde estão os comprovantes dos seus colaboradores.

2. Utilize o arquivo suspenso

Para dados que requerem armazenamento em papel, é interessante manter um arquivo suspenso e organizar os documentos de seus clientes — e os da própria empresa, é claro. Dessa forma, os novos documentos podem ser alocados na pasta correspondente.

Se algum papel precisar ser jogado fora, o ideal é sinalizar no documento a data para o descarte. Desse modo, tudo se manterá organizado e não será necessário realizar “faxinas” periódicas.

3. Fique de olho na temporalidade

Alguns tipos de papéis devem ser preservados para sempre. Outros precisam obedecer a um prazo determinado. Fique de olho nisso para não guardar documentos que já expiraram e principalmente para não perder aqueles que ainda precisam ser mantidos. Cada tipo tem suas próprias tabelas. Portanto, pesquise as que são referentes a cada um.

Confira abaixo uma lista de prazos de expiração de documentos:

  • comprovantes de pagamento de tributos da Previdência Social: prazo de, no mínimo, 30 anos. Esses documentos podem ser guardados digitalmente, porém, ainda assim, é obrigatório tê-los em papel;

  • IPTU, IPVA e Extratos Bancários: prazo de 5 anos;

  • financiamentos ou consórcios: deverão ser armazenados até a quitação do bem que foi adquirido;

  • recibos de aluguel e condomínio: até o término do contrato de uso do imóvel;

  • nota fiscal de compra de bens: até o prazo de garantia;

  • água, telefone, luz, gás e outras contas de consumo: deverão ser guardadas por 90 dias ou até 5 anos, por precaução;

  • escritura de imóvel, PIS e CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social): permanentemente.

Depois que estiver organizado, mantenha tudo funcionando em ordem. Toda vez que pegar um arquivo, devolva para o seu devido lugar, para evitar que a bagunça inicie novamente.

4. Contrate um serviço de Guarda Documentos

Se você não tem mais espaço para armazenar seus documentos que não podem ser dispensados, terceirize seu arquivo para um Guarda Documentos, que nada mais é do que uma empresa que armazena e toma conta dos seus documentos.

Com um serviço desse tipo, é possível guardar e gerir documentos, arquivos, resultados de exames, prontuários e equipamento de escritório fora de uso. Para quem não tolera bagunça, a solução ideal depende apenas da escolha do tamanho do box para arquivar tudo isso.

Assim, você paga pelo tempo que utilizar o serviço e tem a garantia de que seus documentos armazenados estarão em segurança e no ambiente ideal de conservação. É um serviço que funciona perfeitamente bem em estabelecimentos que estão procurando se instalar em outro local e precisam assegurar a proteção de suas informações.

5. Digitalize seus documentos

No cotidiano empresarial, comprometer tempo buscando dados em papel pode significar um enorme prejuízo — isso sem falar no quão vulneráveis ficam os documentos armazenados dessa forma. Sendo assim, investir na digitalização de documentos pode eliminar o problema e ainda poupar espaço no ambiente.

Muitas empresas têm buscado organizar os documentos de seus clientes dessa forma, já que é uma maneira prática, segura e econômica. Confira mais algumas vantagens de um sistema de digitalização:

Aumenta a segurança

Manter os documentos médicos (físicos) em segurança, dentro de pastas e/ou caixas de arquivo não é uma prática muito eficiente, pois há o risco de pessoas não autorizadas terem acesso aos prontuários de pacientes, o que pode causar diversos problemas.

A digitalização desses prontuários garante mais segurança. Dessa forma, somente quem é autorizado terá acesso a esses documentos. Para você ter uma ideia da eficiência desse tipo de sistema, ele relata imediatamente quem acessou e quando foi acessado um determinado documento.

Reduz custos com impressão

A sua clínica sentirá rapidamente a diminuição de custos referentes ao consumo de materiais para impressão: tintas e pacotes de sulfite. Essa mudança torna o seu negócio sustentável instantaneamente, o que é uma grande vantagem em relação à visão positiva dos pacientes perante o seu negócio.

