A digitalização de documentos em instituições de ensino é validada pelo MEC?

A digitalização de documentos em instituições de ensino superior (IES) é uma prática obrigatória para quem quer se manter dentro das normas. Nos últimos anos, o Ministério da Educação editou portarias e decretos sobre a necessidade das IES digitalizarem seu acervo acadêmico dentro do prazo fixado. Ou seja, além de ser validada pelo MEC, a digitalização é uma imposição legal.

No entanto, as instituições devem encarar tal obrigação como uma oportunidade de realizar umagestão documental mais eficiente e entrar de vez na era digital. A digitalização de documentos em instituições de ensino traz muitos benefícios que podem – e devem – ser explorados. Confira alguns pontos sobre a prática, a regulamentação do MEC e as vantagens da digitalização!

Digitalizar documentos é converter documentos físicos em formatos digitais. As informações, que antes estavam no papel, são organizadas em bits (unidades de dados), que podem ser processados por tablets, computadores, notebooks e smartphones.

A digitalização de documentos em instituições de ensino pode ser adotada para os documentos dos cursos de graduação e pós-graduação, pesquisas, dossiê dos alunos, da secretaria acadêmica e da direção, frequência, atas de reuniões e outros documentos. Ela não elimina a necessidade de manter as documentações em papel, mas possibilita aos administradores realizar uma boa gestão de documentos acadêmicos.

E como funciona o processo de digitalização de documentos em instituições de ensino? Podemos pontuar 3 etapas:

1. Preparação: preparo de cada folha do documento (higienização, retirada de grampos ou clipes e eliminação de detritos que interferem no escâner).
2. Captura: captura dos detalhes das imagens por meio do escâner, convertendo os documentos em formatos de arquivos (JPG, PDF ou TIF).
3. Indexação: organização dos arquivos conforme orientações pré-determinadas para cada projeto, enviando as imagens para um software de gestão.

Uma prática cada dia mais comum das IES é contratar empresas de digitalização de documentos. Com expertise para todas as etapas do processo, essas empresas fazem um trabalho de qualidade, prezando pela organização, segurança e certificação das exigências legais.

Gestão Eletrônica de Documentos

A digitalização de documentos em instituições de ensino possibilita aos administradores adotar a Gestão Eletrônica de Documentos (GED). A GED nada mais é do que usar e administrar informações e/ou documentos no ambiente virtual. Essa prática é fundamental para otimizar rotinas de trabalho, trazendo melhorias para as instituições de ensino. Veja alguns exemplos de como a GED pode contribuir:

• Possibilita ao aluno efetuar sua matrícula (ou rematrícula) online (site ou aplicativo da universidade), pois demanda somente o anexo da documentação exigida e a assinatura eletrônica;
• Permite a localização dos documentos digitais com rapidez pelos funcionários, o que otimiza o atendimento à comunidade acadêmica;
• Disponibiliza serviços online, pois qualquer documento terá uma versão digital.

A digitalização de documentos em instituições de ensino passou a ser objeto de discussão no MEC em 2013. Com o passar dos anos, o Ministério da Educação foi destrinchando normas sobre a prática, abordando inclusive a Gestão Eletrônica de Documentos. Atualmente, temos duas portarias e um decreto que tratam diretamente sobre a digitalização, além da Portaria nº 330/2018, que torna obrigatória a emissão de diplomas e documentos acadêmicos em formato digital.

Portaria 1224/2013

A Portaria 1224/2013 “institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino”. Ela foi a primeira norma a tratar da digitalização de documentos em instituições de ensino.

Com o objetivo de preservar o acervo acadêmico e agilizar os processos, a portaria traz disposições sobre temporalidade e destinação final das informações do acervo acadêmico e dos documentos. Basicamente, as instituições devem se comprometer em disponibilizar o acervo em formato digital, sem que se esqueçam da preservação dos documentos físicos.

Ela também estabeleceu que uma norma posterior fixará prazos que devem ser cumpridos nas práticas de gestão documental. Esse ponto sobre o prazo também é abordado no Decreto nº 9.235/2017.

