Portaria do MEC torna digitalização de documentos obrigatória para Instituições de Ensino Superior

Em abril de 2018, o Ministério da Educação (MEC) publicou a Portaria 315, que dentre outras obrigações, visa regular a digitalização e gestão de todos os documentos envolvidos nos processos das atividades-fim de instituições de ensino superior.

Segundo as novas normas estabelecidas pela Portaria, todas as instituições de ensino superior, sejam elas públicas ou privadas, deverão migrar seu acervo acadêmico para o meio digital. É uma maneira de as instituições preservarem e manterem as informações dos estudantes, através de um armazenamento confiável, acesso restrito aos documentos e políticas de segurança da informação.

O prazo estabelecido na nova Portaria para a digitalização de documentos é de 24 meses, ou seja, as instituições têm até abril de 2020 para digitalizar todo o acervo documental, obedecendo aos seguintes critérios estabelecidos:

I - os métodos de digitalização devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais; 

II - a IES deverá constituir comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico, conforme definido nesta Portaria, no Marco Legal da Educação Superior e, de maneira subsidiária, em suas normas institucionais.

O controle dos documentos digitalizados das instituições de ensino superior deve ser realizado por um sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos, que possua, ao menos, as seguintes características: 

I - capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital; 

II - forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital; 

III - método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;

IV - utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

É importante ressaltar que após o prazo final para a digitalização dos documentos, a instituição de ensino superior que não cumprir com as novas regras estabelecidas pela Portaria 315 pode ser acusada de irregularidade administrativa, sendo passível dos efeitos da legislação civil e penal.

Fique atento, portanto, às novas regras e prazos para digitalização de documentos de instituições de ensino superior. Além de garantir cumprimento da lei, o aluno e a própria instituição são beneficiados. O aluno porque poderá acessar seus documentos de maneira mais rápida, sem a necessidade de se deslocar até a instituição e perder tempo até que o documento solicitado seja localizado; e a instituição que ganha com redução de custos, economia de espaço, além de maior produtividade para os funcionários.

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