 

Aumenta a responsabilidade dos funcionários

O uso de arquivos eletrônicos também eleva a responsabilidade dos funcionários em relação aos procedimentos tradicionais de manutenção de documentos. Com a digitalização de receitas, exames, pedidos, prontuários etc., o acesso torna-se rápido, o que melhora o fluxo de trabalho de toda a equipe do consultório.

Melhora o atendimento ao paciente

Com mais agilidade na entrega de resultados aos pacientes, o processo aumenta a precisão e, ao mesmo tempo, melhora a comunicação dos dados do paciente no sistema.

Quando uma pessoa solicita um documento médico, em vez de ficar muito tempo localizando, você terá tudo o que precisa em seu computador, reduzindo o tempo de espera tanto do paciente quanto do médico, que pode solicitar um resultado específico, por exemplo.

Mais espaço físico

Uma enorme sala de caixas de arquivos pode se transformar em um PC de servidor de imagens para toda a clínica. Se você considerar o custo que isso significa para o estabelecimento, verá que a digitalização fica muito mais barata.

 

6. Crie pastas no computador ao organizar documentos da clínica

Ao armazenar os dados no computador, o ideal é criar diversas pastas e subpastas para organizar documentos da clínica. Por exemplo, ao criar a pasta “Pendências financeiras”, podem ser criadas subpastas como “Boletos”, “Duplicatas”, “Contas a pagar” etc. Assim, quem precisar ter acesso a algum documento conseguirá fazê-lo de maneira intuitiva e, consequentemente, muito mais rápida.

7. Exclua aquilo que não é necessário

Quando você for ordenar seus documentos nas pastas criadas, perceberá que alguns deles são inúteis. Esses são os você deve excluir imediatamente, pois só atrapalharão a sua organização geral. Se a foto de um exame ficou borrada e não vai servir, apague. Se salvou sem querer um prontuário incompleto e que não pretender concluir, apague também. Adicionalmente, nunca se esqueça de esvaziar a lixeira do PC com frequência.

Esta é a dica de ouro: não adianta nada você criar o melhor sistema de organização de arquivos do mundo se não conseguir mantê-lo. Portanto, faça com que todos os documentos que chegam em seu computador sejam direcionados para a pasta correspondente e com o nome padronizado. Dessa maneira, fica fácil de gerenciar seus registros e você não se perde quando quiser localizar algo.

8. Utilize o compartilhamento na nuvem

Esse tipo de armazenamento está muito em voga, pois facilita de sobremaneira a organização dos arquivos, reduzindo toda a busca de espaço para armazenar os documentos no desktop. A guarda em nuvem viabiliza a sincronização das informações digitalizadas com a plataforma, sem demandar por conexão via cabo. É uma excelente forma de armazenar e compartilhar os arquivos da empresa.

 

9. Faça backups constantes

Deixar todos os arquivos salvos somente em seu computador é muito arriscado. Afinal, nunca se sabe quando ele vai sofrer uma pane no sistema e levar consigo todos os seus documentos importantes. Para evitar que isso ocorra, busque maneiras de fazer um backup de seus dados, seja por meio de mídias físicas (pen drive ou HD externo), seja por meio de mídias online (nuvem).

10. Crie uma política de organização

Não é só você e poucas pessoas que devem saber a política de gestão de documentos da sua clínica, mas todos os que fazem parte dela. Crie um manual básico com procedimentos claros e objetivos sobre a importância de armazenar cada tipo de documento. Caso um funcionário seja desligado ou peça demissão, treine o seu substituto imediatamente após a admissão para manter a efetividade dos serviços do seu consultório.

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Como você faz para organizar documentos da clínica? Tem alguma outra dica que queira compartilhar? Deixe um comentário aqui no post!

Apesar de estarmos vivendo a “Era Digital” a documentação em papel continua sendo utilizada majoritariamente na rotina das pessoas. Os documentos físicos continuam sendo indispensáveis para realização de diversos negócios e para muitos o papel em si passa mais seriedade e segurança nas transações do que documentos digitais.

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