Decreto nº 9.235/2017

As instituições de ensino superior são as destinatárias do Decreto nº 9.235. A norma traz a digitalização e a GED como forma de gestão de documentos acadêmicos. A redação do artigo 104 é clara:

Art. 104. Os documentos que compõem o acervo acadêmico das IES na data de publicação deste Decreto serão convertidos para o meio digital, mediante a utilização de métodos que garantam a integridade e a autenticidade de todas as informações contidas nos documentos originais, nos termos da legislação.

Parágrafo único. O prazo e as condições para que as IES e suas mantenedoras convertam seus acervos acadêmicos para o meio digital e os prazos de guarda e de manutenção dos acervos físicos serão definidos em regulamento a ser editado pelo Ministério da Educação.

Esse regulamento veio com a Portaria 315/2018.

Portaria 315/2018

 A Portaria 315/2018, que revogou a Portaria 1224/2013, “dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior integrantes do sistema federal de ensino e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância”.

A norma regula a digitalização de documentos em instituições de ensino, sejam públicas ou privadas, bem como a gestão documental. No entanto, uma disposição que merece bastante destaque é o prazo para as instituições se adequarem às práticas de digitalizar seu acervo.

De forma simples, documentos e informações que compõem o acervo acadêmico devem ser convertidos para o meio digital em 24 meses, contados da edição da portaria. A data final seria abril de 2020.

A portaria também fixa critérios para conversão e preservação dos documentos, sendo o mais importante referente aos métodos de digitalização, que “devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais”.

A Gestão Eletrônica de Documentos também é tratada na norma. De acordo com o artigo 46, “o acervo acadêmico, oriundo da digitalização de documentos ou dos documentos nato-digitais, deve ser controlado por sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos”.

As características do sistema GED também são tratadas na Portaria, como utilização decertificação digital padrão ICP-Brasil, utilização e gerenciamento adequado da base de dados, método seguro de reprodução do acervo acadêmico digital e outras.

As normas do Ministério da Educação estabelecem exigências a serem cumpridas pelas instituições de ensino. Mas a implementação das políticas de gestão documental e digitalização de acervos acadêmicos é objeto de avaliação institucional. Em outras palavras, o acervo acadêmico poderá ser averiguado a qualquer tempo por órgãos e agentes públicos, podendo se sujeitar à avaliação. E existem requisitos exigidos para cumpri-la. Veja alguns deles.

Digitalização e preservação digital de documentos

A digitalização de documentos em instituições de ensino deve obedecer ao prazo de 24 meses (finaliza em abril de 2020), independentemente da fase em que se encontrem (corrente, intermediário, permanente). Além disso, a IES deve adotar uma digitalização que garanta o acesso e a preservação digital (confiabilidade, autenticidade e durabilidade). Isso deve ocorrer por meio da implementação de uma política de preservação digital em longo prazo e de métodos de reprodução do acervo acadêmico digital.

Implementação de Política de Gestão Documental

• As IES devem aplicar Tabela de Temporalidade Documental de forma a assegurar a prescrição legal e administrativa dos documentos nas fases (arquivo corrente, intermediário e permanente) conforme especificações legais;
• Deve existir um Plano de Classificação de Documentos para organizar, em software, documentos físicos e digitais.

Implantação e institucionalização de Arquivo Central (CEDOC)

• As instituições, em caso de transferência dos acervos acadêmicos, devem formalizar “Termo de Transferência do Acervo Acadêmico” com firma reconhecida e aceite por parte dos responsáveis legais da mantenedora da IES extinta ou em extinção e da IES receptora e de sua mantenedora;
• As instituições devem manter sob custódia e disponibilizar para pronto acesso os documentos (físicos e nato-digitais) produzidos e recebidos no mesmo endereço institucional (espécie dearquivo central de documentação).

