Como muitos de nós já sabemos, a digitalização de documentos é um
recurso muito importante para facilitar o acesso e a preservação de
informações. E entre os arquivos que podem ser digitalizados, atendendo
a validade legal está a nota fiscal.

A partir de 2008, o sistema de nota fiscal eletrônica se tornou uma
alternativa viável e antes mesmo, em 2001, o certificado digital já
começou a ser usado por profissionais do meio da contabilidade para
substituir documentos físicos. E o meio jurídico vem estudando e
discutindo amplamente a legalidade e uso dessa variação de documento
para evitar danos, riscos e fraldes. Além disso, as empresas também vem
testando métodos e analisando para garantir a segurança e eficácia do
procedimento.

No post de hoje, tiraremos suas dúvidas e desconfianças que podem surgir
acerca da digitalização e emissão de nota fiscal eletrônica. Confira!

A legislação brasileira é favorável ao uso de imagens digitalizadas para
comprovação de pagamentos e validam o uso de documento digital como
provas. E portanto, desde 2015, a lei 13.105 permite a aceitação de
imagens para comprovação, enquanto outra lei 146/2007 passa a validar
juridicamente o documento digital assim como o impresso. Além disso, o
Senado Federal também criou a Medida Provisória que visa reduzir as
burocracias e simplificar processos fiscais para as empresas, otimizando
a evolução digital, e permitindo que documentos fiscais sejam
digitalizados, legalmente para a fiscalização.

Assim, digitalizar as notas fiscais, contas e recibos não é só uma
tendência, mas sim uma estratégia inteligente e inevitável, que traz
como benefícios:

1. Evitar que recibos termossensíveis sejam danificados rapidamente;
2. Torna o documento permanente e seguro;
3. Facilita o gerenciamento de forma prática e remota;
4. Reduz o custo do gerenciamento;
5. Aumenta o espaço físico na empresa;
6. Facilita a relação com a burocracia;
7. Melhora a relação entre os colaboradores;
8. Contribui para o meio ambiente;

Para obter todos esses benefícios é importante contar com uma empresa
parceira, especialista no gerenciamento, digitalização e organização de
documentos fiscais, que consegue oferecer todo o serviço de maneira
prática, rápida e segura, sem causar mais burocracia, impedindo roubos,
perdas ou complicações com o Fisco.

E para evitar esse tipo de problemas com o Fisco, é necessário seguir
regras, armazenar o arquivo pelo prazo determinado pela legislação
tributária, que é de 5 anos. E sempre apresentar a administração
tributária quando solicitado.

É fundamental também que os arquivos digitais tenham o mesmo valor do
físico, autenticando-o com uma assinatura digital para garantir a não
alteração de informações.

Aqui na Box 613 temos toda a estrutura especializada para cuidar bem de
seus documentos e notas fiscais físicas ou digitais sem causar
preocupações! Ao precisar de ajuda com o assunto, venha conversar
conosco!