Responsabilidade do dirigente da IES e representante legal

Esse requisito trata da responsabilidade dessas figuras perante o acervo acadêmico. Eles são responsáveis por:

• Guarda e manutenção permanentemente dos documentos, obedecidas as condições da integridade, organização, acesso e preservação;
• Implementar instalações para facilitar as atividades de armazenamento, acondicionamento, acesso e localização do acervo;
• Responder, nos termos da legislação civil e penal, nos casos de negligência ou de utilização fraudulenta do acervo;
• Responder por irregularidade administrativa em caso de desrespeito aos prazos fixados nas portarias;
• Manter as informações sobre a localização do acervo atualizadas junto ao MEC.

Acessibilidade dos documentos pelos alunos

Esse requisito diz respeito à acessibilidade dos documentos pelos alunos nos casos de conclusão do curso, descredenciamento, transferência e extinção.

• A emissão de todos os documentos acadêmicos, o registro e a entrega aos egressos devem ocorrer em até 6 meses;
• A informação sobre a localização do acervo deve ocorrer em até 30 dias, nos casos em que há extinção das mantenedoras de IES;
• A IES deve indicar, em caso de descredenciamento ou em processo de descredenciamento, a instituição sucessora e realizar a transferência de seu acervo acadêmico para a guarda e a manutenção do acervo transferido;
• A IES descredenciada ou em processo de descredenciamento deve disponibilizar aos estudantes, por meio de seu site, informações completas sobre a localização do acervo, dos responsáveis temporários pela sua guarda e emissão de documentos acadêmicos;
• O responsável legal da mantenedora da IES descredenciada ou em descredenciamento, diante de comprovada impossibilidade de guarda e de manutenção do acervo, ou de problemas na transferência para outra IES, deverá apresentar justificativa circunstanciada, com a devida documentação probatória do alegado.

Segurança da Informação

A digitalização de documentos em instituições de ensino deve vir acompanhada de constituição de comitê gestor. Esse comitê será responsável por elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico.

Outro ponto importante sobre a segurança da informação é aplicar a certificação digital padrão ICP-Brasil, de modo a garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

Adotar a digitalização de documentos em instituições de ensino é uma prática muito benéfica. Certamente, a primeira delas é se adequar às normas editadas pelo MEC, evitando assim as sanções administrativas e civis que podem decorrer da inadequação. No entanto, as vantagens vão muito além da conformidade legal. Podemos citar:

• A digitalização de documentos em instituições de ensino é uma forma de tornar a IES mais sustentável, uma vez que a prática reduz os impactos ambientais causados pelo acúmulo de papéis e por sua produção;
• A GED, como consequência da digitalização de documentos em instituições de ensino, traz segurança, organização e integridade às informações, protegendo os documentos de acessos não-autorizados, de perdas e extravios;
• Com a digitalização de documentos em instituições de ensino, as informações ficam armazenadas em meio digital, o que possibilita o acesso e a recuperação do documento de forma rápida;
• Sem a necessidade de grande espaço físico para arquivar documentação física, a instituições pode aproveitar melhor sua infraestrutura;
• A redução dos custos operacionais decorrentes da economia de tempo e da altaprodutividade dos funcionários, o que é proporcionado pela digitalização de documentos em instituições de ensino, é muito relevante.

Além dos benefícios diretos trazidos pela digitalização de documentos em instituições de ensino, há também vantagens da gestão eletrônica de documentos (GED). Ela reduz o tempo de execução de uma solicitação (secretaria digital) e a quantidade de atendimentos presenciais, conferindo agilidade no atendimento ao aluno.

Essa gestão também é fundamental para organizar o acervo, de forma a atender aos requisitos para cumprimento da avaliação institucional. Sem contar no benefício que ela traz para as instituições que oferecem cursos EAD com o workflow dos processos internos.

A digitalização de documentos em instituições de ensino não só é validada pelo MEC, como é uma exigência do órgão. Mas muito além de atender às exigências legais, a digitalização de documentos em instituições de ensino traz muitos benefícios para a gestão como um todo. Ela é também crucial para a melhoria na qualidade da prestação de serviços.

Se sua instituição ainda não adotou a digitalização de documentos em instituições de ensino, fique atento! Falta menos de 1 ano para acabar o prazo de adequação, e o não atendimento às normas pode ocasionar sanções aos responsáveis legais.

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